Digitalisation du Procure-to-Pay

Digitaliser le processus Procure-to-Pay offre de nombreux bénéfices : productivité, auditabilité, traçabilité, maîtrise des risques, résilience, pilotage temps réel… En outre, les gains sur les coûts et délais de traitement des factures fournisseurs peuvent être considérables comme en témoignent de nombreuses études sur le sujet :

• Coût de traitement d'une facture:
  19€ en traitement manuel; jusqu'à moins de 3€ pour un traitement automatisé
• Délais de traitement;
  Plus de 15 jours en manuel: jusqu'à moins de 3 jours si automatisé

Ces performances sont celles des meilleurs. Les organisations qui tirent le maximum de bénéfices de la digitalisation du P2P nous enseignent plusieurs bonne pratiques :

• Disposer d'une automatisation maximale
  L'automatisation de la lecture et de la validation des données de factures est le socle de la performance.
  Chaque pourcentage d'automatisation compte !
• S'appuyer sur des processus hautement adaptables
  Plus de 15 jours en manuel et jusqu'à moins de 3 jours si automatisé
• Être en mesure d'anticiper les évolutions technologiques (IA, RPA, Blockchain...), réglementaires (factures électronique 2023...), et d'en tirer profit. S'appuyer sur une solution ouverte et adaptable est alors essentiel.

Comment mener à bien son projet de digitalisation du Procure-to-Pay  et garantir l’atteinte des objectifs fixés ? Bien réussir sa digitalisation, c’est tout d’abord bien choisir sa solution. Plusieurs critères sont à prendre en compte :

• Simplicité
  La solution est-elle pré-paramétrée et prête à l’emploi  ? Facile à prendre en main par les métiers ?
• Performance 
  L’éditeur s’engage-t-il sur un taux d’automatisation minimal ?
• Sécurité 
  Les fonctions de détection de fraudes (fausses factures, faux fournisseurs…) systématiques, avant paiement sur les documents et les données sont-elles embarquées dans la solution ?
• Complétude 
  La solution va-t-elle au-delà de la seule dématérialisation des factures ?
  Quid de la digitalisation des achats pour optimiser le rapprochement  ?
  De la gestion de la relation fournisseurs pour fluidifier les échanges et accroître la conformité  ? Ou du pilotage de l’activité pour analyser et optimiser ses processus ?

Une fois la solution choisie, réussir sa mise en œuvre passe par l’application des bonnes pratiques de conduite du changement : définir des objectifs clairs, obtenir le support de la direction, impliquer l’ensemble des acteurs.

Attention aux méthodes classiques (cycle en V) qui ont montré leurs limites et ne tirent pas le meilleur du cloud : difficulté à se projeter, effet tunnel, écart entre l’attendu et le réalisé…

Aujourd’hui, des méthodologies agiles et pragmatiques comme le Quickstart capitalisant sur plus de 1 000 projets de transformation digitale offrent un démarrage rapide en production pour permettre aux métiers de se familiariser avec la solution en situation réelle, puis de la faire évoluer au fur et à mesure selon leurs besoins réels. A la clé : une meilleure adoption des utilisateurs, un ROI dès le début du projet et un déploiement plus rapide et maîtrisé.