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Introduction

La dématérialisation des factures, moteur de la transformation digitale

Les décideurs financiers sont à la croisée des processus de l’entreprise : une place qui leur permet d’être le fer de lance des projets de transformation digitale. Parmi ces projets, celui de la dématérialisation des factures fournisseurs occupe une place prioritaire.

Parce qu’il constitue le gisement de performance et de productivité le plus important et immédiat, le traitement des factures fournisseurs - processus encore souvent manuel, complexe, chronophage, source de coûts et de litiges - est généralement la première étape naturelle de la trajectoire de transformation digitale du Procure-to-Pay.

Une fois en place, la dématérialisation des factures devient une formidable vitrine pour la transformation digitale de toute l’organisation et attribue au DAF un rôle de leader dans le domaine.

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Livre blanc

Les 5 bénéfices de la dématérialisation des factures
et du processus Procure-to-Pay

Lire le livre blanc

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Avantages de la dématérialisation

Pourquoi dématérialiser les factures ?

Grâce à la circulation des factures au format électronique - et non plus sous forme de factures papier - et à l'automatisation des nombreuses tâches à faible valeur ajoutée auparavant effectuées manuellement par les comptables (saisie des données factures,  contrôle factures, rapprochement facture-commande, imputation comptable et analytique...), la dématérialisation des factures offre de nombreux bénéfices :

  • Productivité des équipes comptables
  • Auditabilité des processus factures
  • Traçabilité et piste d'audit fiable
  • Maîtrise des délais de paiement
  • Pilotage des processus de facturation en temps réel…
En outre, les gains sur les coûts et délais de traitement des factures fournisseurs peuvent être considérables comme en témoignent de nombreuses études sur le sujet :

  • Coût de traitement d'une facture :
    19€ en traitement manuel ; jusqu'à moins de 3€ pour un traitement automatisé
  • Délais de traitement d'une facture :
    Plus de 15 jours en manuel ; jusqu'à moins de 3 jours si automatisé

Facteurs clés de succès

Comment maximiser les bénéfices de son projet de dématérialisation des factures ?

Les performances citées ci-dessus sont celles des meilleurs. Les organisations qui tirent le maximum de bénéfices de la dématérialisation de leur processus de traitement des factures nous enseignent plusieurs bonnes pratiques :

Digitalisation du Procure-to-Pay
Automatisation du Procure-to-Pay

55%

considèrent que le DAF sera le leader de la transformation digitale

Etude PWC 2020 – Priorité du Directeur Financier

60%

des directions financières estiment que la dématérialisation est parmi leurs principales priorités

Etude PWC 2020 – Priorité du Directeur Financier

Critères de choix

Quelle solution de dématérialisation des factures choisir ?

Bien réussir sa digitalisation, c’est tout d’abord bien choisir sa solution d'automatisation des factures.

Plusieurs critères sont à prendre en compte :

  • Simplicité
    La solution est-elle pré-paramétrée et prête à l’emploi  ? Facile à prendre en main par les métiers ?
  • Performance 
    L’éditeur s’engage-t-il sur un taux d’automatisation minimal ? Avec ITESOFT, vous avez la garantie de disposer a minima de 85% d'automatisation.
  • Sécurité 
    Les fonctions de détection de fraudes (fausses factures, faux fournisseurs…) systématiques, avant paiement sur les documents et les données sont-elles embarquées dans la solution ?
  • Complétude 
    La solution va-t-elle au-delà de la seule dématérialisation des factures ?
    Quid de la digitalisation des achats pour optimiser le rapprochement  ?
    De la gestion de la relation fournisseurs pour fluidifier les échanges et accroître la conformité  ? Ou du pilotage de l’activité pour analyser et optimiser ses processus ?

Gestion de projet

Comment mettre en œuvre la dématérialisation des factures ?

Mener à bien son projet de digitalisation et automatisation du traitement des factures et garantir l’atteinte des objectifs fixés implique quelques règles.

Une fois la solution choisie, réussir sa mise en œuvre passe par l’application des bonnes pratiques de conduite du changement : définir des objectifs clairs, obtenir le support de la direction, impliquer l’ensemble des acteurs.

Attention aux méthodes classiques (cycle en V) qui ont montré leurs limites et ne tirent pas le meilleur du cloud : difficulté à se projeter, effet tunnel, écart entre l’attendu et le réalisé…

Aujourd’hui, des méthodologies agiles et pragmatiques comme le Quickstart capitalisant sur plus de 1 000 projets de transformation digitale offrent un démarrage rapide en production pour permettre aux métiers de se familiariser avec la solution en situation réelle, puis de la faire évoluer au fur et à mesure selon leurs besoins réels. A la clé :

  • Une meilleure adoption des utilisateurs
  • Un ROI dès le début du projet
  • Un déploiement plus rapide et maîtrisé

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