Introduction

Le P2P moteur de la transformation digitale

Les décideurs financiers sont à la croisée des processus de l’entreprise : une place qui leur permet d’être le fer de lance des projets de transformation digitale. Parmi ces projets, celui de la dématérialisation du processus Procure-to-Pay occupe une place prioritaire.

Parce qu’il constitue le gisement de performance et de productivité le plus important et immédiat, le traitement des factures fournisseurs - processus encore souvent manuel, complexe, chronophage, source de coûts et de litiges - est généralement la première étape naturelle de la trajectoire de transformation digitale du P2P.

Une fois en place, la dématérialisation du P2P - processus visible par toutes les directions - devient une formidable vitrine pour la transformation digitale de toute l’organisation et attribue au DAF un rôle de leader dans le domaine.

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Webinar

Comment réussir votre projet de digitalisation du Procure-to-Pay : Insights de nos 1000 projets

55%

considèrent que le DAF sera le leader de la transformation digitale

Etude PWC 2020 – Priorité du Directeur Financier

60%

des directions financières estiment que la dématérialisation est parmi leurs principales priorités

Etude PWC 2020 – Priorité du Directeur Financier

KPI

Dématérialisation du P2P : comment maximiser les bénéfices ?

Digitaliser le processus Procure-to-Pay offre de nombreux bénéfices : productivité, auditabilité, traçabilité, maîtrise des risques, résilience, pilotage temps réel… En outre, les gains sur les coûts et délais de traitement des factures fournisseurs peuvent être considérables comme en témoignent de nombreuses études sur le sujet :

  • Coût de traitement d'une facture:
    19€ en traitement manuel; jusqu'à moins de 3€ pour un traitement automatisé
  • Délais de traitement;
    Plus de 15 jours en manuel: jusqu'à moins de 3 jours si automatisé

Ces performances sont celles des meilleurs. Les organisations qui tirent le maximum de bénéfices de la digitalisation du P2P nous enseignent plusieurs bonne pratiques :

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Bonnes pratiques

Bien réussir son projet de dématérialisation des factures et de digitalisation du P2P

Comment mener à bien son projet de digitalisation du P2P et garantir l’atteinte des objectifs fixés ? Bien réussir sa digitalisation, c’est tout d’abord bien choisir sa solution. Plusieurs critères sont à prendre en compte :

  • Simplicité
    La solution est-elle pré-paramétrée et prête à l’emploi  ? Facile à prendre en main par les métiers ?
  • Performance 
    L’éditeur s’engage-t-il sur un taux d’automatisation minimal ?
  • Sécurité 
    Les fonctions de détection de fraudes (fausses factures, faux fournisseurs…) systématiques, avant paiement sur les documents et les données sont-elles embarquées dans la solution ?
  • Complétude
    La solution va-t-elle au-delà de la seule dématérialisation des factures ?
    Quid de la digitalisation des achats pour optimiser le rapprochement  ?
    De la gestion de la relation fournisseurs pour fluidifier les échanges et accroître la conformité  ? Ou du pilotage de l’activité pour analyser et optimiser ses processus ?

Une fois la solution choisie, réussir sa mise en œuvre passe par l’application des bonnes pratiques de conduite du changement : définir des objectifs clairs, obtenir le support de la direction, impliquer l’ensemble des acteurs.

Attention aux méthodes classiques (cycle en V) qui ont montré leurs limites et ne tirent pas le meilleur du cloud : difficulté à se projeter, effet tunnel, écart entre l’attendu et le réalisé…

Aujourd’hui, des méthodologies agiles et pragmatiques comme le Quickstart d’ITESOFT capitalisant sur plus de 1 000 projets de transformation digitale offrent un démarrage rapide en production pour permettre aux métiers de se familiariser avec la solution en situation réelle, puis de la faire évoluer au fur et à mesure selon leurs besoins réels. A la clé : une meilleure adoption des utilisateurs, un ROI dès le début du projet et un déploiement plus rapide et maîtrisé.

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