Dématérialisation factures : automatisation maximale pour Inter Mutuelles Assistance

« Innovation continue, Automatisation maximale » telle est la devise d’Inter Mutuelles Assistance (IMA).

De l’EDI à la Capture as a Service, en passant par la capture des factures papier, la capture des factures emails, la mise en place d’un portail fournisseurs… Elodie Papet, Responsable Direction Flux Opérationnels pour IMA a répondu à nos questions et partage son retour d’expérience :

Dématérialisation des factures : vos 3 bénéfices majeurs avec ITESOFT ?

Avec ITESOFT, la dématérialisation des factures chez IMA c’est 3 bénéfices majeurs :

• La productivité : 4,5 ETP pour traiter les factures aujourd’hui au lieu de 12 sans la solution.
• La fiabilité des données accrue. Puisque seules les factures conformes sont intégrées dans SAP, les autres sont rejetées directement depuis la solution ITESOFT.
• Et enfin, une piste d’audit fiable qui nous permet, pour le contrôleur, d’avoir accès à l’ensemble des données depuis SAP.

Que représente le traitement des factures pour IMA ?

Le traitement des factures pour IMA représente un processus clé, lié directement à notre métier. En effet, IMA c’est une société d’assistance qui intervient 24/24, 7 jours sur 7, partout dans le monde.

Donc, à chaque dossier, nous recevons différentes factures de fournisseurs divers : des dépanneurs, des remorqueurs, des hôteliers, des taxis… et souvent émises par de petits fournisseurs.

Dans ce contexte, nous avons clairement identifié une stratégie de diminution des tâches de back-office au travers de l’automatisation et de la dématérialisation des factures.

La dématérialisation des factures chez IMA en 2 mots ?

En 2 mots, la Démat’ factures chez IMA : « Innovation continue, Automatisation maximale« . C’est notre devise en quelque sorte.

Depuis plusieurs années déjà, nous déployons de nombreuses technologies : précurseur en EDI, puis en auto-facturation… et depuis quelques années avec ITESOFT : capture des factures papier, capture des factures emails, mais également portail fournisseurs et bientôt Capture as a Service.

Finalement, nous essayons d’être pragmatique dans notre développement. Dès qu’une nouvelle technologie se met en place sur le marché, nous la déployons. Et en cela, ITESOFT nous aide dans notre quotidien : depuis 2002, plus de 600000 factures par an sont intégrées automatiquement dans SAP avec ITESOFT.

Prochaine étape : la Capture as a Service. Pourquoi ?

Pourquoi Capture as a Service ?
Et bien c’est en lien avec notre philosophie : amélioration continue, innovation permanente. C’est une nouvelle technologie, de nouvelles avancées qui nous permettent d’y voir des gains de productivité, une mutualisation des services dans la dématérialisation des factures.

Quid de la détection des fraudes ?

Penser « capture des données facture », indépendamment de la fraude, n’est plus une réalité. La fraude est un vrai sujet. Aujourd’hui, je vois avec ITESOFT un réel atout, avec des technologies qui sont déjà déployées et avec lesquelles nous pourrions travailler très rapidement.

Recommandez-vous ITESOFT ?

Aux vues de tous ces atouts, aujourd’hui je recommanderais largement ITESOFT dans l’ensemble des processus de dématérialisation des factures, mais aussi pour la dématérialisation de processus interne et workflows.
C’est un véritable outil qui nous permet désormais de fiabiliser l’intégration de nos données de facturation dans SAP. Un outil également qui nous permet de bien maîtriser notre sujet de fraude. Bref, aujourd’hui, ITESOFT, nous en sommes ravis.