Contexte

Du contrôle de la TVA à la généralisation de la facture électronique

La réglementation sur la Piste d’Audit Fiable s’inscrit dans une démarche initiée depuis des années par les pouvoirs publics européens.  

Dès 2010 : la directive européenne 2010/45/UE (du 13 juillet 2010) vise à simplifier les échanges de factures tout en permettant aux Etats membres d’optimiser le recouvrement de la TVA.  Elle stipule qu’une facture ne se définit plus par rapport à son support mais par rapport à son contenu. 

En 2013 : la directive européenne est transposée en droit français. Le Bulletin Officiel des Finances Publiques - Impôts (BOFIP) du 18 oct. 2013 précise la doctrine de l’administration fiscale.  
Trois procédés de sécurisation des factures sont depuis admis par l’administration française :

  •   L’EDI fiscal ;
  • La signature électronique avancée (certificat RGS**) ou qualifiée (eIDAS ou RGS***) ;
  • La Piste d’Audit Fiable (PAF), obligatoire dans tous les autres cas : factures papier, factures électroniques simples de type EDI non fiscal, factures PDF échangées par email... 
En 2020 : la France s’engage à rendre la facture électronique obligatoire dès 2024 (article 153 de la loi de finance 2020). La Piste d’Audit Fiable est maintenue.
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Table ronde

Facture électronique 2024 :
Les conseils de KPMG, du FNFE et ITESOFT

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Comprendre la PAF

Piste d’Audit Fiable : définition

La Piste d’Audit Fiable consiste pour l’assujetti à mettre en place des contrôles permanents et documentés - à chaque étape du traitement de la facture -  permettant de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement de la facture.  

Les preuves de ces contrôles (manuels ou informatisés) doivent être conservées par l’entreprise et suffisamment documentées pour démontrer à l’administration fiscale la validité des factures et plus largement la bonne maîtrise de ses flux ; de l’origine jusqu’à l’archivage des factures. 

Mise en œuvre Piste d’Audit Fiable

Comment garantir la conformité de la piste d’audit ?

Pour qu’un document soit reconnu fiscalement comme une facture, l’administration fiscale exige que le document respecte scrupuleusement 3 critères : 

  • L’authenticité de l’origine de la facture ;
  • L’intégrité du contenu de la facture ;
  • La lisibilité de la facture.

Maîtriser ces 3 principes est fondamental pour mettre en place une Piste d’Audit Fiable et garantir sa conformité réglementaire. 

Digitalisation du Procure-to-Pay
Automatisation du Procure-to-Pay

14 Mio €

Perte de TVA pour la France en 2020

Source : L’écart de TVA au sein de l’UE – Rapport 2022 - Commission Européenne

Obligation Piste d’Audit

Qui est concerné par la Piste d’Audit Fiable ? 

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les factures hors EDI Fiscal ou avec signature électronique avancée/qualifiée, nécessitent la mise en œuvre de la Piste d’Audit Fiable.  

De fait, toutes les sociétés sont concernées par la Piste d’Audit Fiable car en pratique aucune société ne reçoit 100 % de ses factures sous un format EDI ou signées électroniquement. 

Par ailleurs, si l’EDI fiscal ou la signature électronique avancée/qualifiée vous dispense d’audit fiable, il est conseillé d’alimenter cette piste d’audit avec l’archivage de l’ensemble des documents justificatifs relatifs à la transaction commerciale : bons de commandes, bons de livraisons, documents de douanes etc.  

La Piste d’Audit Fiable en 2024

La Piste d’Audit Fiable à l’heure de la réforme facture électronique 2024 : stop ou encore ?

La réforme 2024 sur la facture électronique a conforté 2 aspects réglementaires essentiels : 

  • Le maintien des trois principes validant la valeur fiscale d’une facture. (Authenticité de l’origine de la facture, intégrité de son contenu et sa lisibilité) ; 
  • Le maintien des trois modes de sécurisation des factures. (Echange de données informatisées avec liste récapitulative et fichier des partenaires, signature électronique avec certificat RGS** et Piste d’Audit Fiable).  
 

La Piste d’Audit Fiable complète la facture électronique 2024 

Comme l’explique Thibaut Hénique – Avocat associé du Cabinet Fidal, l’utilité de la piste d’audit fiable reste entière, le périmètre couvert par la PAF étant bien plus large que celui de la réforme 2024 à savoir l’échange de factures électroniques.  

« Le maintien de la Piste d’Audit Fiable est toujours pertinent. Car elle permet d’authentifier la réalité de l’opération de facturation dès l’accord et la commande ».  Thibaut Hénique – Avocat associé du Cabinet Fidal, 

La facture électronique 2024 renforce la Piste d’Audit Fiable 

La Piste d’Audit Fiable sera désormais alimentée des factures et des statuts fournis par le nouveau système de facturation instauré par l’administration elle-même et qui, de fait, sera réputé fiable.  Grâce à cela, il sera plus simple pour les entreprises de démontrer l’authenticité de leur facture, leurs origines, leurs statuts de traitement…. 

« La conséquence de la réforme 2024, c’est de renforcer la Piste d’Audit Fiable »  Cyrille Sautereau  – Président du FNFE  

Contrôles et documentation de la piste d’audit

Comment la dématérialisation des factures facilite-t-elle la Piste d’Audit Fiable ?

Au-delà des traditionnels gains de productivité, la dématérialisation des factures et l’automatisation des processus achats-fournisseurs permet de faciliter la création, la mise à jour et la documentation de la Piste d’Audit Fiable.

Des contrôles permanents

Bien souvent, l’automatisation des processus permet de pallier un contrôle interne empirique, basé sur des contrôles parfois manuels ne laissant pas de traces. Automatiser les processus et les contrôles (contrôle de présence des mentions légales sur la facture, vérification de l’existence du fournisseur dans l’ERP, rapprochement commandes/factures/livraisons…), revient à rendre ces contrôles systématiques. Cela répond ainsi à l’exigence de « permanence » de la Piste d’Audit.

Soulignons par ailleurs, que l’automatisation des contrôles, appliquée au plus tôt, sur l’ensemble des documents et leurs données, renforce significativement la lutte contre la fraude (fraude aux faux fournisseur, fausses factures, faux RIB…). Un atout de taille pour les directions financières.

Une traçabilité de bout-en-bout

Automatiser les processus et les contrôles dans un contexte dématérialisé, c’est aussi en conserver une preuve électronique, horodatée, avec la possibilité de retracer l’ensemble des actions et des intervenants tout au long de la vie de la facture. Cette fois, c’est l’exigence de « documentation » de la Piste d’Audit qui est adressée.

 

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