Contrôle des dossiers de financement auto: des pros soulagés

Dossiers de financement auto : un processus plus complexe qu’il n’y paraît

Beaucoup de professionnels du secteur le reconnaissent : la constitution du dossier de financement, c’est ce moment où l’administratif prend le pas sur la relation commerciale… 

Lorsque le vendeur devient collecteur de pièces justificatives et chef d’orchestre administratif

Lors de la vente d'un véhicule neuf ou d'occasion, le financement est devenu un passage quasi obligé. 

Très souvent, c’est le vendeur – ou l’équipe qui le soutient – qui se retrouve en première ligne pour collecter le dossier de financement du client.

À peine la vente conclue, il bascule dans un rôle bien différent de son cœur de métier 👉 il devient collecteur de pièces justificatives, contrôleur documentaire et relais entre le client, l' organisme prêteur et l’équipe livraison.

📌Il doit alors expliquer au client quelles pièces fournir, obtenir des documents parfois sensibles (pièce d’identité, bulletins de salaire, justificatif de domicile, RIB…), les récupérer via une multitude de canaux (email, messagerie, photo, papier), vérifier la lisibilité, la validité et la cohérence des documents, reformuler si besoin, et s’assurer que rien n’a été oublié.

📌En parallèle, il doit gérer les relances clients, les échanges avec le financeur, la mise à jour du dossier et le suivi pour garantir que la livraison ne soit pas bloquée.

Un rôle essentiel mais chronophage ; et qui pourrait l'être encore plus, du fait de l'essor des formules locatives et du traitement des dossiers associés.

De nombreuses difficultés et contraintes à gérer au quotidien

Cette responsabilité entraîne une série de défis concrets que vivent quotidiennement concessionnaires, services ADV et organismes qui accompagnent les distributeurs.

📌Une collecte documentaire fastidieuse et chronophage

La plupart des dossiers arrivent :

• incomplets,
• en plusieurs envois,
• avec des pièces non conformes ou illisibles,
• via différents supports, ce qui rend la traçabilité difficile.

➡️ Les équipes perdent un temps précieux à reformuler, demander, attendre, trier et réorganiser.

📌Une exigence de conformité élevée

Le contrôle des dossiers ne doit laisser place à aucune approximation : validité de la pièce d’identité, cohérence des revenus, justificatif de domicile à jour, lisibilité parfaite…

La moindre anomalie peut entraîner :

• un refus,
• une demande de compléments,
• un retard de validation,
• un report de livraison.

📌 Des relances répétitives mais incontournables

Lorsque des pièces manquent, il faut relancer. Lorsqu’une pièce est floue, il faut relancer. Lorsqu’un justificatif n’est pas à jour, il faut… relancer.

Ces relances :

• mobilisent beaucoup de temps,
• sont rarement valorisées,
• et repoussent les autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

➡️ Les relances deviennent une charge mentale importante, surtout en période de forte activité.

📌Une pression permanente sur les délais et la qualité

Les dossiers de financement s’inscrivent dans un écosystème exigeant :

• objectifs commerciaux mensuels,
• livraisons à planifier,
• clients impatients,
• financeurs exigeants,
• conformité réglementaire à respecter.

➡️ Chaque retard documentaire se transforme en retard de financement, puis en retard de livraison.

Bonne nouvelle toutefois : c’est précisément sur tous ces points que le traitement intelligent des documents aide à transformer le quotidien des professionnels du secteur. Explications👇

Simplifier la collecte de pièces justificatives et le contrôle des documents : quand la technologie devient un allié

Un parcours digitalisé de constitution des dossiers de financement : comment ça marche ?

Grâce à la digitalisation du parcours client et à l'automatisation des tâches via l’Intelligence Artificielle (IA), chaque étape gagne en rapidité, en fiabilité et en fluidité ; de la collecte des documents jusqu’à la signature.

1. Une collecte des documents centralisée et guidée

Le client (ou le vendeur) accède à un espace web sécurisé où il dépose les pièces demandées. La liste des documents est automatiquement adaptée à son profil (entreprise, particulier), au type de véhicule et au type de financement (prêt bancaire, LLD, LOA). Les pièces arrivent ainsi en un seul endroit, dans le bon format, ce qui élimine les multiples échanges dispersés entre email, messagerie et papier.

2. Une extraction automatique des données

Dès réception, les documents sont analysés. L’IA extrait les informations clés (identité, adresse, revenus, dates, références…) et les associe automatiquement aux bons éléments du dossier. Cette étape supprime la ressaisie manuelle et réduit fortement les risques d’erreur.

3. Un contrôle 360° de la validité et de l’authenticité des documents

Les documents sont vérifiés en profondeur : lisibilité, actualité, cohérence, conformité avec les exigences des financeurs. L’IA détecte les incohérences mais aussi les suspicions de fraudes documentaires, renforçant la fiabilité du dossier.

4. Une vérification automatique de la complétude des dossiers

Le système identifie immédiatement les pièces manquantes ou inexploitables. Les équipes disposent d’une vision claire et actualisée de l’avancement du dossier.

5. La relance intelligente des clients

En cas de pièce manquante ou rejetée, le client est relancé automatiquement par email ou sms, avec un message ciblé et uniquement sur l’élément concerné. Le suivi devient fluide, sans effort manuel.

6. La signature électronique sécurisée

Les entreprises qui privilégient les parcours 100% digitaux peuvent aussi proposer la signature électronique des documents sans scan ni papier, reconnue juridiquement par le règlement eIDAS.

Quels bénéfices concrets pour les concessionnaires et distributeurs auto ?

Pour les concessions, les groupes auto ou les organismes qui instruisent les dossiers, les gains apportés par l’automatisation et l’IA sont immédiats et mesurables. Illustrations concrètes avec la solution de constitution des dossiers Streamline Business :

✅ Une division par 4 du temps de constitution des dossiers

La centralisation, l’extraction automatique et les contrôles intelligents permettent de réduire drastiquement le temps consacré aux tâches administratives. Les équipes gagnent en efficacité et peuvent se concentrer sur l’accompagnement et la relation client.

✅  Jusqu’à 60 % de relances manuelles en moins

Grâce aux relances automatisées, ciblées et maîtrisées, les allers-retours avec les clients diminuent fortement. Les dossiers avancent plus vite, sans solliciter inutilement les équipes.

✅  100 % de dossiers conformes avant envoi

Le contrôle intelligent détecte les pièces expirées, illisibles ou suspectes. Résultat : les financeurs reçoivent des dossiers complets et conformes, ce qui réduit les refus, les retards et les échanges correctifs.

✅  Une sécurité renforcée sur les données sensibles

Les documents sont analysés sans aucun stockage de données au-delà du temps de traitement. Les échanges s’effectuent dans un environnement sécurisé, conforme aux exigences réglementaires (RGPD, eIDAS). Les risques liés aux documents transmis par email ou messagerie sont éliminés.

✅  Un quotidien plus simple, des équipes plus sereines

In fine moins de tâches administratives c’est moins de stress et plus de temps pour vendre et accompagner les clients.

Avec une solution comme Streamline Business, le financement cesse d’être une contrainte et devient un atout opérationnel. Une transformation que de nombreuses équipes ont déjà amorcée… Pourquoi pas la vôtre ?