La contractualisation électronique est une partie intégrante des projets de dématérialisation des entreprises. C'est le fait de constituer, valider, échanger, approuver et signer électroniquement un contrat tout en étant capable d'en authentifier le signataire.
Un contexte favorable au déploiement de la contractualisation en ligne
Si la quasi-totalité des décideurs voient le digital comme une solution répondant à leurs enjeux de compétitivité, plus de la moitié d'entre eux considèrent la contractualisation en ligne comme un projet prioritaire en 2017. La question du passage à la contractualisation semble être une évidence face à des clients qui sont de plus en plus connectés et pressés.
Le cadre légal en France et en Europe est adapté depuis juillet 2016 avec le règlement eIDAS qui homogénéise le marché de la signature électronique au niveau européen et accroît la confiance dans les transactions électroniques. Plus tôt, la loi Macron obligeait les entreprises de mettre progressivement en place un dispositif permettant de justifier de leur identité et de l'intégrité des documents transmis en ligne. Aujourd'hui, tous les éléments sont réunis pour que les entreprises proposent à leurs clients et futurs clients un parcours complétement digitalisé.
Les enjeux et bénéfices de la contractualisation en ligne pour l'entreprise
Markess, cabinet d'études, identifie 5 principaux enjeux pour la gestion de documents contractuels : l'efficacité et la performance, la simplification des process, la digitalisation du processus, l'accélération du processus de contractualisation et la conformité avec la réglementation. Les compagnies d'assurances, les compagnies High-Tech et les banques sont les secteurs qui privilégient la signature électronique et leur usages. Les entreprises voient de nombreux bénéfices dans l'adoption de la contractualisation en ligne.
Tout d'abord, ils gagneront en réactivité grâce à une réduction des délais de traitement et de réponse. Ils gagneront en performance avec une augmentation du taux de conversion avec un meilleur service. Ils obtiendront une meilleure traçabilité, un meilleur contrôle des processus et une sécurité accrue. La contractualisation en ligne permet également aux entreprises une meilleure collaboration grâce au partage des documents entre les différents acteurs. Enfin, elle favorise la réduction des coûts (de traitement, d'éditique, de distribution...).
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