Portail Public de Facturation (PPF) : qu'est-ce que c'est ?

Les nouvelles obligations liées à la facturation électronique

e-invoicing : une facture digitale et des données structurées sinon rien

L’e-invoicing marque le passage à la facture électronique obligatoire : fini l’échange de factures ‘papier’ ou PDF, directement entre clients et fournisseurs !

Avec l’e-invoicing, les entreprises assujetties à la TVA seront tenues d’échanger leurs factures uniquement sous forme de facture électronique* ; par l’intermédiaire des Plateformes Agréées (qui seront des plateformes privées immatriculées par l’Etat, anciennement dénommées 'Plateformes de Dématérialisation Partenaires').

L’e-invoicing s’applique aux factures domestiques en contexte BtoB. Il impose un certain formalisme auquel les entreprises devront s’adapter :
•    Les factures devront respecter un format structuré (XML) ou hybride (XML + PDF)
•    Elles devront contenir 26 données obligatoires (Siren, TVA, dates, …) dès la première vague de déploiement de la réforme. 8 données supplémentaires seront à fournir lors de la seconde vague.

Rappelons qu’une facture comporte actuellement 14 mentions obligatoires, là où le socle de la réforme en prévoit donc 26, à transmettre de façon structurée. De fait, cette nouvelle donne va contraindre les entreprises à renforcer leur référentiel client et fournisseur. Au risque sinon de se voir rejeter leurs factures.

A savoir : certaines informations utiles pour le traitement métier des factures (code chantier, code douane, numéro d’index ERP etc.) ne seront pas nécessairement présentes parmi les données structurées du e-invoicing. Pouvoir extraire automatiquement ces données via un service tiers est donc un besoin à prendre en compte pour tous ceux dont les besoins en dépendent ; sauf à revenir à un traitement manuel des factures.

*Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, qui contient des données ‘structurées’, pour être traitées informatiquement.

e-reporting : ça s’accélère pour la transmission des données de facturation à l’administration fiscale

Le e-reporting désigne le fait de transmettre à l’administration fiscale certaines ‘données’ de facturation et de paiement ; en les déposant sur le Portail Public de Facturation.

Concrètement, l’obligation de e-reporting s’appliquera à toutes les factures non concernées par le e-invoicing, comme les factures BtoB internationales ou les factures BtoC et les encaissements. Selon la nature des opérations commerciales les données à transmettre diffèreront.

L’enjeu pour les entreprises ? La fréquence et le délai de ces e-reporting.

Prenons l’exemple des entreprises soumises au régime réel normal mensuel pour la TVA. Ces dernières devront fournir chaque mois quatre e-reporting :
•    3 dépôts (un par décade) pour les données de transaction
•    1 dépôt (pour le mois) pour les données de paiement
•    A transmettre au plus tard 10 jours après la fin de chaque période

Satisfaire aux exigences du e-reporting, signifiera donc d’être capable de rassembler très vite, de nombreuses données de transaction commerciale ou de paiement provenant de différents flux, de différents systèmes d’informations comptables, sous différents formats… Une tâche qui pourrait s’avérer complexe et chronophage à défaut de disposer de fonctionnalités d’e-reporting automatisé!

Cycle de vie de la facture : partagez vos statuts !

La réforme prévoit que l'état de traitement des factures doit être communiqué au Portail Public de Facturation.

14 statuts permettront de renseigner le cycle de vie de la facture. Certains statuts seront ‘obligatoires’ (déposée, rejetée, encaissée, refusée) et d’autres ‘recommandés’ (mise à disposition, prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, paiement transmis).

Les entreprises devront suivre le plus rigoureusement possible le traitement de leurs factures afin de communiquer ces statuts au Portail Public de Facturation.

Ces efforts des entreprises permettront-ils d’’améliorer la visibilité sur le traitement des factures ? 

Pour l’administration fiscale certainement : en étant informé en quasi-temps réel des dépôts de factures et des encaissements l’état aura une vision de l’activité jamais connue à ce jour.

Pour les entreprises, qui sont majoritairement intéressées par la gestion des cas de litiges, les seuls 4 statuts obligatoires n’offriront pas la visibilité attendue. Les entreprises souhaitant favoriser la relation avec leurs fournisseurs en leur donnant la vision la plus complète du suivi de leur facture, devront bien anticiper ce point et envisager l’intégration des statuts non obligatoires tels que ‘ en litige’ ou ‘suspendu’.

Quels services offre le Portail Public de Facturation aux entreprises ?

A l'origine, une plateforme de facturation gratuite

Disons le tout de suite, le PPF tel qu'il a été redefini aujourd'hui ne rend plus aucun service au entreprises. Pourtant, jusque mi-octobre 2024, le Portail Public de Facturation devait être un service gratuit mis à disposition des entreprises par l’Etat dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.

Ce PPF "première version" devait initialement offrir aux entreprises des services minimums autour de 3 grandes fonctions :

1. Emettre des factures (dans l’un des trois formats acceptés UBL, CII, Factur-X)
2. Recevoir des factures
3. Transmettre les données ‘obligatoires’ relatives à l'e-invoicing et à l'e-reporting

Le PPF jouait un rôle d’intermédiaire entre les entreprises et l’administration fiscale.

Il s'inspirait par ailleurs de la plateforme Chorus Pro qui assure depuis 2017 la dématérialisation des factures dans le cadre des transactions BtoG (Business to Government). L'ambition d'alors : faire du Portail Public de Facturation, la plateforme par défaut pour la transmission et la réception des factures digitales BtoB et BtoG.

Or tout ceci n'aura pas lieu ! Fin 2024, la DGFiP communique sur une nouvelle version du PPF avec un périmètre profondemment revu et simplifié.

Octobre 2024 : l'abandon du Portail Public de Facturation en tant que service gratuit aux entreprises

Dans son communiqué du 15 ocobre 2024, la DGFiP annonce 2 changements de taille, qui redessinnent les contours du PPF : 

1. L'abandon de la fonction de "plateforme de facturation", ouverte à tous et gratuite. Fini les services minimums du PPF pour l'émission et la réception de factures électroniques entre assujettis. Le recours à une Plateforme Agréée (anciennement nommmée PDP) devient de fait obligatoire.
   
   
2. Le recentrage du PPF sur deux fonctions :
   • l’annuaire centralisé, permettant l’identification des organisations assujetties et leur(s) plateforme(s)
   • Le concentrateur des données obligatoires, pour transmettre à l’administration fiscale des informations relatives à l’e-invoicing et au e-reporting (données de facturation, de transaction, de paiement et cycle de vie).

L'alternative au Portail Public de Facturation (PPF) : les Plateformes Agréées

Désormais, les échanges de factures électroniques sont obligatoirement réalisés par l'intermédiaire de Plateformes Agréés. Leurs rôles sont multiples : 

• Émettre et reçevoir les factures électroniques
• Vérifier leur conformité (Factur-X, UBL, CII…)
• Transmettre leurs données à l'administration fiscale
• Assurer le e-reporting
• Communiquer avec le PPF et les autres Plateformes Agréées

Mais attention, certaines Plateformes Agréées pourront fournir des services additionnels à valeur ajoutée. D’où l’importance de bien comprendre les critères de choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire avant de s’engager.