Les 3 grands défis de la relation fournisseur

 

La relation fournisseur s’améliore d’année en année grâce à l’évolution des conditions et délais de paiement, mais aussi à une réorganisation du traitement documentaire des entreprises, facilitée par la transformation numérique. C’est ainsi que l’approche traditionnelle « Coût/Qualité/Délai » de la relation fournisseur est passée à un partenariat qui met la qualité au cœur de cette relation. Assurer la pérennité de ce partenariat nécessite néanmoins de répondre à 3 grands défis de la relation fournisseur :

1. Une meilleure connaissance des fournisseurs pour créer de la valeur 

Une relation fournisseur doit être envisagée sur le long terme, et de ce fait, l’entreprise doit s’assurer de la fiabilité de ses futurs prestataires. Pour cela, les critères de sélection traditionnels « Coût/Qualité/Délai » ne sont plus suffisants pour choisir ses fournisseurs. Il s’agit désormais d’avoir une meilleure connaissance à travers la procédure KYS (Know Your Supplier) qui facilite l’évaluation des partenaires. La mise en place de fonctions de SRM (Supplier Relationship Management – Gestion de la relation fournisseur) est ainsi nécessaire dans le cadre du sourcing et des appels d’offres, car elle met à disposition des clients et des fournisseurs un espace de collaboration sur lequel les informations sont collectées et contrôlées en amont. L’analyse des fournisseurs, doit obligatoirement faire partie du système de Gestion des Risques et de la Conformité (GRC) d’une entreprise, afin d’identifier les risques potentiels liés aux partenaires (Fraude, corruption…), ce qui permet une meilleure maîtrise de la relation fournisseur dès le départ.

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2. Établir une relation partenariale avec les fournisseurs stratégiques

Établir de bonnes relations avec son fournisseur est primordial pour la réussite de l’entreprise. Pour assurer la stabilité de ces relations, il s’agira d’établir un environnement favorable, mais aussi des règles et des conditions de collaboration qui seront avantageuses aussi bien pour l’entreprise que pour ses fournisseurs.

Mise en avant de certains fournisseurs stratégiques

De nombreuses sociétés passent par des systèmes de récompenses tels que Renault, en récompensant les fournisseurs les plus méritants, par des événements, des rencontres annuelles, ou encore des associations de fournisseurs clés… Créer de la visibilité pour le fournisseur en établissant une relation privilégiée avec lui a un effet direct sur l’amélioration de la performance, qui permet d’assurer à la fois un gain financier et de compétitivité.

Faciliter la collaboration avec les fournisseurs

L’enjeu d’une bonne relation fournisseurs repose également sur la capacité d’une entreprise à faciliter la communication avec ses fournisseurs, notamment en mettant à son service des outils collaboratifs efficaces. Le recours à des solutions de digitalisation peuvent contribuer à cette collaboration et notamment la mise en place d’un portail fournisseur qui facilitera la gestion documentaire, mais aussi celle des litiges. Les fournisseurs seront ainsi capables de visualiser et de consulter le suivi de leurs factures ou même encore de les saisir et les déposer directement en ligne.

Le portail fournisseur a ainsi un double avantage pour les équipes comptables : il permet non seulement de gagner du temps (51% des entreprises estiment que le traitement des litiges et le temps consacré à leur résolution est le challenge principal de la relation fournisseur), mais aussi d’améliorer la traçabilité des documents, pour une meilleure transparence et un traitement rapide, efficace et moins coûteux des processus.

3. Intégrer la relation fournisseur dans la politique RSE de l’entreprise

La RSE fait désormais partie des critères majeurs d’amélioration de la valeur d’une marque(1) , démontrant la prise de conscience de l’importance de l’intégration de la Responsabilité sociétale dans la stratégie globale des entreprises.

Achats responsables

87% des décisionnaires français en matière d’achats « ont mis en place une politique d’Achats Responsables, dont 39% depuis plus de 5 ans. Parmi eux, en moyenne, moins d’une organisation sur deux (48%) estime avoir une bonne connaissance de la performance RSE de leurs fournisseurs ». Un écart existe également entre le privé et le public : « 36% du public contre 56% du privé estime avoir une bonne connaissance de la performance RSE de ses fournisseurs ».(2)

La responsabilité sociétale et environnementale représente un enjeu économique pour les entreprises, dans un contexte où les consommateurs sont de plus soucieux des pratiques sociétales. Des lois existantes permettent de diriger les entreprises vers ce sens, notamment l’article L225-102-4 de la Loi Sapin II, qui préconise un plan de vigilance consistant à vérifier que tous les sous-traitants et fournisseurs, respectent « les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l’environnement ». 

Respect des délais de paiement

Le respect des délais de paiement est une partie intégrante de la RSE d’une entreprise : pour éviter les abus, la Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008 encadre les principes d’amélioration des délais de paiement avec notamment un délai de règlement maximum unique entre entreprises qui est de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

La mise en place de solutions de digitalisation offre aussi la possibilité d’accélérer le paiement des factures fournisseurs. En effet, elles permettent d’automatiser jusqu’à 100% du processus de traitement des factures, de fluidifier et de suivre en temps réel l’état de traitement et de validation des factures, depuis leur réception jusqu’au paiement effectif de celles-ci, ce qui aura pour effet de développer positivement l’image de marque de l’entreprise auprès de ses futures partenaires.

Cette stratégie digitale améliore considérablement les délais de paiement, et à plus long terme, elle profite à la relation fournisseur. Cependant, le rapport annuel de l’Observatoire des délais de paiement publié en avril 2019, démontre que, malgré un évolution au cours des dernières années et la mise en place de réglementations, les délais de paiement en France demeurent importants, ce qui entraîne la mise en place et l’application des sanctions. Ainsi, le non-respect des délais de paiement est passible d’une amende définie par l’article 123 de la loi Sapin II du 9 décembre 2016. Celle-ci a renforcé les sanctions liées au retard de paiement, qui peuvent désormais atteindre 2 millions d’euros (contre 375 000€ auparavant) et sont publiées en ligne dans une liste émise par la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes).

Pour demeurer rentable et compétitif sur leur marché, les entreprises doivent avoir une meilleure connaissance des fournisseurs avant de s’engager avec ceux-ci, créer une relation partenariale avec des fournisseurs stratégiques et intégrer cette relation dans la politique RSE de l’entreprise. La mise en place d’un portail fournisseur et de Supplier Relationship Management (SRM) permettent de répondre efficacement à ces trois grands défis de la relation fournisseur. Découvrez notre webinaire sur le pilotage de la relation fournisseurs au service du processus Source-To-Pay en partenariat avec Orgasoftware (Spécialiste de la relation fournisseurs).

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(1) MIT Sloan Management Review
(2) «Baromètre des achats responsables »,OpinionWay

Article écrit par Rémy Domrane,
Campaign Marketing Manager

Titulaire d'un Master en Marketing & Communication, Rémy a rejoint les équipes d'ITESOFT en 2018. Sa connaissance du secteur B2B et son appétence naturelle pour les nouvelles technologies en font le candidat idéal pour le poste de Campaign Marketing Manager, et il n'a de cesse d'étendre ses connaissances dans le domaine de la dématérialisation des processus financiers.

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