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Dans le paysage commercial d'aujourd'hui en constante évolution, la gestion efficace des achats et des relations fournisseur est cruciale pour le succès d'une entreprise. Le processus Procure-to-Pay (P2P) joue un rôle central dans cette dynamique, représentant le cycle complet, de l'approvisionnement à la comptabilité, des transactions commerciales. Cependant, pour véritablement optimiser ce processus et en maximiser les avantages, il est essentiel d'y intégrer les fonctions clés du SRM (Supplier Relationship Management srm), une pratique de gestion de plus en plus incontournable.
Dans cet article, nous explorons comment l'intégration du SRM dans les solutions de digitalisation du P2P peut transformer radicalement la façon dont les entreprises gèrent leurs relations fournisseur et optimisent leurs opérations.
La gestion des relations fournisseur revêt un caractère de plus en plus stratégique pour les organisations. En cause : de nouveaux enjeux économiques, écologiques et réglementaires.
Les bouleversements macro-économiques et géopolitiques changent la donne. De nouvelles zones de tensions (Ukraine, mer rouge, Taiwan…) déstabilisent les approvisionnements internationaux traditionnels. La hausse des prix des matières premières, le rallongement des délais de livraisons et les risques de pénuries rebattent les cartes de la relation avec les fournisseurs.
45% des directions achats ont été confrontés
à des pénuries critiques en 2023
Source : étude CNA – AgileBuyer 2024
Dans ce contexte, le rapport de force client – fournisseur s’est inversé : 85% des directions achats ont des relations déséquilibrées et/ou défavorables avec certains fournisseurs. Pour contenir leurs coûts et servir leurs clients en temps et en heure, les organisations ont plus jamais besoin de pouvoir sourcer rapidement de nouveaux fournisseurs et de fidéliser les fournisseurs stratégiques dans une démarche de partenariat stable et durable.
Parallèlement, le rapprochement des directions achats et finance s’impose et pousse les organisations vers une digitalisation complète et intégrée de leurs processus :
Le triptyque coût - qualité - délais servant généralement à la sélection des fournisseurs est désormais complété d’un quatrième critère : la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Les exigences RSE sont en effet de plus en plus demandées par les entreprises avant toute collaboration avec de nouveaux fournisseurs, particulièrement pour la question de l’empreinte carbone. Les entreprises répondent ainsi à une de leurs nouvelles obligations puisque la réglementation française (décret 982-22) impose désormais le calcul des émissions indirectes (qui sont principalement liées aux achats de produits et services).
En 2024, 49% des directions achats prendront en compte le critère CO2
dans le choix de leurs fournisseurs (vs 31% en 2023)
Source : étude CNA – AgileBuyer 2024
La question de la conformité réglementaire et de la responsabilité sociétale va plus loin encore. Rappelons par exemple :
Avis d'expert : Altaris détaille les règles de conformité avec les fournisseurs
On le voit, les enjeux économiques, environnementaux et de vigilance requièrent un accès simplifié à la donnée interne et externe afin d’évaluer en continu le fournisseur à 360°. Pour répondre à l’ensemble de ces défis, le SRM est un levier incontournable. Voyons de quoi il s’agit et comment l’intégrer dans le processus Procure-to-Pay.
Le SRM (Supplier Relationship Management) est bien plus qu'une simple pratique de gestion des fournisseurs ; c'est une approche stratégique qui vise à établir des relations solides et mutuellement bénéfiques avec les partenaires fournisseurs.
Au cœur des logiciels de gestion de la relation fournisseur se trouvent la collaboration, la communication et l'évaluation des performances. En favorisant une relation de confiance et de transparence avec les fournisseurs, les entreprises peuvent non seulement améliorer la qualité des produits et des services, mais aussi réduire les risques et les coûts associés au processus d'approvisionnement.
L'intégration du SRM dans les solutions de digitalisation du processus Procure-to-Pay offre une approche holistique de la gestion des achats et des fournisseurs. En consolidant les fonctionnalités du SRM avec les processus P2P existants, les entreprises peuvent bénéficier d'une visibilité accrue sur l'ensemble du processus d'approvisionnement jusqu’au paiement et optimiser leurs opérations. C’est précisément l’approche retenue par ITESOFT avec sa solution P2P et que nous détaillerons dans la prochaine partie.
L'une des principales contributions du SRM à la digitalisation du P2P est la centralisation de la gestion des fournisseurs. En regroupant toutes les informations relatives aux fournisseurs, y compris les contrats, les performances et les historiques d'achat, dans un seul système intégré, les entreprises peuvent disposer d’une vision 360°, rationaliser leurs processus de gestion des fournisseurs et réduire les inefficacités.
De plus, l'intégration du SRM permet une collaboration en temps réel avec les fournisseurs. En donnant aux fournisseurs un accès sécurisé à une plateforme d’échange, les entreprises peuvent faciliter la communication, partager des informations critiques et résoudre rapidement les problèmes. Cette collaboration transparente favorise la confiance et renforce les relations avec les fournisseurs, ce qui se traduit par des performances améliorées et une plus grande agilité dans la chaîne d'approvisionnement.
Enfin, l'intégration du SRM dans le processus achat - fournisseur permet une gestion proactive des risques. En surveillant de près les performances des fournisseurs et en identifiant les signes précurseurs de problèmes potentiels, les entreprises peuvent anticiper les risques et prendre des mesures correctives avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs. Cette approche préventive renforce la résilience de la chaîne d'approvisionnement et réduit les interruptions potentielles des opérations.
Les avantages du SRM étant posés, reste à savoir quelles en sont les fonctions les plus incontournables ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans cette dernière partie au travers de la solution de digitalisation du Procure-to-Pay Streamline Invoices dont le périmètre s’étend du sourcing des fournisseurs jusqu’à la mise en paiement des factures.
Le sourcing des fournisseurs intégré dans Streamline Invoices permet d'identifier et d'évaluer un large éventail de fournisseurs potentiels, en tenant compte des multiples critères présent dans le référentiel fournisseur tels que la qualité, la fiabilité et la capacité de production.
En intégrant cette fonctionnalité dans la solution de digitalisation du P2P, les entreprises peuvent rationaliser et automatiser le processus de sélection des fournisseurs, ce qui garantit une prise de décision plus rapide et plus éclairée. Une aide salutaire pour gagner en agilité face aux risques de ruptures d’approvisionnement ou dans le cadre de stratégie de relocalisation ou de double sourcing.
Au cœur du sourcing : le référentiel fournisseurs et ses nombreux filtres de tri
Lorsque la relation commerciale est mise en place, le scoring permet d'évaluer objectivement les conditions d exécution et les performances des fournisseurs sur des critères prédéfinis tels que la qualité, la ponctualité de livraison, l’empreinte carbone, la conformité ISO, RGPD, Sapin II…
Afin de faciliter le processus d’évaluation du fournisseur, la solution Streamline Invoices s’appuie sur :
L’ensemble de ces informations alimentent en temps réel les fiches fournisseur ad-hoc au sein du référentiel afin d’enrichir sans effort la connaissance fournisseur et garantir sa mise à jour.
Les résultats des évaluations alimentent automatiquement les fiches fournisseur
De nombreux KPIs sont ainsi disponibles pour les différents intervenants du processus Procure-to-Pay :
En intégrant cette fonction dans la solution P2P, les entreprises peuvent ainsi suivre en temps réel les performances de leurs fournisseurs, identifier les domaines d'amélioration et renforcer les relations avec les fournisseurs les plus performants.
Le lancement des appels d'offres permet de solliciter des propositions de la part des fournisseurs pour des produits ou des services spécifiques.
Le module de gestion des appels d’offres de Streamline Invoices permet à l’entreprise de créer ses appels d’offres simplement grâce aux différents templates disponibles puis de sélectionner les fournisseurs destinataires via des filtres (famille d’achat, zone géographique, statut…).
Les fournisseurs retenus sont alors automatiquement notifiés et peuvent à leur tour consulter les AO sur le portail fournisseur et y répondre dans un processus digitalisé garantissant une totale traçabilité.
En intégrant cette fonction dans la solution P2P, les entreprises peuvent automatiser le processus d'appels d'offres, réduire les délais de réponse et comparer facilement les offres pour prendre des décisions d'achat plus efficacement.
La comparaison des réponses aux appels d’offres simplifie le suivi et la prise de décision
Le dépôt et le suivi des documents légaux et commerciaux permettent de stocker et de gérer efficacement ces documents avec les fournisseurs, en garantissant leur conformité et leur suivi tout au long de leur cycle de vie.
Par l’intermédiaire du portail fournisseur intégré dans Streamline Invoices, client et fournisseurs peuvent très simplement déposer et consulter tous types de documents :
Des alertes métier (contrat arrivant à échéance, attestation non fournie, justificatif trop ancien…) informent les équipes achat et finance de façon proactive pour prendre les mesures correctives.
Le portail fournisseur permet donc bien plus qu’un simple partage d’informations. Les entreprises réduisent les risques liés aux contrats en assurant une gestion centralisée et transparente des engagements contractuels tout en sécurisant leur conformité réglementaire. Et les fournisseurs ont la possibilité d’accroître leur visibilité et d’augmenter leur chance d’être sollicité pour des appels d’offres en partageant leur documentation commerciale (produit, prix, ISO, …). Il en résulte une relation gagnant-gagnant et une collaboration plus étroite entre clients et fournisseurs.
Chaque dossier fournisseur permet un accès rapide aux documents légaux et commerciaux
En conclusion, l'intégration du SRM dans les solutions de digitalisation du processus Procure-to-Pay offre une approche complète de la gestion des achats et des fournisseurs, permettant aux entreprises d'améliorer leur efficacité opérationnelle, de réduire les risques et de stimuler la collaboration avec leurs fournisseurs sur le long terme. En investissant dans cette intégration stratégique, les directions achat et finance peuvent bénéficier d’avantages concurrentiels forts et aider leur entreprise à prospérer dans un environnement commercial en constante évolution.
Le SRM est désormais un pilier essentiel de l'efficacité des entreprises.
Si vous souhaitez être accompagné dans votre projet et bénéficier d'une solution Procure-to-Pay intégrant les fonctions indispensables du SRM, contactez-nous !
Nos experts sont là pour vous aider.
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