Pour la 14ème édition de son événement annuel des Rencontres ITESOFT , qui s’est tenu le mardi 18 juin, ITESOFT a investi les espaces de l’Aéroclub de France. Des rencontres qui ont permis d’échanger, entre autres, sur la transformation digitale de la fonction Finance et de sa relation avec ses fournisseurs.
Pour évoquer ces sujets, ITESOFT a convié à sa table plusieurs experts des services achats et de la relation fournisseurs : Julien PÉOT, Global Commodity Manager chez DIAM International ; André BRABANT, CEO & fondateur d’ Orgasoftware et Alain ALLEAUME, expert de la fonction achats chez Altaris.
Face à ces nouveaux enjeux, les intervenants se sont interrogés sur les moyens à leur disposition pour faire de sa relation fournisseur un levier de performance pour la fonction Finance. Enjeux, solutions, bénéfices… Synthèse des échanges !
Performance, qualité, compliance : les enjeux de la relation fournisseurs
Les directions financières ont vu leur rôle évoluer avec de nouvelles missions, liées à la transformation digitale croissante de leur fonction. Selon le Baromètre Future of Finance, il leur faut à présent adopter des processus plus efficaces, plus rapides et plus sûrs afin de réduire les tâches chronophages des équipes, notamment sur la gestion des litiges (51% des répondants). Or, la meilleure façon d'éviter un litige fournisseur est justement... de les sélectionner au mieux.
Dans la pratique, si des audits peuvent être réalisés par le service qualité, en parallèle, la fonction Finance s’assure de la qualité des référentiels fournisseurs afin d’anticiper toute défaillance financière. Ces données sont d’ailleurs l'un des enjeux clés d’une politique de relation fournisseurs. On parle alors de procédure KYS (Know Your Supplier). En effet, entretenir une bonne relation avec ses fournisseurs nécessite des données pertinentes ainsi qu’une mise à jour régulière d’une base dédiée. C’est pourquoi il est important de disposer d’outils performants de collecte et de stockage des données / documents fournisseurs et de faire collaborer les concernés dans l’élaboration et la mise en commun de ces informations. Pour André Brabant d’Orgasoftware, « il est important que le fournisseur soit partie prenante de cette collaboration, tout comme le service achat et la direction afin de travailler en bonne intelligence. »
L’enjeu de la compliance par rapport aux diverses réglementations est également un point important car aujourd’hui, l’entreprise doit s’assurer pleinement de la fiabilité de ses futurs prestataires. Grâce à la mise en place d’une base fournisseurs de qualité et des procédures digitalisées de collectes d’informations, l’entreprise peut – et doit - vérifier l’identité de ses fournisseurs pour gérer au mieux les risques de fraude, de corruption, et le risque de travail dissimulé. Elle doit être en mesure par ailleurs de prouver qu’elle a effectué ces contrôles. Pour Alain Alleaume, « ce contrôle consiste à vérifier que les prestataires paient bien leurs cotisations URSAAF et n’emploient pas des travailleurs illégalement. Ce sont des obligations de vigilance. Mais il existe aussi un devoir de vigilance dans le cadre de la loi SAPIN II et qui implique pour certaines entreprises une surveillance accrue des actes délictueux - tels que des mises en examen - des membres du conseil d’administration d’une entreprise fournisseurs. »
Réponse à ces enjeux : le portail fournisseur
Respect de la réglementation, efficacité des processus opérationnels, qualité des échanges… la Fonction Finance a pris conscience qu’une bonne relation fournisseur pouvait être un levier de performance. D’ailleurs, les entreprises s’en donnent les moyens : selon le Baromètre Future of Finance, un décideur sur deux va s’équiper d’un portail fournisseur dans les 12 mois. Les fournisseurs seront ainsi capables de déposer les documents légaux utiles, de visualiser et de consulter le suivi de leurs factures ou même encore de les saisir et les enregistrer directement en ligne.
Selon Alain Alleaume d’Altaris, « une plateforme ou un portail intégrant des fonctions SRM (Supplier Relationship Management – Gestion de la relation fournisseur) permet une véritable unicité de la relation fournisseur grâce au partage et à la connaissance de données pertinentes, mises à jour au bon moment. ».
Julien Péot a expliqué comment DIAM a mis en place une approche SRM pour un meilleur pilotage de ses fournisseurs : « Nous avions plusieurs bases de données fournisseurs et nous souhaitions les unifier afin de donner de la visibilité aux fournisseurs, commerciaux, chef de projet ou même des clients internes, qui souhaitent prendre connaissance des données intégrées, que ce soit pour la partie réglementaire ou le suivi business. Nous avons commencé à mettre à jour les données fournisseurs par famille puis par profil pour les fournisseurs sous contrat. Cela permet d’avoir un historique et un suivi du taux de dépendance fournisseurs. »
La mise en place d’un portail fournisseurs permet donc de rendre la relation plus performante - sans interaction inutile ou chronophage - d’accélérer les traitements pour sécuriser les délais de paiements mais aussi de faciliter la collecte d’information fournisseurs pour disposer d’une base fournisseurs à jour et garantir ainsi la compliance réglementaire (KYS, obligation de vigilance, loi sapin II…).
Couplée à la dématérialisation et à l’automatisation du traitement des factures, la mise en œuvre d’un portail fournisseurs équipé de fonctions SRM répond donc aux grands défis de la relation fournisseurs : une meilleure connaissance fournisseurs, une relation plus collaborative, une traçabilité des échanges… mais aussi des gains de productivité supplémentaires, au-delà de la seule dématérialisation du processus P2P. Ces actions permettent donc de faire de sa relation fournisseur un levier de performance et de profiter à l'ensemble de son organisation.
Les #RencontresITESOFT 2019 ont été l'occasion de réunir experts, analystes et clients pour partager, échanger et découvrir de nouveaux leviers de performance autour de l'automatisation des processus. Pour vous (re)plonger dans l'ambiance de cet événement, nous vous invitons à visionner la vidéo ci-dessous. Et n'oubliez pas : rendez-vous l'année prochaine pour l'édition 2020 des #RencontresITESOFT !
