Facture électronique : Fidal et ITESOFT font le point sur les évolutions réglementaires

La facture électronique arrive en France. Fidal, le cabinet d’avocats d’affaires, et ITESOFT, éditeur de logiciels d’automatisation de processus métier, décryptent pour vous les évolutions réglementaires à venir. Quels sont les impacts sur le processus Procure-to-Pay ? Qui est concerné ? Qu’en est-il de la piste d’audit fiable ? Retour sur les points clés des échanges organisés en février et qui ont rassemblé plus de 200 participants via le webinar ITESOFT.

Des évolutions réglementaires pour l’Etat et les entreprises

Dans le cadre du projet de loi de finance 2020 (article 153), l’administration fiscale Française veut généraliser l’échange de factures électroniques « pour toutes les transactions entre les assujettis à la TVA », et ce dès le 1er janvier 2023. Pour rappel, le coût de la fraude à la TVA chaque année en France est de 15 milliards d’euros, selon la Cour des comptes.

Thibault Hénique - FIDAL Mieux collecter la TVA, mieux faire remonter l’information sur les délais de paiement et améliorer la compétitivité des entreprises en réduisant les coûts et le traitement des factures; Thibault Hénique - Avocat associé cabinet Fidal 

La mise en œuvre de ce projet, dès 2023, est très attendue. L’Etat souhaite combattre l’écart TVA. Les entreprises manifestent quant à elles la volonté de mieux maîtriser les coûts. Une réforme qui se veut concertée entre l’Etat et les entreprises et à laquelle participe ITESOFT dans sa réflexion aux groupes de travail menés par la DGFIP afin d’aboutir à un cadre légal efficient.

Le législateur devra arbitrer sur quel type de format hybride ou unique les entreprises devront émettre et récupérer les factures. Les débats se poursuivent en ce moment pour déterminer le nouveau modèle de facturation. D’autres questions sont toujours en débat comme l’archivage, la certification des plateformes privées, ou encore les mentions fiscales à faire remonter à l’administration.

Tous les assujettis à la TVA sont concernés par la réforme

La réforme de la facture électronique concernera tous les assujettis à la TVA, comme le rappelle Thibault Hénique, directeur associé au cabinet Fidal : « Cela concerne énormément de monde, notamment ceux qui font des livraisons de biens ou des prestations de services à titre habituel. L’obligation de facturation ne concerne que les assujettis qui font des opérations soumises à la TVA et ne vise aussi que les factures adressées à d’autres assujettis à la TVA. ».

L’administration aura ainsi une vue globale des opérations de TVA. L’objectif du législateur sera de lui permettre un meilleur suivi et pilotage de la collecte de la taxe et ceci dès 2023.

Toujours plus de format, de canaux et de données à traiter

Les entreprises auront pour obligation d’accepter, au 1er janvier 2023, toutes les factures qui leurs seront transmises via le nouveau système de plateformes. Surtout, elles devront être en mesure d’accueillir une plus grande variété de format de factures, comme le précise Mathias Parnaudeau :

Mathias Parnaudeau

(…) la multiplicité des canaux et formats existants, email, papier, PDF, ne va pas disparaître avec le nouveau modèle de facturation. 

L’importance pour les entreprises est d’être bien accompagné afin de capter tous les flux pour traiter les canaux existants et le nouveau format de la facture électronique en disposant tout de suite d’une solution de digitalisation. L’échéance de 2023 annonce plus de complexité dans le nombre de formats à gérer et certainement dans le nombre de données toujours plus importantes qui sera à extraire de ces flux. Disposer de données structurées, en temps réel, c’est la clé.

Facture électronique 2023 : une échéance à anticiper

« La dématérialisation des factures va toucher l’ensemble des acteurs économiques et dans un laps de temps extrêmement court. Anticiper est donc vital. Nous recommandons vivement de ne pas attendre 2023 pour adopter le nouveau format électronique et surtout de ne pas mener de front la digitalisation des processus Procure-to-Pay. Il y a un avantage certain à profiter dès à présent des bénéfices de la dématérialisation dans un contexte de crise économique et de maîtrise des risques. », explique Mathias Parnaudeau.

Des acteurs de la grande distribution, comme Lidl, ont déjà pris conscience d’anticiper les échéances réglementaires. « La mise en place de la plate-forme d’ITESOFT pour digitaliser notre processus Procure-to-Pay répond à un objectif d’anticipation sur la réglementation 2023 qui oblige les entreprises B2B à être entièrement digitalisées » témoigne ainsi Rachel Finkelsztejn, Directrice financière de Lidl.

La piste d’audit fiable maintenue

Les formats existants de factures ne vont pas disparaître avec le nouveau modèle de facturation. De fait, la piste d’audit fiable, avec la traçabilité dans les opérations de facturation, jouera donc encore un rôle essentiel pour les entreprises ; notamment dans le traitement de factures qui ne seraient pas adaptées au nouveau système des plateformes digitales à l’image par exemple des factures internationales. « La piste d’audit fiable va demeurer obligatoire pour les entreprises. Elle est prévue par la directive TVA et c’est par ailleurs une règle communautaire instaurée dans tous les Etats membres de l’Union européenne. Le maintien de cette piste d’audit fiable est toujours pertinent car elle permet d’authentifier la réalité de l’opération de facturation depuis le début de l’accord de volonté à la commande. », souligne Thibault Hénique.

Le passage à la facture électronique obligatoire pour tous est inéluctable. ITESOFT accompagne les directions financières pour anticiper cette échéance et transformer cette évolution réglementaire en une réelle opportunité à travers la digitalisation des processus Procure-to-Pay.ITESOFT s’est appuyé sur un savoir-faire de plus de 30 ans dans la dématérialisation et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs pour lancer la solution cloud nouvelle génération : Streamline for Invoices.