Transformation digitale oblige, les directeurs financiers voient leurs missions évoluer et leurs rôles s’élargir. Leur métier a connu d’importantes mutations en raison du numérique, de la prolifération des données et des pressions réglementaires. En 2020, les directions financières et comptables feront face à 3 défis majeurs :
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Échapper aux foudres de la DGCCRF sur les délais de paiements,
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Anticiper l’arrivée d’un nouveau format d’échange des factures,
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Faire face au risque grandissant de fraude auquel le digital les exposent de plus en plus.
Rapide état des lieux sur ce qui les attend dans les prochains mois !
Délais de paiements : fini de jouer !
L’étau se resserre sur les entreprises adeptes des retards de paiement. Déjà en 2016, Emmanuel Macron, alors Ministre de l’Économie, annonçait qu’en terme de délais de paiement, les entreprises au comportement exemplaire restaient minoritaires. Les directions financières ont ainsi été enjointes à se tourner vers le numérique pour gérer leur facturation fournisseurs, afin in fine d’en accélérer le traitement et de gagner en efficacité.
En 2018, 377 entreprises ont été sanctionnées d’une amende administrative à la suite d’un contrôle de la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), et 98 d'entre elles ont en plus fait l’objet d’une publication sur le site de l'instance. L’année 2019 n’a pas été en reste. PME comme grands groupes, entreprises françaises ou internationales, nombreuses sont celles qui ont été épinglées par la DGCCRF.
Parfois avec des amendes record, comme le géant de la téléphonie SFR condamné en novembre dernier à 3,7 millions d’euros d’amende pour des retards de paiement sur un tiers de ses factures fournisseurs. Si les montants des amendes peuvent en refroidir plus d’un, le name shaming peut également avoir des conséquences désastreuses sur l’image des entreprises concernées. La volonté de fermeté initiée par la DGCCRF est claire, et personne ne peut plus en douter, la tendance va se poursuivre sur 2020.
Pour répondre à ces enjeux, les directions financières se doivent d’optimiser et piloter leur processus Procure to Pay. L’automatisation complète du processus de gestion des factures, de l’achat au paiement n’est plus une option. En effet, digitaliser le processus permet de réduire les délais par plus de cinq et surtout de disposer en temps réels d’indicateurs de performance. Néanmoins, pour être parfaitement performantes dans la maîtrise de leurs délais de paiement, les organisations doivent porter une attention particulière au taux d’automatisation que leurs solutions atteignent, à l’adaptabilité de leurs processus de validation et à la pertinence des outils d’analyse et de pilotage dont elles disposent.
Public et privé vers une même obligation : 100% des factures dématérialisées
En janvier 2019, l’Italie a été le premier pays européen à rendre la facturation électronique obligatoire pour toute transaction B2B ou B2C ayant lieu sur son territoire et donnant lieu à l’émission d’une facture ou d’un avoir. Suivant l’exemple de son voisin transalpin, le gouvernement français, dans le projet de loi de finances 2020, envisage d’étendre progressivement l’obligation de facturation électronique aux relations entre les entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation ne s’appliquait jusqu’ici qu’aux fournisseurs de l’Etat au travers du portail chorus.
Le projet prévoit une mise en application au plus tôt au 1er janvier 2023, et au plus tard au 1er janvier 2025. Si la dynamique semble irréversible, nul ne peut dire aujourd’hui de quoi l’avenir sera fait. D’abord, parce que le futur format électronique obligatoire n’a pas encore été annoncé par le Gouvernement. Ensuite, car rien ne dit à ce jour que ce format électronique unique ne pourrait pas coexister avec les formats papier, PDF par email ou via portail fournisseur. Enfin, car tous les pays européens pourraient également avoir un format et périmètre de facture électronique différent. Un vrai casse-tête ! Pour ne pas être prises de court en 2023 et être prêtes quelles que soient les évolutions à venir, les entreprises doivent se préparer à traiter tous types de format, et cela dès 2020.
Plus que jamais, s’appuyer sur des solutions de dématérialisation et de capture de document omnicanal moderne est nécessaire. Selon l’adage, « qui peut le plus, peut le moins », la capture omnicanale - prenant par définition en charge l’ensemble des formats de factures (papier, email, PDF, portail, EDI, EDI fiscal …) - est la seule façon de tirer parti dès aujourd’hui des bénéfices de l’automatisation et de disposer dès demain d’une solution prête à l’emploi.
La lutte contre la fraude : nouveau crédo du DAF
La fraude est devenue un véritable fléau pour les entreprises. Selon l’étude Euler Hermes – DFCG, 7 entreprises sur 10 ont été victimes de tentatives de fraude et la moitié des tentatives de fraude concernaient des fraudes au faux fournisseur. Ce phénomène prend de l’ampleur d’année en année, notamment à cause de la digitalisation des échanges qui facilite la falsification des documents. En effet, dans 56% des cas des fraudes observés, c’est le document – dans ce contexte la facture - qui est mis en cause. La détection de documents falsifiés est ainsi le premier levier d’action pour les DAF.
Au-delà des coûts financiers qui peuvent aller jusqu’au dépôt de bilan, la fraude les expose également aux risques réputationnels et réglementaires. Pour répondre à cette menace grandissante, le DAF devra disposer en 2020 d’outils capables de détecter la fraude non pas seulement sur les données -comme le proposent les approches big data – mais aussi sur les documents et les processus. Et pour être parfaitement efficace, cette détection ne devra plus être réalisée « a posteriori » et sur la base d’échantillon de test mais de façon systématique sur toutes les factures et « a priori » c’est-à-dire avant le bon à payer. Pour toutes ces raisons, ces contrôles ont donc toute légitimité à être intégrés directement au sein même de la solution de capture et d’automatisation des factures fournisseurs.
Aujourd’hui, les DAF ne se contentent plus de simplement s’assurer de l’équilibre financier de leur entreprise, mais veillent également aux investissements de celle-ci, notamment en matière d’innovations technologiques. La démocratisation de solutions de dématérialisation, d’automatisation ou robotisation, conduit à un changement profond de leur métier et ouvre de nouvelles perspectives pour rendre leurs processus plus efficaces, plus rapides et plus sécurisés. Le tout en leur conférant une mission plus stratégique. Il n’y a pas que leurs outils qui se digitalisent, les DAF aussi. Et 2020 sera une occasion supplémentaire pour eux de le démontrer !
