La relation fournisseur a-t-elle été améliorée par l’automatisation des processus ?

 

Si de nombreuses conférences, formations et études s’attardent sur l’importance de la relation client, la relation fournisseur tend quant à elle à passer inaperçue. Avec près de 2,5 milliards de factures éditées en France chaque année, elle n’en est pas moins essentielle à la vie des entreprises. Dans un précédent article nous évoquions l’impact des délais de paiement sur la santé financière des entreprises. Il détériore également les relations des entreprises avec leurs fournisseurs. Parmi les nombreux avantages de la dématérialisation des factures, pouvons-nous compter celui d’améliorer les relations fournisseurs ?

L’impact des délais de paiement sur la relation fournisseur

Le postulat de départ est simple : une entreprise cherche toujours à avoir une trésorerie positive. Depuis une dizaine d’années, elles préfèrent transférer leur endettement sur la dette fournisseur au détriment de l’endettement bancaire à court terme. En effet, la dette fournisseur coûte moins cher que le Crédit de trésorerie négocié avec une banque. Les entreprises doivent donc plus à leurs fournisseurs qu’à ces dernières. La moyenne nationale en jours de retard de paiement des délais contractuels se situe à 11 jours (10,9). Les SARL se placent dans la moyenne (10,8 jours) et les SA demeurent au-dessus (12,1 jours).

Actuellement en France, seulement 43,4% des entreprises françaises respectent la date d’échéance. On estime que les retards de paiement sont à l’origine de 25%des cessations d’activités des PME(1). Il est donc essentiel de comprendre comment et pourquoi un changement est nécessaire et bénéfique pour les entreprises.

Pourquoi combattre les délais de paiement ?

Le dépassement des délais de paiement a beau être le sport national français (en France, le crédit inter-entreprises représente 635 milliards d’€), il n’en est pas moins pénalisé par la loi.

En effet, depuis la loi LME d’août 2008, un certain nombre de textes législatifs sont venus enrichir l’arsenal de sanctions. Depuis la loi Sapin II, le montant de l’amende peut atteindre 2 millions d’€ avec publication de la sanction. Et en cas de cumul des infractions le montant de l’amende peut atteindre jusqu’à 4 millions d’€. Bien plus qu’une simple mise en garde, la loi a été mise en application. En 2015, Bercy a lancé plus de 2 500 contrôles sous la houlette de la DGCCRF et 110 sanctions ont été prononcé pour un total 3,5 millions d’euros. En 2016, sur l’ensemble des contrôles, 228 procédures d’amendes ont été diligentées pour 11 millions d’euros.

Dépasser les délais de paiement est également préjudiciable pour l’image de l’entreprise auprès de ses fournisseurs. En effet, le principe du « name & shame », édicté par la loi Sapin II et déployé depuis 2015, a renforcé les pouvoirs d’information et de remontée des pratiques par les commissaires aux comptes (CAC). Il s’inspire des pratiques du monde Anglo-Saxon. Ainsi, il autorise l’état à divulguer le nom des entreprises reconnues comme démontrant de façon répétée des manquements aux prescriptions des Commissaires Aux Comptes. A ce jour, 61 entreprises ont vu leurs noms étalés dans la presse et ont été épinglées par la DGCCRF.(2)

Ne pas respecter les délais de paiement a donc un fort impact sur la réputation des entreprises auprès de leurs fournisseurs. Mais il existe des moyens de restaurer la confiance tout en y trouvant un réel intérêt économique.

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Les avantages d’une relation fournisseur responsable

Le « Name & Shame » n’est que le côté répressif de la loi. Pour améliorer la réputation et limiter les conflits, Bercy a instauré, depuis janvier 2016, le mécanisme de la « Médiation entreprise ». Ce dispositif permet de restaurer la confiance et favoriser l’innovation entre les acteurs avec un dispositif gratuit et facile d’accès à toutes les entreprises. Les entreprises ont le choix de s’engager à travers la Charte17 qui comporte 10 bonnes pratiques en la matière.

Toute entreprise ou opérateur public peut décider de mettre en place la « charte relations fournisseur responsable ». Pour cela il doit se soumettre à une évaluation conduite par un des organismes agréés par le Médiateur des Entreprises et le Conseil National des Achats (CNA). La décision de candidater au Label résulte donc d’une démarche volontaire visant à faire reconnaitre son engagement en faveur d’une politique d’Achats Responsables ainsi que sa volonté d’impulser un processus d’amélioration continue de ses pratiques.

En signant cette charte, l’organisation s’engage à :

  • Respecter les intérêts des fournisseurs et des sous-traitants.
  • Contrôler l’impact des achats sur la compétitivité économique
  • Intégrer des facteurs environnementaux et sociétaux dans le processus d’achat
  • Veiller à la qualité de la relation fournisseur / sous-traitant

A ce jour 1900 entreprises ont signé cette charte et 42 ont été labélisées « relations fournisseurs et achats responsables ». Aujourd’hui, le volume d’achats des entreprises signataires de la Charte Relations Fournisseurs Responsables est de près de 600 milliards d’euros. Les listes des signataires sont publiées sur le site du médiateur des entreprises. Bien plus qu’un simple bout de papier ces engagements sont la vitrine de l’engagement des sociétés signataires. Ils encouragent les fournisseurs à travailler avec les entreprises qui s’y soumettent et sont un véritable outil de communication.(3)

La charte relations fournisseur responsable permet donc de faire évoluer la relation avec les fournisseurs vers plus de collaboration et des rapports durables et équilibrés L’achat est un poste stratégique au sein de l’entreprise et un levier de développement économique. Il pérennise les filières économiques, les processus d’innovation avec les fournisseurs et maîtrise l’impact environnemental des achats en plus de progresser dans le respect des d’lais de paiement des fournisseurs.

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La dématérialisation des processus financiers, un vivier d’opportunités pour les services achats

La digitalisation des factures devient un réel enjeu pour les entreprises dans la mesure où elle sera obligatoire au 1er janvier 2020. Mais bien plus qu’une obligation c’est une réelle opportunité pour les services achats et financiers des entreprises de mieux contrôler les flux de trésorerie dans l’entreprise. C’est également un moyen de se conformer à la « charte relations fournisseur responsable ».

En effet, la dématérialisation permet de réduire significativement les délais et les coûts de traitement des factures de manière significative. On estime que le coût d’une facture dématérialisée est 5 fois inférieur à celui d’une facture papier (3€ contre 16€). Mais aussi de gagner en productivité ! Ainsi, quand 6 000 factures papier peuvent être traitées annuellement par un équivalent temps plein, cette même personne peut en vérifier 90 000 par an avec une dématérialisation à 80 %. On estime qu’avec un taux de dématérialisation de 80% le délais de traitement des factures passe de 15 jours en 100 % papier à 3,5 jours. C’est sans compter que le traitement automatisé réduit considérablement les risques d’erreurs tels que les paiements en double ou les cas de fraude.(4)

Un autre point important est la maîtrise les délais de paiement pour éviter les pénalités de retard. Au-delà des sanctions, maîtriser les délais de paiement est aussi un bon moyen d’optimiser sa trésorerie en payant à l’échéance ou de façon anticipée si le fournisseur offre un escompte sur la facture concernée.

Dématérialiser ses factures permet également d’assurer la traçabilité réglementaire. Elle permet de tracer les différentes étapes de la validation d’une facture dans le cadre de la mise en place d’une piste d’audit fiable. En effet, le respect de la durée de conservation légale des documents est un impératif de la gestion d’entreprise. Celle-ci a une obligation de conservation des documents au format électronique à valeur probante. Les exigences en matière d’archivage électronique sont plus importantes que dans le cadre de la conservation du papier. Il est obligatoire de garantir le maintien de l’intégrité du document pendant toute la durée légale de conservation. Il convient également, selon les normes en vigueur, de garantir la traçabilité du cycle de vie du document et des événements intervenant durant sa conservation mais aussi sa pérennité en termes de format et sa sécurité. En cas d’audit au de contentieux la durée légale de conservation des pièces comptables est fixée à 10ans suivant la clôture de l’exercice.

La dématérialisation des factures, est donc le moyen de mieux contrôler sa trésorerie. Elle offre également une meilleure collaboration entre les différents départements de l’entreprise et les fournisseurs pour plus de proactivité et de traçabilité.

Pour en savoir plus sur les avantages de la dématérialisation des processus fournisseurs visionnez le replay de notre webinaire :

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(1)  Comportements de paiement des entreprises et organismes publics en France et en Europe – Etude Altares 2018

(2)  Sanctions administratives publiées depuis 2015 – DGCCRF

(3) Charte et label « Relations fournisseur responsables » : des outils au service de l’achat responsable – economie.gouv.fr

(4) Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière – entreprises.gouv.fr

Article écrit par Rémy Domrane,
Campaign Marketing Manager

Titulaire d'un Master en Marketing & Communication, Rémy a rejoint les équipes d'ITESOFT en 2018. Sa connaissance du secteur B2B et son appétence naturelle pour les nouvelles technologies en font le candidat idéal pour le poste de Campaign Marketing Manager, et il n'a de cesse d'étendre ses connaissances dans le domaine de la dématérialisation des processus financiers.

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