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|Maximisez
l’efficacité de votre relation fournisseurs

Baromètre Démat-Finance Piste d’audit fiable

Optimisation des Processus Fournisseurs

Grâce à ses solutions de dématérialisation et d’automatisation de processus, ITESOFT | W4 permet d’améliorer considérablement la relation fournisseurs en limitant les délais de traitement, en donnant plus de visibilité tout au long du processus et en réduisant les risques de fraude. En outre, s’appuyer sur un processus achats-fournisseurs dématérialisé simplifie la mise en œuvre de la piste d’audit fiable et facilite la transition vers la facture électronique.

Réduction du coût et du temps de gestion

Respect de la législation et de l’auditabilité

Réduction des erreurs et du risque de fraude

La relation fournisseur, enjeux stratégiques de votre compétitivité

Depuis une dizaine d’années, les plans de réduction des coûts ont contribué à mettre une énorme pression sur les fournisseurs, allant parfois jusqu’à dégrader durablement la relation. Mais cette approche basée sur la domination a atteint ses limites. Aujourd’hui, les organisations les plus innovantes cherchent à bâtir une relation plus équilibrée avec leurs fournisseurs car elles ont compris qu’une approche gagnant-gagnant va permettre de créer plus de valeur sur le long terme avec une meilleure anticipation des risques. Cette collaboration doit passer par une amélioration de la communication, plus de partage des informations, la mise en place d’un portail fournisseurs…

Une relation de confiance avec ses fournisseurs passe aussi par le respect des conditions contractuelles, notamment les délais de paiement. D’après une récente étude d’EULER HERMES, le délai moyen de paiement (DSO) est de 72 jours en France et 25% des entreprises sont payées après 95 jours…Le dépassement des délais de paiement est non seulement préjudiciable à la relation client-fournisseur mais il génère également des pénalités de retard. Sans compter qu’il est souvent symptomatique d’une mauvaise maitrise du processus de traitement des factures qui ne manquera pas d’attirer l’attention de l’administration fiscale dans le cadre de la récupération de la TVA.

Afin de répondre à tous ces enjeux, les solutions de dématérialisation et d’automatisation de processus d’ITESOFT | W4 sont un levier de performance incontournable.

streamline for invoices

Automatisez le traitement de vos factures fournisseurs papier et électroniques

Le traitement des factures fournisseurs reste un sujet critique pour la plupart des entreprises car c’est un processus complexe consommateur de ressources. Alors qu’il y a encore quelques années les factures étaient majoritairement traitées au format papier, la généralisation de la dématérialisation et les évolutions (cf. directive européenne 2010/45/UE et le BOFIP du 18 oct. 2013 sur la facture électronique et la piste d’audit fiable, loi Macron…) ont favorisé la multiplicité des formats et des modes d’échange des factures. Comment traiter efficacement avec un même processus des factures reçues au format papier, par pièces attachées d’email (facture PDF simple par ex.), chargées sur un portail ou par échange EDI ?

La solution Streamline for Invoices d’ITESOFT | W4 permet d’automatiser le traitement des factures fournisseurs depuis la capture jusqu’à la comptabilisation dans l’ERP en passant par la lecture automatique, le rapprochement comptable avec les commandes et les réceptions, les imputations comptables et analytiques, les approbations. Capitalisant sur plusieurs centaines de projets menés dans des contextes très variés, ITESOFT | W4 a choisi de développer sa nouvelle solution Streamline for invoices sur un socle BPM* afin de pouvoir personnaliser simplement le processus en fonction du contexte. Une grande souplesse de déploiement est proposée puisque la solution est disponible dans le Cloud, on-premises ou en mode hybride. L’utilisation du module de Capture dans sa version Cloud (Capture as a Service) permet de dépasser les limites des solutions actuelles en atteignant des taux de lecture automatique approchant les 100%.

*BPM : Business Process Management

Découvrir la solution :

sTREAMLINE FOR INVOICES

Automatisation des demandes d’achats

La plupart des organisations ayant industrialisé leur processus de traitement des factures fournisseurs ont tendance à exiger un numéro de commande sur leurs factures. Les bénéfices sont nombreux et au premier chef, l’automatisation. Une facture avec commande peut être entièrement traitée en automatique si les rapprochements avec les commandes et les réceptions sont corrects. De plus, la mise en place d’un processus formalisé de demande d’achat permet de s’assurer que tous les achats sont pré-approuvés et contrôlés en interne. Or beaucoup d’entreprises ont du mal à faire respecter la procédure d’achat avec comme conséquence des achats non autorisés à des tarifs souvent plus élevés.

Les solutions ITESOFT | W4, bâties sur un socle de BPM de dernière génération, permettent de mettre en place rapidement un processus formalisé de demande d’achat sur la même plateforme que la solution de traitement des factures fournisseurs.

En permettant à vos acheteur internes d’utiliser un formulaire en ligne, vous sécurisez votre processus de demande d’achat, gagnez en visibilité et facilitez le traitement des factures fournisseurs.

Modification / Création des données fournisseurs

Mal maitrisé, la création de nouveaux fournisseurs ou la modification des données fournisseurs peut constituer une sévère faille de sécurité. Un scénario très répandu est la fraude au changement de Relevé d’Identité Bancaire (RIB). Un fraudeur envoie un mail à un salarié du service comptabilité ou trésorerie de l’entreprise en se faisant passer pour un fournisseur, et lui demande de diriger ses versements vers un autre compte bancaire. Le fraudeur peut notamment joindre dans son mail une facture à l’appui de sa demande et dont le nouveau RIB figure dessus. Il existe des parades à ce scénario de fraude. En premier lieu, il faut bien sûr confirmer l’identité de la personne à l’origine de la demande de modification des données bancaires.

Toute modification des coordonnées fournisseurs (en particulier des données bancaires) devrait être vérifiée indépendamment par le personnel du service comptable et confirmée auprès du fournisseur. Une solution s’appuyant sur un portail fournisseurs couplé à un outil de BPM apporte ainsi une solution pragmatique pour encadrer et sécuriser le processus de modification des données fournisseur.

La dématérialisation des factures papier et électroniques au sein du CSP Sodexo

Sodexo s’appuie depuis plus de 10 ans sur ITESOFT | W4 afin de dématérialiser et automatiser le traitement de plus de 2 millions de factures par an au sein de son Centre de Services Partagés (CSP). Et les résultats sont là : +46% de gains de productivité, un ROI obtenu en 8 mois et une évolution assurée vers la facture électronique.

La dématérialisation des factures accompagne la stratégie de croissance externe du groupe

Gilles Carlier, Directeur du CSP Sodexo

Étude de cas

Une question sur l’optimisation de vos processus fournisseurs ?




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