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|Dématérialisation
et capture omnicanal

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De la numérisation de documents papier à la Capture as a Service (CaaS)

C’est un fait, les clients sont de plus en plus connectés. Habitués à acheter des biens ou des services sur internet à partir de leur smartphone, les utilisateurs souhaitent pouvoir transmettre par le même canal tous les documents nécessaires pour finaliser toute transaction. Les entreprises ne sont pas en reste. Encouragées par les évolutions réglementaires, elles cherchent également à supprimer le papier en dématérialisant leurs échanges. Lorsque des documents sont reçus au format papier, ils sont numérisés le plus tôt possible pour être traités en format dématérialisé.

Face à la multiplicité des modes de réception, toutes les organisations sont désormais confrontées à la même problématique : comment traiter de manière uniforme les documents transmis via ces différents canaux ?

Un logiciel de capture omnicanal permet de traiter automatiquement tout type de document, qu’il soit chargé sur un portail, reçu en pièce attachée d’un email ou numérisé en agence. Les moteurs de RAD* analysent les documents pour déterminer leur type tandis que les moteurs de LAD* récupèrent automatiquement les données utiles à partir des images. Ces traitements peuvent être indifféremment réalisés en traitement par lot (backoffice) ou en temps réel lors du chargement d’un document sur un portail. Dans ce dernier cas, on parle alors de CaaS (Capture as a Service).

*RAD : Reconnaissance Automatique de Documents

*LAD : Lecture Automatique de Documents

Crédit Mutuel Arkea

Afin d’optimiser les processus de gestion clients et de permettre aux structures front office de se concentrer sur leur travail à valeur ajoutée, le Crédit Mutuel Arkea souhaitait traiter le plus en amont possible l’ensemble des flux clients entrants (souscriptions, demande de cartes, demandes de prêts…) et de les automatiser au maximum.

Pour répondre à cet objectif, le Crédit Mutuel Arkea a opté pour une plateforme de dématérialisation et de traitement des flux papier. L’évolution des échanges BtoC dans le secteur bancaire a rapidement amené le Crédit Mutuel Arkea à intégrer les flux électroniques aux documents traités (e-mails, pièces-jointes…) rendant ainsi la plateforme omnicanal.

Grâce à notre plateforme de dématérialisation omnicanal, nous conjuguons qualité de réponse clients & efficacité opérationnelle

Christian Le Garnec, Responsable Département Gestion Documentaire

Étude de cas

Acquisition des documents

Face à la multiplication des canaux de communication (mail, FAX, papier, EDI), les entreprises cherchent à automatiser le traitement de leurs documents entrants.

Mais comment capturer tous ces documents de format très variés et issus de sources très différentes ?

En premier lieu, une solution de capture omnicanal doit permettre de scanner tous les documents papier utiles aux gestionnaires, que ce soit en agence, ou dans les différents services de l’entreprise. Pour cela on peut utiliser des scanners de bureau ou des copieurs multi-fonctions (MFP). Certaines organisations ont fait le choix de scanner tous leurs documents entrants à partir de gros scanners de production installés dans la salle courrier (Digital Mailroom) afin d’alimenter des bannettes électroniques.

Cependant, une proportion de plus en plus importante de documents est désormais transmise au format dématérialisé. Ces documents peuvent être chargés sur un portail, envoyés par email avec pièces attachées ou télétransmis sous la forme de fichiers images ou EDI.

La solution de capture omnicanal d’ITESOFT | W4 permet de traiter de façon homogène tous ces documents permettant aux entreprises de proposer à leurs clients, collaborateurs, partenaires ou fournisseurs une véritable expérience omnicanal.

Reconnaissance automatique des documents

Quelle que soit la façon dont ils sont capturés, les documents servent généralement de support au traitement d’un dossier (Case) ou d’une transaction.

Dès sa réception, on va d’abord vérifier si le document reçu correspond bien au type de document attendu. Heureusement, cette étape fastidieuse à faible valeur ajoutée peut être automatisée grâce aux moteurs de RAD (Reconnaissance Automatique de Documents).

Basée sur des technologies de Machine Learning, le module de RAD permet de typer automatiquement un document à partir de sa « forme » (structure générale du document) ou de son contenu (recherche de mots clés discriminants, analyse statistique du vocabulaire…). Le paramétrage des moteurs, réalisé par apprentissage, est très simple dans la mesure où il suffit d’alimenter la solution avec des échantillons représentatifs de chaque classe de documents.

La fonction de RAD est disponible pour des traitements par lots comme dans le cas d’une salle courrier dématérialisée ou en mode service (CaaS) pour un usage en ligne, par exemple à partir d’un portail de contractualisation.

Lecture automatique de documents (LAD)

Les documents reçus contiennent généralement des informations nécessaires au traitement d’un dossier ou d’une transaction. Ces données sont le plus souvent saisies directement à partir du document papier ou de son image numérique. Or ces tâches sont à la fois très consommatrices de ressources et à faible valeur ajoutée.

Le module de LAD (Lecture Automatique de Documents) permet d’extraire automatiquement les données pertinentes d’un document numérisé en combinant plusieurs stratégies de lecture.

Dans le cas d’un document structuré comme un formulaire, on peut utiliser des « modèles » pour indiquer précisément la zone contenant la donnée.

Pour des documents non structurés comme des factures ou des RIB, les données ne sont pas forcément toujours au même endroit. La stratégie avancée Full-text d’ITESOFT | W4 utilise plusieurs algorithmes d’intelligence artificielle pour récupérer automatiquement une donnée sur un document : format, positionnement relatif par rapport à des mots clés, positionnement relatif des zones entre elles, etc…

En combinant ces différentes stratégies de lecture, le module de LAD d’ITESOFT atteint des taux de lecture proches de 100% limitant ainsi considérablement les tâches de saisie. La fonction de LAD est disponible pour des traitements par lots, comme dans le cas d’une salle courrier dématérialisée, ou en mode service (CaaS) pour un usage en ligne, par exemple à partir d’un portail de contractualisation ou pour la lecture automatique des factures fournisseurs.

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