Fraude et conformité réglementaire dans le cycle Procure-to-Pay

SOMMAIRE :

introduction

La fraude aux processus financiers : un risque majeur

La fraude double chaque année depuis 2009 et touche désormais tout le monde : selon l’étude Euler Hermes – DFCG 2020, 7 entreprises sur 10 ont été victimes de tentatives de fraude et la moitié de ces tentatives concernent des fraudes au faux fournisseurs.

Quel est le point d’entrée préféré des fraudeurs ? Le document !

Factures falsifiées ou construites de toutes pièces, faux ordres de virement… Des techniques de fraude démocratisées par la dématérialisation des échanges.Selon l’AFCE la fraude représente plus de 5% du CA d’une entreprise. Avec des risques financiers - et réputationnels - aussi élevées, la lutte contre la fraude dans les processus financiers est devenue un enjeu stratégique incontournable.

Face à l’ampleur des risques, les méthodes manuelles, par échantillonnage, ou sur analyses statistiques ‘a posteriori’ se révèlent aujourd’hui dépassées. Lutter efficacement contre la fraude implique :

Des contrôles systématiques,
Avant paiement,
Sur les données (contrôles de cohérences) et sur les documents (identification d’altérations)

Ces contrôles, automatisés et dès réception des documents, ont toute légitimité à être embarqués dans la solution de dématérialisation des factures fournisseurs. Ils sont la clé pour anticiper les risques de fraude.

Perspectives anti-fraude
Fraude et conformité : les 2 faces d’une même pièce

L’environnement du processus Procure-to-Pay est de plus en plus régulé :

Obligation de vigilance accrue vis-à-vis des fournisseurs (loi Sapin II, LCB-FT, lutte contre le travail dissimulé…)

Durcissement des règles de conformité sur les délais de paiements (LME, Name & Shame…)

Accélération des changements du contexte législatif sur la facture électronique (Piste d’Audit Fiable, Copie Fiable, Facture Electronique…)

Assurer sa conformité sur l’ensemble de ces points et s’adapter rapidement aux nouvelles règles est illusoire dans le cadre d’un traitement manuel du P2P.

Le premier levier de conformité est donc celui de la digitalisation du processus Procure-to-Pay avec une solution la plus ouverte et adaptable possible. Elle sécurisera les délais de paiements grâce à l’automatisation des tâches et aux outils de pilotage temps réel. Elle aidera au devoir de vigilance et à une meilleure connaissance fournisseurs (KYS) via la collecte de documents fournisseurs et leur partage dans un référentiel commun aux directions achats et finance.

Mais répondre réellement à l’enjeu de conformité, implique d’intégrer des fonctions de détection des fraudes au plus tôt de la chaîne P2P. Car la fraude est en réalité une forme de non-conformité : comment en effet respecter les règles légales sur la base d’informations frauduleuses ? 

De fait, des contrôles robotisés de validité et d’authenticité pour tous les documents reçus (certifications, KBIS, IBAN, factures…) sont désormais indispensables dans les solutions P2P.

Insight
Focus sur la piste d’audit fiable

La Piste d’Audit Fiable est l’une des réglementations majeures de ces dernières années en matière de traitement des factures. Depuis le 1er janvier 2014, 3 procédés d’échange de factures, permettent de donner une valeur « fiscale » aux factures :

L’EDI Fiscal

La signature électronique qualifiée

La Piste d’Audit Fiable (obligatoire dans tous les autres cas)

La Piste d’Audit Fiable consiste à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures. Objectif : apporter la preuve de la validité des factures et convaincre le vérificateur fiscal du sérieux des processus dédiés à la facture.

Avec une Piste d’Audit Fiable, les factures papier (scannées ou non) et toutes les factures électroniques non signées (« PDF simple » transmis par email ou déposés sur un portail fournisseur) ont une valeur légale.

Pour une piste d’audit conforme, l’administration fiscale exige qu’elle garantisse 3 grands principes : l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité.

Afin d’assurer leur conformité, les organisations les plus performantes s’appuient sur l’automatisation des contrôles et de leur documentation au sein de la solution P2P.

Notons que malgré l’arrivée de la réglementation sur la facture électronique, la multiplicité des canaux et formats de factures ne vont pas disparaître. En conséquence, la piste d’audit fiable est maintenue pour toutes les factures qui seront transmises en dehors du futur portail Chorus Pro BtoB (factures étrangères, factures non assujetties à la TVA, factures PME, TME jusqu’en 2026…)

Étude markess

Lutter contre la fraude : est ce rentable ?

Télécharger l'étude

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