Les nouvelles obligations liées à la facturation électronique
e-invoicing : une facture digitale et des données structurées sinon rien
L’e-invoicing marque le passage à la facture électronique obligatoire : fini l’échange de factures ‘papier’ ou PDF, directement entre clients et fournisseurs !
Avec l’e-invoicing, les entreprises assujetties à la TVA seront tenues d’échanger leurs factures uniquement sous forme de facture électronique* ; par l’intermédiaire du Portail Public de Facturation ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (qui seront des plateformes privées immatriculées par l’Etat).
L’e-invoicing s’applique aux factures domestiques en contexte BtoB. Il impose un certain formalisme auquel les entreprises devront s’adapter :
• Les factures devront respecter un format structuré (XML) ou hybride (XML + PDF)
• Elles devront contenir 26 données obligatoires (Siren, TVA, dates, …) dès la première vague de déploiement de la réforme. 8 données supplémentaires seront à fournir à partir du 1er janvier 2026.
Rappelons qu’une facture comporte actuellement 14 mentions obligatoires, là où le socle de la réforme en prévoit donc 26, à transmettre de façon structurée. De fait, cette nouvelle donne va contraindre les entreprises à renforcer leur référentiel client et fournisseur. Au risque sinon de se voir rejeter leurs factures.
A savoir : certaines informations utiles pour le traitement métier des factures (code chantier, code douane, numéro d’index ERP etc.) ne seront pas nécessairement présentes parmi les données structurées du e-invoicing. Pouvoir extraire automatiquement ces données via un service tiers est donc un besoin à prendre en compte pour tous ceux dont les besoins en dépendent ; sauf à revenir à un traitement manuel des factures.
*Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, qui contient des données ‘structurées’, pour être traitées informatiquement.
e-reporting : ça s’accélère pour la transmission des données de facturation à l’administration fiscale
Le e-reporting désigne le fait de transmettre à l’administration fiscale certaines ‘données’ de facturation et de paiement ; en les déposant sur le Portail Public de Facturation.
Concrètement, l’obligation de e-reporting s’appliquera à toutes les factures non concernées par le e-invoicing, comme les factures BtoB internationales ou les factures BtoC et les encaissements. Selon la nature des opérations commerciales les données à transmettre diffèreront.
L’enjeu pour les entreprises ? La fréquence et le délai de ces e-reporting.
Prenons l’exemple des entreprises soumises au régime réel normal mensuel pour la TVA. Ces dernières devront fournir chaque mois quatre e-reporting :
• 3 dépôts (un par décade) pour les données de transaction
• 1 dépôt (pour le mois) pour les données de paiement
• A transmettre au plus tard 10 jours après la fin de chaque période
Satisfaire aux exigences du e-reporting, signifiera donc d’être capable de rassembler très vite, de nombreuses données de transaction commerciale ou de paiement provenant de différents flux, de différents systèmes d’informations comptables, sous différents formats… Une tâche qui pourrait s’avérer complexe et chronophage à défaut de disposer de fonctionnalités d’e-reporting automatisé!
Cycle de vie de la facture : partagez vos statuts !
La réforme prévoit que l'état de traitement des factures doit être communiqué au Portail Public de Facturation.
14 statuts permettront de renseigner le cycle de vie de la facture. Certains statuts seront ‘obligatoires’ (déposée, rejetée, encaissée, refusée) et d’autres ‘recommandés’ (mise à disposition, prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, paiement transmis).
Les entreprises devront suivre le plus rigoureusement possible le traitement de leurs factures afin de communiquer ces statuts au Portail Public de Facturation.
Ces efforts des entreprises permettront-ils d’’améliorer la visibilité sur le traitement des factures ?
Pour l’administration fiscale certainement : en étant informé en quasi-temps réel des dépôts de factures et des encaissements l’état aura une vision de l’activité jamais connue à ce jour.
Pour les entreprises, qui sont majoritairement intéressées par la gestion des cas de litiges, les seuls 4 statuts obligatoires n’offriront pas la visibilité attendue. Les entreprises souhaitant favoriser la relation avec leurs fournisseurs en leur donnant la vision la plus complète du suivi de leur facture, devront bien anticiper ce point et envisager l’intégration des statuts non obligatoires tels que ‘ en litige’ ou ‘suspendu’.
Quels services offre le Portail Public de Facturation aux entreprises ?
Une nouvelle plateforme de facturation gratuite
Le Portail Public de Facturation est un service gratuit mis à disposition des entreprises par l’Etat dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.
Le PPF est inspiré de la plateforme Chorus Pro qui assure déjà depuis 2017 la dématérialisation des factures dans le cadre des transactions BtoG (Business to Government). Dès sa mise en place, le Portail Public de Facturation deviendra la nouvelle plateforme par défaut pour la transmission et la réception des factures digitales BtoB et BtoG.
Trois grandes fonctions du portail public
Le Portail Public de Facturation est au cœur du nouveau dispositif de facturation. En centralisant et en transmettant les données de facturation et de paiement à la DGFiP, le PPF joue le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et l’administration fiscale.
Le PPF offrira aux entreprises des services minimums autour de 3 grandes fonctions :
- Emettre des factures
Le fournisseur pourra saisir la facture sur le portail puis en récupérer une version PDF contenant ses données. Autre alternative : le système d’information du fournisseur communiquerait directement avec le PPF (via API ou protocole EDI) afin d’assurer le dépôt des factures dans l’un des trois formats acceptés (UBL, CII, Factur-X). Le fournisseur pourra aussi suivre le traitement de ses factures depuis le Portail Public de Facturation a minima au travers des 4 statuts obligatoires.
- Recevoir des factures
L’acheteur aura la possibilité de consulter les factures reçues sur la plateforme, de les télécharger manuellement depuis le portail ou de les intégrer via API ou protocole EDI dans son système d’information / application comptable. Il devra également y notifier ses statuts, notamment s’il refuse la facture pour des raisons métier (statut obligatoire).
- Transmettre les données ‘obligatoires’
Acheteurs et fournisseurs utiliseront le Portail Public de Facturation pour transmettre à l’administration fiscale l’ensemble des données obligatoires relatives à l’e-invoicing et au e-reporting.
Limites et alternatives du Portail Public de Facturation (PPF)
Ce que le Portail Public de Facturation ne fera pas
Le PPF fournira gratuitement aux entreprises des services d’émission et de réception de factures électroniques. Pour autant, les entreprises devront bien évaluer leurs flux et leurs besoins car le portail public offrira uniquement des services minimums.
Pour illustration, voici quelques exemples, non exhaustifs, de ce que le PPF ne fera pas :
- Traiter d’autres formats que les 3 formats minimum du socle UBL, CII et Factur-X
- Envoyer/recevoir certaines factures électroniques par exemple les factures internationales, BtoC ou celles échangées avec des non assujettis à la TVA
- Extraire automatiquement d’autres données en dehors des données dites obligatoires (pas d’extraction de code entrepôt, numéro de commande…)
- Réaliser le traitement métier des factures (rapprochement, validation, paiement…)
Réaliser des contrôles métier (ex : vérifier les montants de facture HT+TVA=TTC, faire la ventilation de la TVA, …)
- Gérer les modes de sécurisation (signature électronique, PAF, EDI Fiscal)…
OD et PDP : des alternatives au Portail Public de Facturation
Si le Portail Public de Facturation n’a pas été conçu pour répondre à toutes les particularités de
s entreprises, le dispositif de facturation mis en place par l’Etat ne s’arrête pas là. Il est complété de deux autres types d’acteurs :
• Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Le rôle des OD et des PDP sera de proposer de nombreux services additionnels à valeur ajoutée.
Un Opérateur de Dématérialisation permettra d’automatiser de nombreuses tâches induites par la réforme comme la création des factures sortantes aux formats du socle (UBL, CII, Factur-X), les e-reporting, l’envoi des statuts du cycle de vie au PPF…. Certains OD pourront aussi palier aux limites du PPF en automatisant des contrôles métier spécifiques à l’entreprise, en réalisant le rapprochement automatique, ou en gérant l’envoi et la réception de factures internationales ou BtoC…
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires pourront remplir les mêmes fonctions que les OD avec la particularité de pouvoir également traiter les flux EDI spécifiques types EDIFact ou Galia (la liste officielle des plateformes partenaires sera publiée sur le site de la DGFiP).
Attention néanmoins : ces plateformes PDP devant démontrer un haut niveau de sécurité informatique afin d’être immatriculées par l’Etat (via des certifications Secnumcloud / ISO 27001), un surcoût de l’ordre de 10 à 20% vis-à-vis des OD, est à prévoir. D’où l’importance de bien comprendre les critères de choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire avant de s’engager.
