Facture électronique obligatoire, faut-il s'y préparer dès maintenant ?

Tout le monde en parle : le passage à la facture électronique - obligatoire et pour toutes les entreprises – est désormais inéluctable. Le projet de loi de finance 2020* est clair : l’administration fiscale Française veut généraliser l’échange de factures électroniques « pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA ».  Mais pourquoi cet empressement soudain de la part de l’Etat ? Quels impacts sur la facturation des entreprises ? Et que doivent-elles faire pour transformer cette réglementation en opportunité ? Eléments de réponses…

La facture électronique obligatoire : pourquoi ? comment ?

Qu’on ne s’y trompe pas : la première motivation de l’Etat n’est pas la simplification de la facturation pour les entreprises. Il s’agit avant tout pour les autorités fiscales de mieux lutter contre la fraude à la TVA. Et cela presse : selon la Commission Européenne, en France ce fléau représente une perte annuelle de 20 milliards d’euros. Concrètement, le modèle visé par la France est celui du « Clearance ». Déjà pratiqué par de nombreux pays – Italie, Espagne, Turquie, Brésil… - il impose que chaque facture soit déposée au format électronique sur une plateforme autorisée par l’Etat, et cela avant transmission au client. La vérification de la facture est ici faite en temps réel par l’administration et non plus à posteriori !

Ce qui va changer…

Premier impact évident pour les entreprises : être en mesure d’accueillir et traiter ces factures électroniques au sein de leur processus Procure-to-Pay. Ce qui implique que ce dernier soit d’ores et déjà digitalisé. Deuxième impact, moins intuitif : savoir gérer une plus grande complexité de formats et de sources. Car en effet, la facture électronique « universelle » est un leurre : l’exemple des pays ayant déjà mis en œuvre ce modèle, démontre que les factures « Clearance » sont un canal de factures supplémentaire à gérer pour les entreprises ! Et faute de standard mondial ni même européen, les entreprises opérant dans différents pays doivent traiter tous les formats de facture électronique choisies par ces pays. Pire : 20% à 30% des factures internationales sont encore reçus au format papier. Une complexité accrue donc !

…et ce qui ne changera (hélas) pas

Attention au miroir aux alouettes. Ce nouveau modèle de facturation n’affranchi hélas pas les entreprises du besoin d’extraire et saisir les données comptables. Les retours d’expérience dans le monde le démontrent : la majorité des données échangées sur les factures électroniques ne concerne que la TVA. Les autres données utiles au traitement d’une facture ne sont pas nécessairement véhiculées. L’extraction de ces données reste à la charge des entreprises. Une seule véritable alternative : automatiser l’extraction pour récupérer l’ensemble des données, plus rapidement et à moindre coût. Dans ce dernier cas, les organisations doivent être particulièrement vigilantes à la performance d’automatisation de la solution choisie : passer par exemple de 60% à 85% d’automatisation, c’est 5 fois moins de travail restant à charge pour les équipes comptables.

Pourquoi faut-il digitaliser le cycle Procure-to-Pay dès maintenant ?

On le voit, le passage à la facture électronique obligatoire pour tous n’est pas le graal tant attendu par les entreprises : toujours plus de formats, de canaux et de données à traiter. Le premier impératif des entreprises est donc de digitaliser pleinement leur processus Procure-to-Pay.

Car en automatisant ledit processus dès aujourd’hui, les organisations intègrent de facto les usages digitaux qu’implique ce nouveau modèle, tout en bénéficiant - immédiatement - des apports de la dématérialisation : réduction des coûts et délais, auditabilité, pilotage…. En outre, reporter sa digitalisation du processus Procure-to-Pay reviendrait à prendre un gros risque : devoir gérer deux projets de front ! Sa digitalisation et son adaptation au modèle Clearance. Anticiper est la clé, comme l’a fait LIDL.

La mise en place d’ITESOFT pour digitaliser notre processus P2P répond à un objectif d’anticipation sur la réglementation qui oblige les relations B2B à être entièrement digitalisées. » Rachel Finkelsztejn - Directrice Financière, LIDL

La question n’est donc plus de savoir si les entreprises françaises doivent se préparer et vite, mais « comment ?».

Notre expérience dans la digitalisation des processus métier, et en particulier le Procure to Pay – plus de 4 millions de documents traités par jour, de tous formats, par plus de 650 clients avec 92% d’automatisation constaté, incluant le clearance Italien et Turc – nous démontre chaque jour qu’il est possible de faire d’une évolution réglementaire une véritable opportunité.

A condition de disposer tout de suite d’une solution de digitalisation capable de capturer tous les flux papier et électroniques (EDI, PDF, Clearance …), d’en extraire automatiquement toutes les données avec le meilleur taux d’automatisation et suffisamment agile pour s’adapter à toutes nouvelles évolutions réglementaires ou d’organisation interne. * Article 153 de la loi de finance 2020