Dossier du locataire: trop d'administratif pour les agences ?

L’immobilier locatif : une activité sous tension 

Pour une agence immobilière, la rentabilité dépend de son modèle économique : commissions perçues sur les ventes ou sur la gestion/location.

• À court terme, la vente est plus rentable pour une agence, car chaque transaction rapporte une commission élevée immédiatement.
• À long terme, la location et la gestion locative sont plus rentables si l’agence parvient à constituer un portefeuille important de biens. Les revenus sont moins élevés par bien, mais ils sont réguliers et prévisibles, offrant une sécurité financière et une valorisation de l’agence en cas de revente de son activité.

Bien sûr, la rentabilité de la location dépend aussi du taux de rotation des locataires, du taux de vacance et de la qualité du portefeuille géré. Mais d’une façon générale, la plupart des agences immobilières ont intérêt à combiner les deux activités afin d’optimiser leur rentabilité globale et lisser les risques liés aux cycles du marché immobilier.

Pourtant, certaines agences ont de plus en plus de mal à maintenir une activité suffisante sur le locatif. Pourquoi ? En raison d’un déséquilibre entre l’offre et la demande mais aussi d’une gestion des dossiers trop coûteuse en ressource.

1. De plus en plus de candidats à la location : la forte hausse des taux d’intérêt a exclu une partie des ménages de l’accession à la propriété. Ces derniers se reportent sur le locatif et viennent gonfler le flux des demandes que les agences peinent à gérer.
   
   
2. De moins en moins d’offres de location : les nouvelles contraintes énergétiques (DPE) et le coût des travaux de rénovation qu’elles imposent aux propriétaires ont tendance à réduire l’offre de location. Cela sans compter la concurrence des plateformes de location type Air BnB qui contribuent aussi à l’assèchement du marché locatif traditionnel.
   
   
3.  Une gestion des dossiers trop coûteuse et risquée : beaucoup d’agences proposent aux candidats de transmettre leur dossier par email et acceptent les dossiers papier. Le contrôle manuel des pièces, de la complétude du dossier tout comme les multiples échanges de documents agence-candidat sont chronophages, risqués (pertes de documents, fraudes, fuites de données) et grèvent la rentabilité de l’activité.

Face à ces constats, il apparait nécessaire pour les agences de repenser le parcours locatif et la gestion des dossiers des futurs locataires.

Comment rendre la gestion du dossier locataire plus rentable et plus sécurisée ?

Moderniser la collecte de documents et le contrôle du dossier du locataire

La tension sur le marché fait que lorsqu’un bien est mis à la location, les demandes explosent et saturent les agents immobiliers. Or, ces derniers ont précisément besoin de traiter les candidatures plus vite que leurs concurrents s’ils ne veulent pas perdre le bien et s’assurer des futurs revenus récurrents.

Or dans la pratique, la gestion des dossiers est souvent manuelle et représente une charge importante pour les agences immobilières.

D’après les données sectorielles et les pratiques observées :

• Le délai moyen de validation d’un dossier de location est de 5 jours ouvrés, ce qui inclut la collecte, la vérification et l’analyse des nombreuses pièces justificatives.
• La collecte et le contrôle des dossiers peuvent représenter jusqu’à 30 % du temps total travaillé à la gestion locative, notamment en l’absence d’outils numériques performants.

Heureusement, comme nous allons le voir dans la prochaine partie, l’automatisation (plateformes de collecte, contrôle KYC, relances automatiques) peut réduire significativement ce temps.

UNE MASSE DE DOCUMENTS HÉTÉROGÈNES À TRAITER : Les justificatifs fournis par les locataires concernent l'identité, la domiciliation, la situation professionnelle et les ressources. Par exemple : CNI, avis d'imposition ou de non imposition, attestation de simulation des aides au logement, quittances de loyer, avis de taxe foncière, extrait K ou K bis du RCS, copie de la carte professionnelle (profession libérale), certificat d'identification INSEE (travailleur indépendant)...

Renforcer la lutte contre la fraude documentaire

La concurrence accrue des candidats sur un nombre d’offres restreint a un effet : elle favorise les comportements frauduleux. Fausse déclaration de travail, modification de revenu, faux documents… la tentation de frauder est grande pour enjoliver son dossier et se rendre éligible à de nouveaux logements. Près de 1 dossier sur 4 présenterait au moins un document frauduleux.

Derrière ce chiffre, une réalité pour les agences et les propriétaires : le risque de loyers impayés.

Problème : au regard du volume de demandes qui explose et des délais de réponse qu’il convient de réduire, les agences ont-elles encore le temps d’effectuer ces contrôles sérieusement ?

A l’heure des deep fakes de faux documents vendues pour quelques euros sur les réseaux sociaux grands public, de plus en plus de professionnels comprennent l’importance de se doter d’outils efficaces permettant d’automatiser et systématiser leurs contrôles antifraudes.

Comment fonctionne un parcours client digitalisé et automatisé grâce à l’IA, en contexte locatif ?

L’IA permet d’automatiser toutes les tâches du parcours d’entrée en relation qui étaient auparavant réalisées manuellement :

1. Collecter les pièces justificatives : fini les échanges d’emails et la perte de documents. Le candidat locataire dépose ses justificatifs sur un portail web sécurisé. Contrat de travail, bulletins de salaires, avis d’imposition, justificatif de domicile, pièce d'identité en cours de validité, certificat de scolarité… tous les documents du dossier de location sont dès l’origine centralisés et accessibles en format dématérialisé.
   
   
2. Extraire les données : oublié la saisie manuelle. Toutes les informations sont extraites automatiquement. Qu’elles soient sous forme d’image (photo du candidat) ou de données (nom, prénom, date et lieu de naissance…).
   
   
3. Vérifier la validité et l’authenticité des documents : plus de contrôles manuels. Toutes les vérifications métier, réglementaires, KYC… sont automatisées : contrôles intra-document (ex : validité d’une date de moins de 3 mois), contrôles inter-documents (ex : cohérence des données nom, adresse, revenu sur les différents documents du dossier), l’appel à des référentiels externes (ex : PPE, gel des avoirs…) et la détection de falsification de documents (ex : modification de nom, montant, date…).
   
   
4. Contrôler la complétude du dossier : les robots d’IA vérifient en temps réel que l’ensemble des pièces attendus ont bien été transmises. Les candidats sont guidés et les agents immobilier ne traitent que des dossiers complets.
   
   
5. Relancer les candidats locataires : fini les navettes candidat-agent. Si lors du dépôt de documents, une pièce est manquante ou non valide, une notification en informe immédiatement le candidat. Des relances emails ou sms automatisées complèteront le dispositif tout au long du parcours selon les règles voulues par l’agence.

Quels sont les bénéfices de la digitalisation du traitement du dossier de location ?

En digitalisant le parcours locataire et en automatisant le traitement des pièces de son dossier, tous les acteurs sont gagnants.

Amélioration de l’expérience client pour les candidats locataires

L’expérience de dépôt du dossier est fluide, simple, rapide. Le service disponible en 24/7. Les candidats sont guidés et informés en temps réel de la prise en compte ou non de leurs documents et de la complétude de leur dossier.

Solvabilité assurée pour les propriétaires

Grâce à l’automatisation des traitements et aux contrôles des données, des documents et aux outils de détection de fraudes documentaires, l’agence est en mesure de proposer plus vite à ses propriétaires, une pré-sélection de locataires fiables et solvables.

Efficience et rentabilité pour les agences immobilières 

L’automatisation des nombreuses tâches manuelles (collecte, saisie, contrôle, relance) allège la charge administrative pour plus de rentabilité. Grâce à l’aide des robots d’IA qui contrôlent les dossiers en temps réel même quand l’agence est fermée, le processus de présélection est accéléré, fiabilisé, et les agents immobilier libère du temps pour un meilleur suivi client.

En résumé, sur un marché de la location en tension, où les agences se doivent d’innover sans cesse pour répondre à leurs enjeux commerciaux, économiques et réglementaires, l’automatisation du processus de constitution des dossiers locataires est un levier à considérer avec la plus grande attention.