Les best practices à adopter pour gérer la disparition des factures papier

Peu importe la taille d’une entreprise, les services comptables sont tous confrontés à des problèmes communs : pertes de temps liées à la circulation et à la saisie des factures, erreurs de traitement, tentatives de fraudes et complications que peuvent entraîner des processus mal maîtrisés. La facture électronique offre une solution à toutes ces problématiques (en plus de représenter un enjeu écologique); mais comment la disparition des factures papier impacte-t-elle le fonctionnement même des services comptables ?

Les modèles clearance et post-audit

Les administrations fiscales au niveau mondial ont aujourd’hui deux façons distinctes de s’assurer que les factures, base du calcul de la TVA, sont authentiques.

Dans le modèle clearance, les factures émises par les fournisseurs doivent être validées par l’administration fiscale avant d’être envoyées au client au format EDI via une plateforme. C’est à l’État de définir un ou plusieurs formats structurés pour l’échange des factures. Certains pays Européens, comme l’Italie, fonctionnement aujourd’hui de cette façon.

Dans le modèle post-audit, l’administration donne des méthodes permettant de justifier l’authenticité et l’intégrité des factures servant de base au calcul de la TVA. L’état se réserve ensuite le droit de réaliser des audits afin de vérifier si les factures sont conformes aux recommandations, y compris plusieurs années après la réception des factures. C’est le modèle qui est utilisé en France. Les factures peuvent être transmises sous des formats très variés : papier, PDF envoyé par e-mail, EDI via un standard défini entre le fournisseur et le client, etc…

Quelles sont les 3 façons de sécuriser les factures dans notre modèle post-audit ?

  1. Avec le format EDI « fiscal »

Si le format des factures est défini entre le fournisseur et son client, l’État impose cependant ses exigences en termes d’archivage des fichiers et messages échangés. L’authenticité des factures est assurée par le croisement des données entre le fournisseur et le client.

  1. Avec la signature électronique

L’intégrité de la facture est garantie de façon intrinsèque par le mécanisme technique utilisé. Grâce à la signature électronique, l’administration peut savoir qui a émis la facture, et il est impossible de modifier cette dernière sans casser la signature. Il appartient au client de vérifier la validité de celle-ci.

  1. Avec la piste d’audit fiable

La piste d’audit fiable est obligatoire pour toutes les factures reçues au format papier ou PDF, ce qui concerne aujourd’hui quasiment 100% des entreprises françaises. Dans ce cas de figure, l’État demande de vérifier que la facture reçue correspond à une vraie livraison de bien ou de service. Le processus de réception de la facture doit être documenté et des contrôles doivent être faits de façon manuelle ou automatique.

DISPARITION DES FACTURES PAPIER : TOUS EN EDI ? …OU PAS !

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Quel mode de réception des factures dans les pays post-audit ?

Selon une étude récente*, le volume de factures échangé au format EDI ne progresse que très lentement (15% en 2018). En revanche, le format papier a fortement diminué au profit des factures échangées directement par mail ou via des portails.

Si le volume papier représentait encore plus de 75% il y a quelques années, on note que les factures Email/PDF remplacent peu à peu le papier (34% des factures échangées en 2018 contre 36% pour le papier). Ce mode d’échange s’est généralisé grâce aux évolutions règlementaires qui facilitent sa mise en place et les processus qui l’entourent.

La mise en place du format EDI étant complexe, les entreprises passent en général par un prestataire EDI qui gère la connexion avec le fournisseur, l’archivage des messages, la liste des partenaires et l’adaptation de formats à votre format de réception. Mais l’adoption de l’EDI est fortement limitée par la multiplicité des prestataires, des formats et des processus à mettre en place dans un pays post-audit.

Puisque le format EDI va avoir du mal à se généraliser dans les pays post audit, quelles sont les best practices à adopter ?

Dans les pays post-audit comme la France, la disparition des factures papier et le passage à la facture électronique se fait majoritairement avec l’échange de fichiers PDF. Les bénéfices sont importants :

  • Plus de factures papier à manipuler,
  • Pus de coûts d’archivage papier,
  • Plus besoin de numériser les factures.

Cependant, une fois ces factures réceptionnées, l’efficacité du processus d’extraction et du traitement des données est crucial. Pour digitaliser un processus de bout en bout et décupler son efficacité, il faut automatiser le plus de tâches manuelles possibles, et il est donc très important de prendre en compte les taux de lecture automatique de ses factures.

Si un service comptable reçoit 100 factures par jour avec 10 champs à saisir par facture, cela représente 1000 champs à saisir. Avec un taux d’extraction automatique est de 50%, il restera 500 champs à saisir. Et si ce taux d’extraction automatique est de 85%, il ne restera plus que 150 champs à saisir. La productivité des équipes est donc multipliée par 3. La dématérialisation des factures fournisseurs propulse ainsi l’entreprise vers plus de productivité et d’efficacité opérationnelle.

La solution Capture as a Service d’ITESOFT permet de dépasser 85% de factures traitées en straight-throuh-processing tout en alimentant une piste d’audit fiable. Pour en savoir plus sur cette solution, nous vous invitons à aller visionner notre webinaire « Disparition des factures papier : tous en EDI ?.. Ou pas ! ».

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  • 2018 Payables Inside Report – Ardent Partners

Article écrit par Rémy Domrane,
Campaign Marketing Manager

Titulaire d'un Master en Marketing & Communication, Rémy a rejoint les équipes d'ITESOFT en 2018. Sa connaissance du secteur B2B et son appétence naturelle pour les nouvelles technologies en font le candidat idéal pour le poste de Campaign Marketing Manager, et il n'a de cesse d'étendre ses connaissances dans le domaine de la dématérialisation des processus financiers.

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