Clearance, factures électroniques : ce qu’il faut savoir et comment s’y préparer

Clearance ! Ce modèle qui permet à une administration fiscale de contrôler les transactions en temps réel et de sécuriser la récolte de la TVA a le vent en poupe.

Nombreux sont les pays qui ont déjà franchi le pas (Brésil, Italie, Pologne, Angleterre, Roumanie, Espagne, …), ou qui s’engagent dans cette voie. C’est le cas de l’Administration fiscale Française qui envisage sa mise en œuvre et généralisation à horizon 2023-2025.

Il faut dire que le manque à gagner en recettes TVA non perçues concerne tous les pays : selon le rapport 2018 de la Commission européenne, l’Europe aurait un « écart de TVA » de 147 milliards d’euros dont 20 milliards pour la France uniquement.

Mais si l’enjeu de l’administration est clair, quels seront les impacts de ce changement de modèle sur votre processus Procure-to-Pay ? Et comment pouvez-vous vous y préparer ? On fait le point !

1 – Clearance et facturation électronique obligatoire : de quoi parle-t-on ?

Au travers du projet de loi de Finance 2020, l’Administration fiscale Française affiche sa volonté d’évoluer d’un modèle « post-audit » vers un modèle « Clearance » avec un objectif clair : lutter contre la fraude fiscale et mieux sécuriser la récolte de la TVA, première recette de l’État. Pour bien comprendre les enjeux de cette transition, revenons sur quelques définitions et points clés.

Post-Audit / Clearance : quelle définition ?

En pratique, il existe 2 grands modes de contrôle selon les administrations fiscales :

  • Le modèle post-audit

C’est le modèle que nous connaissons actuellement en France. Le contrôle intervient après l’émission de la facture. Il est obligatoire de garantir l’authenticité et l’intégrité des factures durant la période d’archivage.

  • Le modèle Clearance 

L’administration fiscale locale s’interpose ici entre les assujettis. Elle impose que chaque facture soit déclarée par le fournisseur – le plus souvent via une plateforme déterminée par – et autorisée par l’administration, avant transmission au client. La vérification de la facture est ici faite en temps réel par l’administration et non plus à posteriori !

Quels enseignements tirer de nos voisins Européens ?

Si l’on connait le cadre et l’échéance du projet Français, beaucoup d’éléments sont encore en réflexion comme nous le verrons ci-après. Mais les premiers retours d’expérience « Clearance » de nos voisins Européens – Espagne, Portugal, et surtout l’Italie (premier pays européen à avoir rendu la facture électronique obligatoire en B to B dès janvier 2019) – sont instructifs et aident à se projeter plus avant.

Quelques points communs des pays ayant franchi le pas :

  • Les obligations d’e-invoicing et e-reporting ne vise que les opérations réalisées sur ledit territoire (un pays ne pouvant légiférer que pour lui-même)
  • A ce jour, chaque pays a imposé son format de transmission des factures et sa plateforme technologique (pas d’harmonisation Européenne)
  • Les informations devant être transmises se limitent généralement à celles permettant le contrôle TVA (et non le traitement « métier » de la facture)
  • L’envoi de factures via d’autres formats (PDF, Papier…) que le « format électronique désigné » reste une pratique courante

L’expérience démontre actuellement que si chaque pays « veut son modèle Clearance », c’est en premier lieu dans un souci d’efficacité administrative, plus que de simplicité de gestion des factures pour les organisations.

Et si Clearance rime avec facture électronique, l’apparition d’un format d’échange unique n’a pas eu lieu dans la pratique obligeant toujours les organisations à gérer de multiples canaux.

En outre, dans ce paysage où chaque Etat Membre avance indépendamment sans concertation à l’échelle Européenne, se profilent une autre problématique : celle des factures internationales. Comment les traiter si chaque pays définit son propre format ?

2 – L’échange de facture en France en 2023-2025 : ce que l’on sait…ou pas

Si beaucoup d’incertitudes demeurent à ce jour, les premiers éléments du projet de loi permettent d’ores et déjà de lever les contours de qui attend les organisations présentes sur le territoire Français à moyen terme pour leur processus de facturation. Focus sur ce que l’on sait… et ce que l’on ne sait pas encore.

Que dit le projet de loi de Finance 2020 ?

En France, l’article 153 de ce projet de loi prévoit que :

« Les factures des transactions entre assujettis à la TVA sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la TVA ».

Autrement dit, désormais toutes les factures correspondant à des échanges nationaux et BtoB, seraient soumises à une double obligation :

  • Le format de la facture serait obligatoirement électronique (e-invoicing)
  • Les données seraient transmises à l’administration fiscale (e-reporting)

Notons que ces changements sont envisagés dans un laps de temps très court : le texte prévoit une application dès le 1er janvier 2023, ou au plus tard le 1er janvier 2025. Pour les organisations, l’anticipation sera donc le maître mot.

Format, donnée, conservation… de nombreuses incertitudes

Si le mouvement vers le mode Clearance et la facture électronique semble donc irréversible et à brève échéance, beaucoup d’incertitudes demeurent !

Parmi les principaux points en attente de réponses :

  • Quelles seront les modalités techniques (format(s), …) de la facture électronique (e-invoicing) ?
  • Quelles données devront être transmises (e-reporting) ?
  • Comment sera garantie la confidentialité et la conservation de ces données ? Par qui ?
  • Le calendrier d’entrée en vigueur sera-t-il le même pour une TPE, PME, un grand compte ?
  • Y aura-t-il maintien ou non de la Piste d’Audit Fiable ? Pour quels cas ?
  • Que se passera-t-il en cas de rejet de la facture par l’Etat ou de validation tardive ?…

3 – Comment s’y préparer ?

Désormais la question n’est plus de savoir si la France se dirige vers un modèle Clearance mais plutôt de savoir comment les entreprises françaises peuvent se préparer à l’arrivée de cette réglementation à horizon 2023 – 2025. Recommandations.

Conseil #1 : Digitaliser son processus Procure-to-Pay avant 2023

Espagne, Italie, Turquie, Brésil…, bien que les choix de plateformes technologiques ou de format de fichiers échangés soient différents, le Clearance s’appuie toujours sur une plate-forme « digitale » et des échanges de factures « électroniques ». Nul doute qu’il en sera de même pour la France.

Le premier impératif des entreprises est donc de digitaliser pleinement leur processus Procure-to-Pay : en effet, quel que soit le (ou les) format d’échange retenu par le gouvernement d’ici 2023, à quoi bon capter des flux de factures électroniques si le traitement en aval reste fondamentalement manuel ?

En digitalisant dès maintenant leur processus Procure-to-Pay, les organisations intègrent naturellement les usages digitaux qu’impliquera le Clearance. Et cela tout en bénéficiant dès aujourd’hui des apports de la dématérialisation (division des coûts et des délais par 5, traçabilité garantie de bout en bout, pilotage de la performance…).

Les organisations ont le choix. Néanmoins, celles qui n’auront pas déjà opté pour la dématérialisation de leur processus en 2023 courront alors un risque : celui de devoir gérer de front leur digitalisation et leur adaptation au modèle Clearance.

Conseil #2 : S’équiper pour traiter tous types de formats de factures

Avec l’arrivée du modèle Clearance, la facture électronique sera, de fait, appelée à se développer. Pour autant, tout laisse à penser que l’avènement d’un format « unique » d’échange de facture n’aura pas lieu, au contraire.

Plusieurs raisons à cela :

  • Quel que soit le format de facture électronique retenu par l’administration française, faute d’un standard européen ou global, les entreprises opérant dans différents pays devront être en mesure de traiter les différents formats de facture électronique choisis par ces pays.
  • Il est anticipé que 20% à 30% des factures seront encore au format papier dans un premier temps. Ne serait-ce que celles en provenance de fournisseurs étrangers qui ne seront pas tenus de passer par la plateforme d’état.

La coexistence de flux hétérogène papier, PDF, EDI, EDI Fiscal… restera certainement la norme. La diversité des formats pourrait même s’amplifier si chaque nouveaux pays Clearance crée son propre format de facture électronique comme cela a été le cas jusqu’alors.

Pour ne pas être prises de court les entreprises doivent donc se préparer dès maintenant à traiter tous types de factures. Cela en se dotant de solutions embarquant des technologies de capture omnicanale permettant de capter tous les flux de captures, par tous les canaux, dans tous les formats.

Conseil 3# : Penser automatisation

Les retours d’expériences des pays Clearance le démontrent : quel que soit le format d’échange retenu, très peu de données échangées ne concernent pas la TVA.

De fait, l’exhaustivité des données nécessaires au traitement d’une facture dans un environnement B2B – y compris des informations souvent essentielles comme le numéro de commande, un code chantier ou entrepôt – ne seront pas nécessairement véhiculées.

Il restera donc nécessaire d’en faire une extraction à partir d’un fichier PDF image… voire d’un document papier circulant en parallèle.

Là aussi, les organisations ont le choix : effectuer cette saisie manuellement ou s’équiper d’une solution de dématérialisation et d’automatisation de leur processus Procure-to-Pay qui leur permettra de récupérer l’ensemble des données, plus rapidement et à moindre coût.

En synthèse

L’évolution vers le modèle Clearance et la facture électronique est en marche. Pour se préparer à ces changements, les directions financières on le voit, ont tout intérêt à anticiper en digitalisant dès maintenant leur processus. Elles peuvent pour cela s’appuyer sur des solutions de dématérialisation et d’automatisation du processus Procure-to-Pay comme Streamline for Invoices qui leur permettront de capturer tous les types de formats de factures et d’en extraire 100% des données…. Indépendamment des futures décisions gouvernementales.

 

LES 5 RAISONS DE DIGITALISER LE PROCESSUS PROCURE TO PAY

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Article écrit par Laurent Olier,
Directeur de Projet Marketing

Laurent rejoint ITESOFT en 2000. Directeur de Projet Marketing et diplômé de l’IAE d’Aix en Provence, il dispose d’une expérience de plus de 15 ans dans la production d’évènements, d’études et de contenus autour de la dématérialisation et de l’automatisation des processus.

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