ERP et facture électronique :
intégrer un connecteur efficace

Quel est le rôle d’un connecteur ERP ?

Un connecteur est une sorte d’automate qui facilite le dialogue et la synchronisation entre plusieurs logiciels utilisés par l’entreprise. Dans le cadre spécifique du traitement des factures, on parle de « connecteur ERP » : il fait le pont entre la plateforme de dématérialisation des factures et un (ou plusieurs) logiciel(s) de gestion d’entreprise (ERP).

Grâce à un connecteur ERP, les informations circulent rapidement d’une application à l’autre, ce qui évite les doubles saisies, limite les erreurs et fait gagner du temps.

Mais attention : tous les connecteurs ERP n’offrent pas le même niveau d'intégration. Une différence fondamentale porte sur la notion de connecteur synchrone ou asynchrone. L’un communique en temps réel, l’autre en différé. On vous explique ça dans les lignes qui suivent  

Principales différences entre un connecteur ERP synchrone et asynchrone

Voici un comparatif entre les connecteurs synchrones et asynchrones adapté au contexte Procure-to-Pay (intégration entre une solution de dématérialisation des factures et un ERP). 

A la lecture de ce comparatif, on comprend qu’un connecteur synchrone est particulièrement recommandé dans les projets nécessitant une visibilité temps réel, des flux hautement automatisés, et un pilotage précis.

Pour autant, le mode synchrone n'est pas toujours indispensable :

📌 Un connecteur asynchrone conviendra parfaitement aux organisations gérant peu de flux ainsi qu'à celles équipées d'un ERP relativement simple d'un point de vue fonctionnel.

📌 En revanche les organisations gérant de fortes volumétries de factures et de nombreuses règles métier avec des ERP très puissants et à la mécanique complexe comme SAP, Oracle et Microsoft Dynamics, ont intérêt à considérer le mode synchrone de près. 

La société ISAGRI équipée de l'ERP Dynamics F&O a fait le choix du synchrone et son témoignage est sans équivoque. Nous vous en dévoilons ci-après quelques extraits tirés de notre webinaire.

Pourquoi l’interopérabilité avec un ERP est essentielle :
le retour d’expérience de ISAGRI

ISAGRI est un éditeur de logiciels qui traite 40 000 factures fournisseurs par an réparties sur 27 filiales. 50% des factures étant précédées de commandes, l’automatisation maximale du rapprochement comptable était essentielle. Pour l’autre moitié du flux, ie les factures sans commandes, le travail d’imputation analytique - sur une 20aine d’axes différents - était particulièrement important. Tout comme le processus d’approbation, embarquant 250 valideurs potentiels.  

Afin d’optimiser ses flux, ISAGRI a décidé de mettre en place la plateforme de dématérialisation des factures Streamline Invoices équipée d’un connecteur synchrone dédié à son ERP (Microsoft Dynamics 365 F&O).

📌Gains IT : mise en œuvre du projet sécurisée, maintenance simplifiée

D’un point de vue technique, il existe plusieurs avantages à disposer d’un connecteur synchrone :

• Projet sécurisé : sans connecteur, un planning de projet devrait inclure côté client une phase de création de demi-interfaces, avec parfois quelques surprises pouvant ralentir la livraison du projet de plusieurs semaines. Dans le cas d’une solution incluant un connecteur ERP clé en main, plus de gestion des interfaçages pour le client, plus de risque technique, quelques demi-journées d’installation et paramétrage suffisent.
• Maintenance minimisée : pour ISAGRI, un seul référentiel de règles de contrôle est nécessaire (côté ERP), ce qui élimine la nécessité de re-développer, maintenir et mettre à jour les contrôles dans plusieurs systèmes. Cela réduit significativement les coûts IT de paramétrage, de test et de support technique.​

📌Gains métier : une gestion des factures plus efficace

Le traitement automatisé des factures implique des échanges le plus fluide possible entre la solution de dématérialisation et l’ERP. En s’appuyant sur un transfert des données en temps réel, ISAGRI a su maximiser sa performance :

• +20 % de productivité en plus pour les comptables d’ISAGRI : grâce au contrôle en temps réel des référentiels de l’ERP, le taux de rapprochement comptable est optimisé (prise en compte des dernières réceptions par ex), la gestion des erreurs est accélérée (alertes en temps réel) et l’imputation analytique est guidée (choix sur liste) et fiabilisée.

• Un seul outil de travail désormais : avec un référentiel commun, strictement identique, en permanence, entre l’ERP et la plateforme de dématérialisation, les comptables d’ISAGRI n’ont plus besoin de mener des allers-retours avec l’ERP : tout est centralisé dans la solution de traitement des factures. Les processus sont fluides, sans ruptures.  

• Un pilotage 360° dans et hors l’ERP : grâce au connecteur synchrone avec son ERP, ISAGRI dispose d’une vision transverse, de A à Z : « où en est la facture ? Quelles sont ses échéances ? Est-ce qu'elle est bien comptabilisé dans Dynamics ? Chez qui est-elle en attente d'approbation ? Le statut (cycle de vie) a-t-il été transmis au fournisseur et à l’administration fiscale ?…. »

Conclusion

Un connecteur n’est pas qu’un outil technique : c’est un accélérateur de performance. L’exemple d’ISAGRI montre qu’il peut réellement transformer la gestion des factures : moins de risques techniques, plus de productivité et une vision 360° des processus. L’interopérabilité temps réel ouvre la voie à une automatisation plus large. La question est : jusqu’où irez-vous ?