Facture électronique
Liste des PDP pour la facture électronique : infos et calendrier
Tout savoir sur la liste des PDP / Plateformes Agréées: qui sont les candidats ? Quel est le calendrier d'immatriculation ? Comment choisir sa...
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La mise en place de la réforme sur la facture électronique obligatoire soulève toujours de nombreuses questions au sein des entreprises. Notamment concernant les cas de facturation qui sortent des sentiers battus. La gestion des notes de débit en est un exemple concret.
Si vous êtes concerné par ce cas d'usage, vous vous interrogez probablement sur les exigences réglementaires, les changements à anticiper et les démarches à entreprendre pour vous conformer à la nouvelle législation. Cet article a pour objectif de vous éclairer sur ces points.
Ce qu’il faut savoir sur la note de débit
Une note de débit ne constitue pas une facture.
Elle se distingue d’une facture dans son objectif et dans le contexte de son émission.
Une facture est émise initialement pour demander le paiement d’un bien ou d’une prestation de service fourni.
En revanche, une note de débit est utilisée pour apporter des ajustements à la hausse d’une facture déjà émise, elle fait état d’une dette (à l’inverse d’une note de crédit qui diminue la facture d'origine et a pour conséquence un remboursement de la part du vendeur).
Deux cas de figure différents existent :
Cas n°1 : la note de crédit est un document émis par un vendeur à son acheteur, et fait état d’une somme due par ce dernier. 👉Si celle-ci est accepté, elle devra donner lieu à une facture.Cas n°2 : la note de débit est un document émis par l’acheteur, et fait état d’une dette du vendeur envers lui. 👉Ici, le vendeur doit émettre un avoir.
Que prévoit la réforme facture électronique pour le cas des notes de débit ?
La note de débit seule, telle que décrite ci-dessus n’entre pas dans le champ de la facturation électronique (e-invoicing) et n’a pas à être transmise à l’administration. Sachant que la facture (ou l'avoir) relatif à cette opération aurait dû être envoyé auparavant.
Toutefois, dans certains cas particuliers (voir les exemples dans la dernière partie de cet article) les notes de débit peuvent être assimilées à des factures et nécessiteront alors d’être traités comme tel, dans le cadre de la réforme. Deux conditions à cela :
- La note de débit est soumise à la TVA
- La note contient l’ensemble des mentions obligatoires attendues par la réforme
Ce que cela change pour vous
Les notes de débit peuvent concerner un certain nombre de cas lors des transactions commerciales :
- Litige
- Coopération / Joint-venture commercial
- Remise de fin d’année
- Information sur la marchandise reçue par l’acheteur avec le poids / quantité non connue au moment de l’expédition par le vendeur
Il est important d’identifier l’ensemble des cas utilisés au sein de l’entreprise et s’aligner avec ses parties prenantes sur les nouveaux process à mettre en œuvre. Les processus liés à ces notes de débit ne peuvent pas être définis uniquement par l’entreprise au risque de :
- Se confronter à des problématiques de communication avec les tiers externes lors de la mise en œuvre de la réforme
- Complexifier les traitements comptables
Comment s’organiser d’un point de vue fiscal ?
La note de débit est une pratique historique dans certains secteurs. Après l’identification de l’ensemble des cas, il est important de se poser la question du fondement fiscal sur chaque typologie d’opération :
- Soumis à TVA
- Exonération de TVA (le cas échéant il faut définir quel texte justifie l’exonération de TVA pour identifier si ce type d’opération est dans le champ d’application de la réforme)
Une fois cette étape réalisée, il faut définir le process à appliquer :
- Faire évoluer la note de débit en facture ou en avoir
- Conserver la note de débit et prévoir l’émission par le client ou l’acheteur d’une facture / avoir en conséquence
Comment traiter les notes de débit avec votre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?
📌A noter : Depuis juillet 2025, la DGFiP remplace la dénomination Plateforme de Dématérialisation Partenaire par 'Plateforme Agréée' (par l'administration fiscale).
👉Lire notre article pour découvrir les principaux updates 2025 sur la facturation électronique.
Il existe plusieurs cas où la note de débit est soumise à la TVA et est assimilée à la facture.
Par exemple :
- Une refacturation à une société en participation
- Un avoir auto-facturé par l’acheteur
- Un avoir affacturé
- Un avoir auto-facturé affacturé
- Un avoir de facture d’acompte...
Ces cas-là entre dans le champ de la réforme. Cela signifie que ces notes de débit devront être des factures électroniques et être qualifiées de factures grâce au code type facture BT-3 prévu à cet effet. Votre plateforme PDP devra donc savoir assurer la transmission des factures / avoirs, et des données attendues, en fonction des différents cas de figure.
Par ailleurs, il est possible de transmettre les notes de débit en pièce jointe ou d’y faire référence dans les fichiers transmis à l’administration par exemple :
- Grâce au profil EXTENDED-CTC-FR, avec quelques données de ligne à renseigner
- Ou via le profil EXTENDED de Factur-X qui permet de renseigner plus de données, comme la référence à une note de débit en BT-122 + BT-123
- Utile également, les données en « objet facturé » BT-18, avec une liste de codes qui contient les données (DL : Debit Note number, CED : Ebit letter number, AOI : debit reference number)
Existe t-il d'autres situations impactées par l'obligation de facturation électronique ?
La gestion des notes de débit n'est pas le seul cas de facturation spécifique. Bien d'autres nécessitent aussi de mettre en place des adaptations fiscales, comptables et IT.
Pour vous accompagner dans cette démarche, nous avons élaboré un guide pratique, regroupant les 10 cas d'usage les plus essentiels de la réforme :
- Cas d'usage 1 : Les factures pour plusieurs commandes
- Cas d'usage 2 : Les notes de frais
- Cas d'usage 3 : Les factures réglées avant leur émission
- Cas d'usage 4 : L’affacturage
- Cas d'usage 5 : Les factures "adressées à"
- Cas d'usage 6 : Les notes de débit
- Cas d'usage 7 : L’auto-facturation
- Cas d'usage 8 : Les factures d’acompte
- Cas d'usage 9 : L’assujetti unique
- Cas d'usage 10 : L’encaissement partiel et l'annulation d’encaissement
Ne tardez plus, suivez notre guide ! 👇
Les 10 cas d’usage concrets de la facture électronique
Découvrez nos fiches pratiques à lire rapidement, pour comprendre les situations clés de la facturation électronique.
