L’archivage obligatoire des factures papier : c’est fini !

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Jusqu’à présent, les factures devaient être archivées dans leur format d’origine. Ainsi, les factures reçues au format papier étaient archivées physiquement. Un arrêté du 22 mars 2017, publié au journal officiel du 30 mars 2017, assouplit les conditions d’archivage des factures papier qui peuvent désormais être conservées au format numérique (PDF) sous certaines conditions. Creusons ensemble le sujet…

Archivage des factures papier, un enjeu pour les entreprise

Si la machine de la dématérialisation est bien en marche, la réglementation se fait toujours un peu attendre pour accompagner cette transformation majeure au sein des entreprises. Et pourtant, le stockage de documents papier est un véritable enjeu économique pour ces dernières, notamment dans les secteurs banques & assurances, mutuelles et administrations publiques. Le coût du papier est important, estimé entre 14 et 20€ pour la facture papier. La facture électronique, elle, pourrait coûter jusqu’à 6€ de moins. Cependant, ce n’est pas juste une question de coût. La dématérialisation du traitement des factures permet également de gagner en agilité grâce l’automatisation et elle permet aussi de sécuriser les processus tout en réduisant les délais de traitement.

Mais à quoi bon investir dans la dématérialisation si la réglementation oblige les entreprises à conserver les factures papier qu’elles reçoivent quotidiennement ?

Les professionnels étaient jusqu’ici contraints de conserver et stocker leurs factures dans leur format d’origine. De ce fait, toutes les factures « papier » reçues devaient être stockées physiquement pendant 6 ans minimum (durée fiscale réglementaire). Les entreprises pouvaient, si elles le souhaitaient, scanner ces factures mais la conservation papier restait nécessaire.

Passer à la facture électronique mais quid de leur conformité ?

Avec la publication de cet arrêté, la facture électronique devient une évidence et sera bientôt la norme. Les entreprises pourront donc conserver au format électronique les factures établies ou reçues sur support papier, au même titre que les autres pièces justificatives. La parution du 30 mars dernier au Journal Officiel permet de prévoir les modalités de numérisation des factures papier. C’est la partie importante de cette nouvelle réglementation. En effet, au-delà de la possibilité de conserver les factures papier sous format électronique, l’important est de bien comprendre « comment » pour préserver la valeur juridique du document.

L’arrêté précise que la reproduction des factures doit se faire à l’identique, c’est-à-dire « une copie conforme à l’orignal en image et en contenu. De ce fait, les couleurs devront être conservées et reproduites à l’identique. La mise en garde est faite sur la compression qui pourrait entraîner une perte de qualité de l’image et ainsi compromettre la reproduction à l’identique. Le format retenu est donc le format PDF (Portable Document Format) « dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données ». Il devra être horodaté.

La facture électronique est bien sûr soumise à une politique de contrôle stricte concernant la certification, l’empreinte numérique et la signature électronique certifiée.

La réglementation ne cesse d’évoluer dans le sens de la dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises peuvent utiliser sans contrainte technologique la facture dématérialisée mais à la condition que des  » contrôles documentés et permanents mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison des biens ou prestation de services qui en est le fondement. »

Il est donc impératif de mettre en œuvre une Piste d’Audit Fiable, c’est-à-dire une série de contrôles internes « documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures. Vous pouvez consulter notre article sur le sujet.

La réglementation ne cesse d’évoluer dans le sens de la dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises peuvent utiliser sans contrainte technologique la facture dématérialisée mais à la condition que des « contrôles documentés et permanents [soient] mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison des biens ou prestation de services qui en est le fondement. »

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Article écrit par Jade Tonga,
Chef de projets Contenus et Inbound Marketing

Experte en communication digitale, Jade évolue depuis plusieurs années dans le domaine des nouvelles technologies. Son but ? Vulgariser les sujets liés à la transformation digitale pour vous informer sur les toutes dernières tendances.

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