Sommes-nous en passe d'assister à une généralisation de l'usage du portail fournisseurs dans les organisations publiques et privées ?
Selon le 6e baromètre Dématérialisation-Finance, publié par l'APDC, la DFCG, Itesoft, Mazars, Fujitsu, Les Echos et Option Finance, 19% des sondés déclaraient déjà avoir un projet d'équipement en matière de portail fournisseurs (et 18% indiquaient en être équipés) : 1 organisation sur 3 avait donc déjà franchi le pas ou s'apprêtait à le faire ! 2 ans plus tard, la mise en service du Chrorus Portail Pro*, faisait évoluer les pratiques... avec de nouveaux projets d'équipement ! Car le portail fournisseurs peut répondre à de nombreux enjeux :
La réponse à des enjeux de productivité… mais pas seulement !
S'affranchir des tâches chronophages de la relation fournisseurs C'est un des enjeux de taille. Les activités consommatrices de temps sont nombreuses au sein des comptabilités fournisseurs. Citons à titre d'exemple :
- La réponse aux requêtes et relances des fournisseurs sur le suivi de leurs factures
- La gestion des litiges avec les fournisseurs
- La prise en compte des demandes de modification de coordonnées fournisseurs, de RIB…
En donnant aux fournisseurs, l'accès à un portail incluant des fonctions de consultation et de suivi de leurs factures, de chat, de saisie de factures en ligne ou bien encore de dépôt de documents (nouveau RIB...), les équipes comptables sont moins sollicitées et gagnent du temps.
Et les gains peuvent être conséquent : le temps passé par exemple, par les comptables à répondre aux requêtes des fournisseurs -par téléphone ou par email- représenterait jusqu'à 30% de leur journée !
Contribuer à la Piste d'Audit Fiable
Depuis la nouvelle réglementation sur la Piste d'Audit Fiable et la facture électronique, il est désormais possible, sous condition de la mise en place de cette « Piste d’Audit Fiable », d’échanger très simplement des factures papier et électroniques non signées (formats EDI ou PDF simples).
Les portails fournisseurs permettant de déposer des factures dans un format électronique, ont donc un double avantage :
Supprimer les échanges de factures papier tout en contribuant à l'amélioration de la traçabilité (des documents, des actions et des messages échangés sur le portail), indispensable à la Piste d'Audit Fiable
Améliorer les relations avec vos fournisseurs
Améliorer la relation fournisseurs est aussi bien souvent, l'un des effets induits de la mise en oeuvre d'un portail fournisseurs. Des fournisseurs heureux ? Les raisons en sont là aussi multiples : Ils disposent à loisirs de la visibilité sur l’état d’avancement du traitement de leurs factures.
Ils bénéficient d'un nouveau moyen - simple, sans frais d'affranchissement - pour adresser leurs factures (dans le cas de la fonction de dépôt de factures électroniques sur le portail)
* Cf. ordonnance du 26 juin 2014 : les fournisseurs de la sphère publique (ministères, établissements publics, collectivités) ont l'obligation d’envoyer leurs factures au format électronique sur le portail Chorus Portail Pro (CPP 2017).
