Le portail fournisseurs en 10 questions !

 

Sommes-nous en passe d’assister à une généralisation de l’usage du portail fournisseurs dans les organisations publiques et privées ?

Selon le 6e baromètre Dématérialisation-Finance, publié à l’automne 2014 par l’APDC, la DFCG, Itesoft, Mazars, Fujitsu, Les Echos et Option Finance, 19% des sondés déclaraient déjà avoir un projet d’équipement en matière de portail fournisseurs (et 18% indiquaient en être équipés) : 1 organisation sur 3 avait donc déjà franchi le pas ou s’apprêtait à le faire !

2 ans plus tard, la mise en service au premier janvier 2017 du Chrorus Portail Pro*, va indubitablement faire évoluer les pratiques… et peut-être être le déclencheur de nouveaux projets d’équipement ! Car le portail fournisseurs peut répondre à de nombreux enjeux :

La réponse à des enjeux de productivité… mais pas seulement !

S’affranchir des tâches chronophages de la relation fournisseurs

C’est un des enjeux de taille. Les activités consommatrices de temps sont nombreuses au sein des comptabilités fournisseurs. Citons à titre d’exemple :

La réponse aux requêtes et relances des fournisseurs sur le suivi de leurs factures

La gestion des litiges avec les fournisseurs

La prise en compte des demandes de modification de coordonnées fournisseurs, de RIB…

En donnant aux fournisseurs, l’accès à un portail incluant des fonctions de consultation et de suivi de leurs factures, de chat, de saisie de factures en ligne ou bien encore de dépôt de documents (nouveau RIB…), les équipes comptables sont moins sollicitées et gagnent du temps.

Et les gains peuvent être conséquent : le temps passé par exemple, par les comptables à répondre aux requêtes des fournisseurs -par téléphone ou par email- représenterait jusqu’à 30% de leur journée !

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Contribuer à la Piste d’Audit Fiable

Depuis la nouvelle réglementation sur la Piste d’Audit Fiable et la facture électronique, il est désormais possible, sous condition de la mise en place de cette « Piste d’Audit Fiable », d’échanger très simplement des factures papier et électroniques non signées (formats EDI ou PDF simples).

Les portails fournisseurs permettant de déposer des factures dans un format électronique, ont donc un double avantage :

Supprimer les échanges de factures papier tout en contribuant à l’amélioration de la traçabilité (des documents, des actions et des messages échangés sur le portail), indispensable à la Piste d’Audit Fiable

Améliorer les relations avec vos fournisseurs

Améliorer la relation fournisseurs est aussi bien souvent, l’un des effets induits de la mise en oeuvre d’un portail fournisseurs. Des fournisseurs heureux ? Les raisons en sont là aussi multiples :

Ils disposent à loisirs de la visibilité sur l’état d’avancement du traitement de leurs factures

Ils bénéficient d’un nouveau moyen – simple, sans frais d’affranchissement – pour adresser leurs factures (dans le cas de la fonction de dépôt de factures électroniques sur le portail)

* Cf. ordonnance du 26 juin 2014 : progressivement, à partir du 1er janvier 2017 et jusqu’en 2020, les fournisseurs de la sphère publique (ministères, établissements publics, collectivités) auront l’obligation d’envoyer leurs factures au format électronique sur le portail Chorus Portail Pro (CPP 2017).

La copie fiable reste un sujet complexe. ITESOFT et Novarchive vous proposent 30 minutes pour faire le point dans ce REPLAY WEBINAIRE.

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Article écrit par Laurent Olier,
Directeur de Projet Marketing

Laurent rejoint ITESOFT en 2000. Directeur de Projet Marketing et diplômé de l’IAE d’Aix en Provence, il dispose d’une expérience de plus de 15 ans dans la production d’évènements, d’études et de contenus autour de la dématérialisation et de l’automatisation des processus.

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