Le numérique bouleverse la gestion des processus en entreprise. Il ne s’agit pas de les faire évoluer mais de les changer afin de s’adapter aux enjeux de la transformation digitale des entreprises. Dématérialisation, BPM, robotisation...autant de technologies qui soulèvent de nombreuses craintes auprès des collaborateurs. Comment leur faire prendre conscience des opportunités offertes par l’automatisation et lever les freins à l’innovation en entreprise ?
Automatisation : être efficient dans une économie numérique
Les outils de BPM (Business Process Management) apparus dans les années 90, ont apporté une réponse pertinente face au besoin d’optimisation des processus des entreprises. Du fait de la transformation numérique des sociétés, nous assistons aujourd’hui à un regain de croissance sur le marché des offres BPM. Les acteurs du secteur prennent un virage à 360° tendant non pas vers une amélioration des processus ; mais plutôt vers un changement de ceux-ci.
En effet, le monde évolue si rapidement qu’il devient nécessaire d’introduire de nouveaux modèles. Gartner a ainsi estimé les dépenses BPM à 2,7 milliards de dollars en 2015, soit +5% de croissance par rapport à l’année précédente ! L’automatisation devient une nécessité. En cause, la réglementation, la fiscalité complexe, des échéances comptables courtes, des engagements clients renforcés (SLA), etc.
En plaçant les technologies au service du management et de la performance, les entreprises réduisent les irrégularités dans la gestion courante. Rendre explicite les procédures de l'entreprise est une première étape vers l’efficience ; la deuxième est de les automatiser correctement afin d’accroître les performances opérationnelles et de bénéficier d’un avantage compétitif sur le marché. Mais face à tous ces nouveaux chantiers IT et autres challenges apportés par le numérique, quelle est donc la place des hommes dans l’entreprise ?
Mieux communiquer pour mieux automatiser
L’automatisation des processus en entreprise a souvent fait l’objet de craintes. Dans l’esprit de certains collaborateurs « l'efficacité » se traduit par une réduction d'effectifs ou aurait pour conséquence de voir son poste changer sans trop savoir vers quoi. Une perspective qui, en effet, n’est pas particulièrement motivante. Pour lever ce premier frein, il est important de bien comprendre les objectifs divers et interdépendants des processus métiers. La sensibilisation, souvent oubliée dans ces grands projets, prend ainsi tout son sens !
En effet, la communication interne joue alors un rôle essentiel dans l’acceptation d’un projet. Il est stratégique pour la direction d’instaurer un plan de communication adapté au projet d’automatisation afin d’en exposer tous les bénéfices aux utilisateurs finaux. Il s’agit de définir des objectifs adaptés au dispositif de communication et choisir le bon message. Les salariés d’une entreprise ne représentent pas une “population” dite homogène. Distinguez ainsi les niveaux de hiérarchies et adoptez un discours rationnel et/ou émotionnel lorsqu’il le faut. Privilégiez une communication directe qui permet une individualisation des messages. Votre communication sera plus impactante surtout si vous vous appuyez sur le line manager.
Automatiser pour mieux innover
L’automatisation des processus permet avant tout de mobiliser les compétences des collaborateurs afin de contribuer activement à la croissance de l’entreprise. Autrement dit, les collaborateurs jouent un rôle clé ! Bien sûr, leur acceptation est primordiale ainsi que la bonne compréhension de leurs enjeux. Cette acceptation sera d’autant plus aisée que la solution BPM choisie sera orientée vers la collaboration. Avec le numérique, les outils BPM deviennent Human-Centric et en voici les trois plus grands avantages :
- Plus de collaboration entre les équipes Les plateformes combinant capture omnicanal et BPM facilitent les échanges d’information entre collaborateurs. En effet, avec la mobilité des salariés et la multiplication des supports de communication, il devient de plus en plus difficile de centraliser toutes les données. Avec la capture de ces données sur une seule et même plateforme et leur intégration au sein des processus ad hocs (BPM), les actions et décisions sont plus facilement synchronisées.
- Plus d’innovation Choisir l’automatisation c’est permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée car l’ensemble des actions du quotidien seront gérées par la technologie vous dégageant ainsi du temps pour l’innovation. Et les outils BPM, parce qu’ils permettent de modéliser rapidement vos processus, accélèrent le time-to-market de vos innovations !
- Plus de confort L'automatisation des processus permet de gagner un confort certain dans le travail en affranchissant les collaborateurs des tâches répétitives ; mais également en leur donnant un accès simplifié à l’information dans l’entreprise et aux fonctions collaboratives. Les outils BPM favorisent ainsi l’implication des salariés dans la réalisation des objectifs métier et réduisent le stress.
Face à l’automatisation et au numérique, la place des hommes est plus que jamais au centre de l’entreprise. D'une part car la mise en place d’une plateforme de BPM implique avant tout une réelle intégration des collaborateurs. D’autre part car elle permet de fluidifier les relations de travail et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l'analyse ou l'innovation. Ainsi, c'est bel et bien l'homme - avec l'appuie des nouvelles technologies digitales - qui est le véritable maître du jeu, celui dont les pouvoirs sont désormais renforcés pour procurer un avantage compétitif à l’entreprise.
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