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ITESOFT, Société Anonyme au capital de 368 029,68 euros, enregistrée au RCS de Nîmes sous le numéro B 330 265 323 dont le siège social est Parc d’Andron, le Séquoia – 30470 Aimargues – France, accorde une grande importance à la protection de la vie privée des Utilisateurs de ses Produits. 

Les termes comportant une majuscule sont définis à la section « 1. Définitions ».

La Politique de Protection des Données Personnelles a pour objectif de définir les règles applicables à la collecte et au Traitement des Données Personnelles des Utilisateurs des Produit tel que souscrit par les Clients. 

Elle détaille les Données Personnelles que Itesoft collecte et traite, les raisons de leur traitement et la manière dont elles sont utilisées.

Itesoft peut être amené à modifier les termes de la présente Politique de Protection des données personnelles. Vous êtes invités à consulter cette page régulièrement et serez informé des modifications significatives soit par une mention spéciale sur notre Produit, soit par une notification par email.

 

1. DÉFINITIONS

1.1 Définitions relatives à la protection des données personnelles


Données Personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.

Finalité : objectif principal de l’utilisation de Données Personnelles.

Personne concernée : personne physique concernée par le Traitement de Données Personnelles.

Réglementation Données Personnelles : réglementation en vigueur applicable au traitement des Données Personnelles et, notamment, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après le «  RGPD « ) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Responsable de traitements : entité qui détermine les Finalités et les moyens d'un Traitement, c'est à dire l'objectif et la façon de le réaliser

Sous-traitant : entité qui traite des Données Personnelles pour le compte, sur instruction et sous l'autorité d'un Responsable de traitement

Traitement : opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des Données Personnelles

 

1.2 Définitions relatives aux Services

Client : entité qui a passé une commande pour l’utilisation du Produit fourni par Itesoft.

Contrat : le Contrat et ses Annexes, ainsi que tout devis signé entre le Client et Itesoft.

Services : ensemble des services fournis par Itesoft via l’utilisation de son Produit.

Produit : applications logicielles mises à disposition du Client par Itesoft dans le cadre de la fourniture des Services.

Utilisateurs : employés, sous-traitants, consultants et représentants du Client, autorisés par ce dernier à utiliser le Produit sous son entière responsabilité.


2. FINALITÉS DE LA COLLECTE ET DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

ITESOFT collecte et traite les Données Personnelles des Utilisateurs, en sa qualité de Sous-traitant pour les Finalités suivantes :

Fourniture des Services : 
- Création et gestion des comptes des Utilisateurs 
- Formation des utilisateurs 
- Traitement des demandes de renseignements et des demandes au support
Base légale : Exécution contractuelle    

Gestion technique des Produits : 
- Administration générale du Produit afin d’assurer son bon fonctionnement et sa sécurité ; 
- Résolution de tout litige ou anomalie dans le cadre de l’utilisation des Services et notamment lutte contre la fraude en ligne    
Base légale : Exécution contractuelle

Itesoft collecte et traite les Données Personnelles des Utilisateurs, en sa qualité de Responsable de traitement pour les Finalités suivantes :

Gestion comptable et commerciale des Clients :
- Paiement des Services et suivi de la facturation 
- Gestion des impayés et du contentieux 
- Tenue des registres comptables et justificatifs légaux 
- Gestion du suivi commercial
Base légale : Exécution contractuelle    

Prospection commerciale : 
- Amélioration du Produit et proposition d’un contenu performant pour les Utilisateurs ; 
- Communications et partage de toutes évolutions et nouveautés sur le Produit 
Base légale : Intérêt légitime

3. CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES ET TRAITÉES

A ces fins, nous collectons auprès du Client les Données Personnelles suivantes :

Données relatives à l’identification des Utilisateurs :
Nom, prénom
Données relatives aux coordonnées professionnelles des Utilisateurs :
Numéro de téléphone, adresse email, adresse postale
Données relatives à la vie professionnelle des Utilisateurs :
Société, Secteur d’activité, Site, Titre, fonction, Login, N° d’identification professionnelle, Manager, habilitations, droits, affectations, seuil de validation

Nous collectons également directement auprès des Utilisateurs, lors de l’accès à nos Produits les Données personnelles suivantes :
Données d’identification complémentaires
Mot de passe, Photo de profil (X),
Données de connexion et de navigation
Indicateurs et statistiques, Suivi des logs et connexion, Date d’absences début / fin et délégation

Seules les Données Personnelles signalées par une croix (X) sont facultatives.

4. DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Les données des Utilisateurs sont conservées durant toute la durée du Contrat entre ITESOFT et le Client. 

Les données liées à la prospection commerciale seront conservées pendant 5 ans à compter de la fin de cette relation contractuelle.

Les données relatives à la facturation et la gestion comptable seront conservées pendant 10 ans à compter de la fin de cette relation contractuelle afin de satisfaire aux obligations comptables et fiscales.

5. DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Vos Données Personnelles sont susceptibles d’être communiquées à nos sous-traitants ultérieurs et notamment nos prestataires techniques, hébergeurs, gestion d’incident de sécurité ou activité frauduleuse, etc.

Pour des raisons d’ordre légal vos Données Personnelles pourront être divulguées aux autorités compétentes si ITESOFT y est contraint par la loi, une disposition réglementaire, ou une décision  judiciaire, ou encore si cette divulgation est rendue nécessaire pour les besoins d’une enquête, injonction ou d’une procédure judiciaire, sur le territoire national.

Les Données Personnelles sont stockées sur des serveurs situés au sein de l’Union Européenne.

Lorsque ITESOFT fait appel à des prestataires situés hors de l’UE des garanties de protection et de sécurisation des transferts sont prises. 

 

6. SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous mettons en œuvre des mesures organisationnelles et techniques pour protéger la sécurité de vos Données Personnelles contre tout accès et toute divulgation, modification, endommagement ou destruction non autorisés.

La société ITESOFT et ses prestataires techniques et d’hébergement ont notamment déployé des mesures appropriées pour assurer l’intégrité, la confidentialité et la sécurité de vos Données Personnelles.


7. RESPECT DE VOS DROITS

Vous disposez d’un droit d’accès aux Données personnelles vous concernant, du droit d’en demander la rectification, la portabilité, de définir des directives sur le sort de vos Données après votre mort ainsi que, dans certaines conditions, du droit de demander leur effacement ou la limitation de leur traitement. Ces droits peuvent être exclusivement exercés auprès du Client. 

Vous pouvez également vous opposez à tout moment, aux traitements à des fins de prospection commerciale mis en œuvre par ITESOFT en adressant un mail à itesoft@itesoft.com.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez en outre du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. L’autorité de contrôle française est la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), située au 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

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