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|L’automatisation des processus pour le secteur public

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Réussir la transformation digitale de la relation citoyen

L’administration numérique est en marche. Désormais, les citoyens veulent accéder à leurs administrations aussi rapidement et facilement qu’ils accèdent à leur compte en banque ou font une commande sur un site e-commerce. Afin de répondre à ces nouveaux enjeux – le tout dans un contexte de réduction des coûts et des effectifs – le secteur public est appelé à accélérer sa transformation.

Pour y parvenir, 3 défis sont à relever : faciliter le parcours citoyen tout en lui garantissant la sécurité de ses données et la traçabilité des échanges ; uniformiser les discours sur les différents canaux de communication (grâce à une véritable stratégie omnicanal) ; et délivrer une meilleure écoute des suggestions des usagers pour anticiper leurs besoins.

Sur tous ces points, les solutions de dématérialisation et d’automatisation des processus sont pertinentes. Elles ont par ailleurs, le double avantage d’alléger les charges de fonctionnement des administrations en mode « quick-win » tout en répondant aux nouvelles exigences des administrés : i.e. des démarches simplifiées et plus rapides, via des processus fluides, sécurisés et tracés, conditions sine qua non pour donner la confiance indispensable à l’adoption de ces nouveaux usages.

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    Capture omnicanal, contrôles automatiques (complétude, droits…) et workflow d’instructions de dossiers (aides sociales, allocations, indemnisations…)
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    Workflow de gestion des demandes usagers (demandes de certificats, de rendez-vous, d’avis…)
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    Modélisation et cartographie des processus usagers
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    Détection automatique de dossiers frauduleux (contrôle de pièce d’identité, de déclaration de ressources…)
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    Workflow de gestion des réclamations

Optimiser la gestion des processus internes

Le contexte actuel de finances publiques dégradées, met à l’épreuve tous les acteurs du secteur public. Ces derniers font face à un challenge majeur : rationnaliser leurs organisations et leurs processus de gestion afin d’améliorer leurs performances et in fine réduire la dépense publique.

Parce qu’ils fluidifient la collaboration entre les fonctionnaires, parce qu’ils accélèrent les étapes de validation et garantissent la bonne application des procédures, les outils de BPM représentent un des leviers majeurs d’optimisation des processus internes.

Qu’il s’agisse de processus RH, de gestion des marchés ou de commandes de fournitures, tous les processus internes peuvent être considérés comme des gisements de productivité rapidement exploitables. Voici quelques cas d’usages non exhaustifs :

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    Dématérialisation des processus de gestion des missions
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    Workflow de validation des demandes de temps partiel
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    Dématérialisation des circuits arrivées, départ, mutations internes
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    Workflow de gestion des procédures de marchés publics
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    Pilotage des processus de gestion des conventions
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    Workflow de gestion des commissions et délibérations

Dématérialiser la chaîne comptable

À l’instar de nombreux projets de transformation, la dématérialisation de la chaîne comptable intéresse grâce au potentiel des économies qu’elle permet de réaliser. Au centre des débats : la facture électronique. Mais il serait réducteur de considérer la dématérialisation des factures fournisseurs sous le seul angle financier. Le secteur public peut légitimement en attendre d’autres gains : réduction des délais de traitement, amélioration de la collaboration ordonnateurs / agents comptables, visibilité et pilotage accrus.

À ces enjeux s’ajoute le volet législatif, avec un règlement européen qui guide l’ensemble des pays membres vers une dématérialisation accrue de leurs échanges. Citons à cet égard l’ordonnance du 26 juin 2014 qui indique qu’à partir du 1er janvier 2017 (et progressivement jusqu’en 2020), les fournisseurs de la sphère publique (ministères, établissements publics, collectivités) auront l’obligation d’envoyer leurs factures au format électronique sur le portail Chorus Portail Pro (CPP 2017). Pour illustration, voici quelques usages des outils de capture et d’automatisation appliqués à la chaîne comptable :

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    Workflow de gestion des demandes d’achats
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    Gestion des sous-traitants et des procès-verbaux
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    Workflow de gestion des dépenses jusqu’au mandatement
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    Capture des factures papier et électroniques (Flux CPP), rapprochement automatique

Les apports du BPM au sein de la Cnav : cas d’usage

Avec plus de 200 passations de marchés effectuées par an impliquant de nombreux acteurs, la Cnav souhaitait gagner en efficacité et en traçabilité. Pour y parvenir, l’organisme a automatisé la gestion de ses procédures de marchés publics en s’appuyant sur les outils BPM. Témoignage.

Aujourd’hui la validation d’une note d’opportunité peut prendre moins d’1 semaine vs 1 mois auparavant

Jean-Luc De Munck, Responsable Département Marchés

Étude de cas

Nos solutions packagées

Processus Clients

Optimisez vos parcours clients

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    Maximisation du taux de transformation
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    Réduction du coût de captation d’un client
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    Augmentation de la satisfaction client

Processus Internes

Améliorez votre performance opérationnelle

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    Augmentation de la collaboration interne
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    Amélioration de la compétitivité
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    Augmentation de la satisfaction des employés

Processus Fournisseurs

Maximisez l’efficacité de votre relation fournisseurs

  •  
    Réduction du coût et du temps de gestion
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    Respect de la législation et de l’auditabilité
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    Réduction des erreurs et du risque de fraude

Une question sur l’automatisation de vos processus ?




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