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|L’automatisation des processus dans votre secteur d’activité

Améliorer votre productivité

La recherche permanente de nouveaux gisements de productivité est plus que jamais un enjeu de taille pour nombre d’organisations tant privées que publiques : en effet, 92%* des décideurs estime que la gestion des processus documentaires telle qu’elle est pratiquée par leur organisation doit être optimisée. Et pour 65% d’entre eux, ce qui est attendu ce sont d’abord des gains de productivité.

Pour répondre à cet enjeu, la dématérialisation de documents d’une part, et l’automatisation de processus d’autres part, sont des outils particulièrement efficaces. En dématérialisant tout ce qui auparavant circulait au format papier, les acteurs ne perdent plus de temps à rechercher un document, à le manipuler, le distribuer ou le classer : les processus sont fluidifiés. Et, en automatisant toutes les tâches qui auparavant étaient effectuées manuellement (saisie, indexation, routage…), les collaborateurs augmentent considérablement le nombre de dossiers / tâches traités par jour.

Voici quelques domaines d’applications – non exhaustifs – permettant d’améliorer la productivité :

  •  
    Dématérialisation et automatisation du processus d’adhésion
  •  
    Workflows de gestion des réclamations
  •  
    Application BPM d’instruction de dossiers clients
  •  
    Détection automatique des documents frauduleux (bulletin de salaire, pièce d’identité…)

*étude Markess

Réduire vos coûts de traitement

Quel que soit le processus envisagé (traitement des factures fournisseurs, gestion des dossiers RH, instruction de dossiers clients…), la maîtrise des coûts de traitement reste un enjeu critique. A court terme, il impacte les marges de l’organisation ; à moyen terme, son avenir sur le marché. Il appartient donc à chaque organisation de s’assurer qu’une parfaite maîtrise des coûts est garantie tout au long des différents processus métier qu’elle adresse.

Supprimer la circulation du papier au sein de l’organisation est un premier levier évident de réduction des coûts (tri, stockage, affranchissement…) qui peut être utilement complété par des fonctions d’automatisation de tâches ainsi que des fonctions de workflows ou BPM. A titre d’exemple, les différentes études dans le domaine indiquent que le coût de traitement d’une facture fournisseur en mode dématérialisée est entre 40 à 60% moins élevé que pour une facture papier traitée manuellement.

Citons-ici quelques applications permettant de réduire les coûts de traitement :

  •  
    Capture, tri et indexation automatique des flux papier et électroniques
  •  
    Saisie automatique des documents clients ou fournisseurs et alimentation temps réel des applications de destination (BPM, CRM, ERP…)
  •  
    Contrôles automatiques de la qualité des données avant intégration dans le SI
  •  
    Workflow de gestion (des devis, contrats, commandes clients…)

Garantir la traçabilité de vos processus

Un des apports majeurs de la dématérialisation est la capacité à garantir une complète traçabilité des actions et des interventions tout au long de vos processus métier. Il s’agit ainsi d’une réponse efficace face au renforcement constant des contraintes réglementaires en matière de traçabilité mais également vis-à-vis des nouveaux usages digitaux de nos sociétés. Ces derniers, facilitent les échanges, les accélèrent et donc les démultiplient. Ainsi, face à l’augmentation croissante des interactions (avec les clients, fournisseurs, partenaires) et des canaux utilisés (courrier, email, sms, formulaire web…), l’enjeu de traçabilité est là aussi renforcé.

Capturer en omnicanal tous les documents inhérents à un processus donné, automatiser et systématiser leurs contrôles puis les traiter au sein de workflows ou d’applications BPM permet de répondre à cet enjeu vital.

Citons quelques cas d’usage pour exemple :

  •  
    Capture omnicanal et centralisation de la collecte des documents papier et électroniques
  •  
    Contrôle de conformité des pièces et de complétudes de dossiers (dossiers clients, dossiers RH, dossiers fournisseurs…) et alimentation de workflows de validation / instruction
  •  
    Alimentation automatique de la Piste d’Audit Fiable (traitement des factures fournisseurs)
  •  
    Pilotage des processus de reporting au travers d’une application BPM

Et bien plus encore…

Les cas d’usage mentionnés ci-dessus ne sont que quelques exemples. Nos clients utilisent aussi nos solutions pour dématérialiser leur salle courrier, fluidifier leur circuit de demande d’achat, automatiser la saisie de nombreux formulaires clients, gérer leurs processus RH, piloter la gestion des accès aux bâtiments, cartographier leurs processus IT, normaliser les process qualité… Les déclinaisons de mise en œuvre de nos outils de capture omnicanal, d’automatisation de processus et de détection de fraudes documentaires n’ont de limites que votre imagination !

Diminuer les litiges en dématérialisant ses dossiers clients

Pour Carglass®, chaque dossier de demandes d’intervention se doit d’être complet. Une prestation non justifiée pouvant être synonyme de refus de remboursement par les assureurs. Afin de sécuriser la gestion et la traçabilité de ses dossiers, Carglass® a décidé de s’appuyer sur ITESOFT | W4 pour dématérialiser ses dossiers clients. Les centres et le siège ont désormais un accès immédiat aux documents et les litiges ont drastiquement diminué.

Nous avons entre 90 à 95% d’identification automatique de documents et environ 90% d’indexation automatique

Axel Brochard, Responsable de Développement

Étude de cas

Nos solutions packagées

Processus Clients

Optimisez vos parcours clients

  •  
    Maximisation du taux de transformation
  •  
    Réduction du coût de captation d’un client
  •  
    Augmentation de la satisfaction client

Processus Internes

Améliorez votre performance opérationnelle

  •  
    Augmentation de la collaboration interne
  •  
    Amélioration de la compétitivité
  •  
    Augmentation de la satisfaction des employés

Processus Fournisseurs

Maximisez l’efficacité de votre relation fournisseurs

  •  
    Réduction du coût et du temps de gestion
  •  
    Respect de la législation et de l’auditabilité
  •  
    Réduction des erreurs et du risque de fraude

Une question sur l’automatisation de vos processus ?




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