Factur-X : le Graal de la facture électronique ?

 

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« Factur-X, le Graal de la dématérialisation des factures fournisseurs ? »

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Poussé par les évolutions réglementaires et normatives, l’usage de la facture électronique se généralise progressivement. Jusqu’ici, il existait de multiples formats difficiles à appréhender par toutes les entreprises. Simple à utiliser, le nouveau format Factur-X pourrait être la solution.

Généralisation de la facture électronique sous l’impulsion de l’Union Européenne

D’après Bruno Koch (Billentis), plus de 90% des factures échangées dans le monde sont encore au format papier. En Europe et aux États-Unis, le volume moyen des factures papier est d’environ 70% mais cette proportion va se réduire considérablement dans les années qui viennent. En Europe, nous allons vivre une accélération de l’usage de la facture électronique entre 2018 et 2020. En effet, La Directive 2014/55/UE prévoyait la généralisation de la facture électronique pour les relations commerciales transfrontalières des pays membres à l’horizon 2020 grâce à la création d’un standard commun interopérable qui restait encore à définir. C’est chose faite. La norme EN 16931-1, publiée le 28 juin 2017, décrit les formats de factures électroniques qui seront adoptés par les administrations territoriales et nationales au sein de l’Union. La sémantique et la syntaxe des messages a été publié en octobre 2017 sont basés sur UBL et CEFACT-ONU. A partir du 18 Avril 2019, les e-factures émises et envoyées conformément à cette norme ne pourront plus être refusées par les acheteurs publics destinataires.

Facture électronique : où en est-on en France ?

L’usage de la facture électronique sous toutes ces formes se généralise progressivement. Dans le secteur public. Depuis le 1er Janvier 2012, l’Etat était déjà dans l’obligation de recevoir toutes les factures électroniques envoyées par ses fournisseurs mais le volume restait limité. Depuis le 1er Janvier 2017 et progressivement jusqu’en 2020, tous les fournisseurs du secteur public devront obligatoirement adresser leurs factures sous forme électronique par le biais du portail Chorus Pro. D’après le calendrier de déploiement, les fournisseurs de taille intermédiaire auront cette obligation dès 2018. Cependant, chaque fournisseur a le choix du format d’envoi parmi les multiples options proposées par Chorus Pro : saisie directe sur le portail, chargement de fichier PDF (signés ou non), mise en place d’une communication EDI (UBL ou CII). Quand est-il du secteur privé ? Aujourd’hui, les entreprises ont le choix d’envoyer leurs factures sous de multiples formats. Depuis 2013, l’administration fiscale a clairement défini les 3 voies permettant aux assujettis à la TVA de sécuriser l’envoi de leurs factures. La transmission via «  EDI fiscal » ou sous la forme de fichiers PDF signés permet nativement d’assurer l’authenticité de l’origine, la lisibilité et l’intégrité de la facture. Cela dit, L’EDI existe depuis de nombreuses années. Il est généralement assez lourd à mettre en œuvre et nécessite de se mettre d’accord sur un format d’échange. Quant à la facture PDF signée, elle est très contraignante pour le receveur (client) qui doit systématiquement vérifier la validité de la signature électronique de toutes les factures reçues. C’est la raison pour laquelle la majorité des entreprises continuent généralement d’échanger leurs factures au format papier ou choisissent de les envoyer directement sous la forme de fichiers PDF simples. Ce dernier mode d’échange tend à se généraliser car il est très simple à mettre en œuvre par toutes les entreprises et il évite de numériser et archiver les factures papier. En revanche, il nécessite de mettre en place une piste d’audit fiable, mais celle-ci est de toute façon obligatoire pour les factures papier depuis 2013 (ce que certaines entreprises ignorent encore !).

Du secteur public au secteur privé : le prochain défi

Engagées dans la transformation digitale et la robotisation de leurs processus, les entreprises cherchent à supprimer le papier. Une fois de plus, les pouvoir publics pourraient les y aider. Comme les fournisseurs de la sphère publique devront obligatoirement envoyer des factures électroniques pourquoi ne pas imposer la facture électronique également dans le secteur privé ? C’est ce que prévoyait l’article 222 de la loi macron du 6 août 2015. L’idée était d’obliger les entreprises du secteur privé à accepter les factures électroniques sur la base du calendrier Chorus pro (entre 2017 et 2020), mais l’ordonnance n’est toujours pas sortie. En effet, il est difficile de demander aux entreprises d’accepter tous les formats de factures électronique comme le propose Chorus Pro.

C’est là que la norme EN 16931-1 peut être intéressante. Si les fournisseurs adoptent cette norme pour envoyer leurs factures aux états de l’union européenne, ils pourraient également utiliser ce même format pour facturer les entreprises du secteur privé. Mais imposer un format EDI, même standardisé, à toutes les entreprises quelles que soit leur taille parait compliqué. La Factur-X est peut-être la solution.

Factur-X : le Graal de la facture électronique ?

Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique « mixte » (ou hybride) comprenant à la fois une image PDF et les données de la facture au format XML. En ce qui concerne les données, Factur-X est la première implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée par la Commission Européenne le 16 octobre 2017. Factur-X est donc en même temps une facture lisible au format PDF et un fichier de données contenant toutes les informations utiles à un éventuel traitement automatique. Il faut noter que l’AIFE s’est engagé à intégrer Factur-X dans la liste des formats acceptés sur la plateforme Chorus Pro au printemps 2018. Si les fournisseurs décidaient d’adopter massivement Factur-X, ils pourraient utiliser un même format pour facturer les entités de la sphère publique et l’ensemble de leurs clients du secteur privé. En recevant une Factur-X, la grande majorité des entreprises pourraient décider d’exploiter automatiquement les données XML tandis que les petites entreprises pourraient traiter cette facture comme un simple fichier PDF à partir de l’image. Ce format standard, facilement utilisable par toutes les entreprises, sera-t-il le déclencheur pour la publication de l’ordonnance de l’article 222 de la loi Macron obligeant les entreprises à accepter les factures électroniques ? Nous verrons bien. En tout cas souhaitons longue vie à Factur-X en espérant que la facture électronique se généralise enfin.

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Article écrit par Eric Breteche

Eric BRÉTÉCHÉ est Chef de Produit Marketing chez ITESOFT. Il dispose d'une connaissance approfondie de l'industrie des logiciels d'entreprise, en particulier autour des problématiques liées à la dématérialisation, à l'automatisation et au pilotage des processus métier.

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