|Accélérez la gestiondes flux entrants en automatisant la capture

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Les bénéfices de la solution ITESOFT d’automatisation de la capture

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Gagnez en temps de traitement

L’intelligence artificielle de la solution ITESOFT permet de reconnaître automatiquement chaque document envoyé par un client et d’extraire des courriers, mails et autres sources les informations clés nécessaires, sans manipulation manuelle, ressaisie ou risque d’erreur. Les opérations manuelles chronophages et à faible valeur ajoutée sont ainsi supprimées.

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Boostez l’interactivité client

En plus de la capture de documents par lots, la capture interactive d’informations soumises sur un portail ou une application mobile permet à un client ou un usager de savoir en quasi-temps réel si les éléments fournis (justificatifs d’identité, de domicile, de revenu, etc.) sont conformes à ceux attendus et ces derniers sont immédiatement intégrés dans le système d’information.

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Assurez un pilotage en temps réel

Un pilotage temps réel de l’ensemble de l’activité de production permet par ailleurs de répartir les flux sur différentes équipes en fonction de la charge d’activité, des compétences ou des disponibilités. Grâce au temps ainsi gagné, les organisations vont pouvoir réallouer leurs ressources back-office vers des activités à plus forte valeur ajoutée (relation client et conformité par exemple).

Le témoignage de Caisse des Dépôts

« Auparavant, les documents dématérialisés en salle courrier étaient à disposition des gestionnaires au bout de 24 ou 48h… Avec la capture interactive, ils le sont dans la minute ! »

Florent Juillet de Saint-Lager, architecte SI

Les enjeux de la gestion des flux entrants

1.

Capter une masse d’informations

Ouverture de compte, souscription de produits bancaires ou assurantiels, demande de prestations sociales, utilisation d’un service territorial, réclamations… Banques, assureurs, organismes sociaux, administrations et entreprises reçoivent quotidiennement une masse de courriers papiers ou électroniques, de données issues de formulaires en ligne ou d’applications mobiles et de justificatifs.

2.

Accélérer le traitement des dossiers

Les salles courrier digitales et les équipes de gestion des organisations publiques et privées doivent assurer un traitement optimal de ces informations en fonction des priorités et des engagements de service (SLA), tout en étant capable de faire face à des pics d’activité et à des objectifs d’amélioration des coûts de gestion.

3.

Offrir la meilleure qualité de service

Porté par les technologies numériques et les nouvelles générations, le comportement des clients et usagers a considérablement évolué. Les attentes en matière d’instantanéité, d’interactivité et d’omnicanalité sont fortes. Il devient donc impératif pour les organisations publiques et privées d’offrir la meilleure qualité de service possible en fonction des demandes.

45 %

C’est la part des entreprises pour laquelle la mise à disposition d’outils de capture au niveau de l’utilisateur final est une priorité.

Source : Markess by exaegis (2017)

Les nouvelles facettes de la capture des données

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Pour aller plus loin

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Christophe Le Ian, responsable du service Organisation : « Nous avons optimisé la gestion des e-mails pour faciliter le travail de nos conseillers en amont et en aval de leur traitement. »

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Hichem Hamimed, responsable du département Assurance : « Nous avons commencé notre transformation digitale par une démarche de dématérialisation du courrier entrant, au début des années 2000. La solution ITESOFT s’est révélée performante et satisfaisante. »

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Christelle Legrix, directrice des services d’Assurance : « Nous recevons entre 5 000 et 10 000 courriers par jour, adhésions papier, documents nécessaires à l’instruction d’un sinistre… Avec la dématérialisation, nous réduisons les délais de traitement des dossiers, ce qui est très positif pour notre relation client. »

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