4 critères clés à examiner pour choisir une solution de dématérialisation des factures fournisseurs dans un contexte international

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La mondialisation et la rationalisation des organisations entraînent une centralisation et une globalisation des fonctions support des entreprises.

La fonction finance est particulièrement concernée, notamment pour les processus liés à la comptabilité fournisseurs.

Pour répondre aux exigences de traçabilité, absorber les volumes de factures et en réduire les délais de traitement, améliorer les indicateurs et consolider les relations fournisseurs, les entreprises s’équipent de plus en plus de solution de dématérialisation des factures fournisseurs.

Dans un contexte international, le choix d’une telle solution nécessite de considérer un certain nombre d’aspects et d’examiner des critères incontournables. Quels sont-ils ? Comment les aborder ?

1. Les contraintes réglementaires à satisfaire

Le traitement des factures fournisseurs répond à un cadre légale précis régit par des lois ou des directives locales ou européennes. Il existe plusieurs types de contraintes réglementaires qu’une solution de dématérialisation devra permettre de respecter.

1.1. Le respect des délais de règlement

Les délais réglementaires de paiement sont encadrés notamment par la directive européen 2011/7/UE ou la loi française LME qui visent à harmoniser les délais de paiement entre entreprises privées et entre les entreprises publiques et leurs fournisseurs.

Plusieurs éléments favorisent le respect des délais de règlement :

– La diminution des temps de traitement.
L’utilisation d’une solution de dématérialisation, de lecture et d’extraction des données, d’une solution d’intégration des données dans l’ERP, d’une solution de workflow associée à une GED (gestion électronique des documents) pour le stockage électronique des factures et leur affichage dans l’applicatif et les workflow permettront d’automatiser le traitement des factures fournisseur et donc d’en réduire le temps de gestion et les délais de paiement.

– Le suivi détaillé des factures en cours de traitement.
La mise en œuvre d’un workflow électronique permet de déployer un outil de suivi détaillé pour offrir aux comptables de piloter l’activité et d’avoir de la visibilité sur les factures en cours de traitement. Par ailleurs les solutions de workflow sont dotées de fonctionnalités de relance automatique des utilisateurs et d’escalade auprès des managers si la facture n’est pas traitée dans les délais définis.

– Le suivi des factures arrivant à échéance.
L’amélioration du suivi des factures arrivant à échéance passe par la mise en place d’alertes avant l’atteinte de la date d’échéance des factures. Cette alerte est pilotée par le système de gestion comptable.

Plus les traitements sont automatisés, plus le délai de règlement peut être amélioré, sécurisé, et respecté face aux contraintes légales. L’automatisation peut s’appuyer sur :

– L’acquisition de factures électroniques, papier, mail, PDF
– La lecture et l’extraction des données de la facture par un logiciel de dématérialisation
– L’intégration automatique des données dans le logiciel comptable
– Un outil de workflow pour faciliter la circulation des documents dans l’entreprise, et supprimer l’utilisation du papier qui entraîne souvent des pertes de document et donc un ralentissement du traitement des factures
– L’intégration automatique des index et image dans le logiciel de Gestion Electronique de Document pour le stockage électronique des factures et l’accès à l’image à partir du logiciel comptable, à partir des étapes de workflow, ainsi qu’à partir de l’interface de sélection de la solution de GED.

Le niveau d’automatisation du traitement des factures fournisseurs sera dépendant des objectifs fixés par les sponsors du projet, des changements d’organisation envisagés, ….

1.2. Réception des factures par mail et piste d’audit

Les factures PDF simples reçues par mail sont considérées comme légalement valables, grâce à la directive Européenne 2010/45/UE, et les décrets d’application votés dans plusieurs pays Européens dont la France.

Les conditions pour que la facture revête un caractère légal, est la mise en œuvre d’une piste d’audit fiable qui garantisse :

– L’authenticité de l’origine
– L’intégrité du contenu
– La lisibilité de la facture.

L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture, que celle-ci se présente sur papier ou sous forme électronique, sont assurées à compter du moment de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Chaque assujetti détermine la manière dont l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture sont assurées. Cela peut être réalisé par des contrôles de gestion qui établiraient une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services.

 

Elément de la piste d’auditDéfinitions issue de la note explicative de la directive Européenne 2010/45/UE (*)Exemple de solution
Authenticité de l’origineOn entend par «authenticité de l’origine» l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la factureEn cas de réception par mail : vérifier l’adresse mail, et le domaine mail de l’émetteur via des solutions informatiques.
Intégrité du contenuOn entend par «intégrité du contenu» le fait que le contenu prescrit par la directive européenne n’a pas été modifiéApplication de contrôles de gestion documentés dans un manuel de référence des processus de l’entreprise, qui établissent une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison/prestation, ou des technologies spécifiques.
Lisibilité de la factureLa lisibilité d’une facture désigne le fait que celle-ci est lisible par l’utilisateur. Les factures doivent rester lisibles jusqu’à la fin de leur période de conservation. Elles doivent pouvoir être présentées, sur papier ou sur un écran, dans un style permettant de lire clairement les informations relatives à la TVA…Les factures PDF simple reçues par mail doivent être stockées dans un outil de GED permettant d’accéder à l’image de la facture jusqu’à la fin de la période de conservation.

(*)http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxation/vat/traders/invoicing_rules/explanatory_notes_fr.pdf

En d’autres termes, la piste d’audit doit permettre de :

– reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation depuis son origine (par exemple, le bon de commande), jusqu’au document facture. Il s’agit donc de reconstituer le processus documenté (bons de commande, bons de livraisons, extraits de compte…) d’une opération et de relier les différents documents de ce processus.

– garantir que la facture émise/reçue reflète l’opération qui a eu lieu, en permettant d’établir un lien entre la facture et la livraison du bien ou de la prestation de service qui la fonde ;

– justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture.

Les dispositions de la directive européenne ont été transposées dans différents pays Européens, à travers des décrets. (En France, à travers le Décret n° 2013-346 du 24 avril 2013 relatif aux obligations de facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée et au stockage des factures électroniques).

La piste d’audit est constituée :

– d’une part d’éléments techniques qui permettent de :

> générer une piste d’audit sous forme électronique et trace les différentes étapes par lesquelles la facture est passée

> stocker électroniquement les images de factures pour accéder à ces images de manière lisible à partir d’un écran

– d’autre part de la documentation des processus de l’entreprise, qui permet de comprendre les contrôles de gestion mis en œuvre.

 

La conjonction de ces deux éléments doit permettre à un vérificateur de valider le caractère légal et véridique de la transaction commerciale entre le client et le fournisseur.

1.3. Respect des lois et directives locales

Différents aspects réglementaires locaux sont à considérer dans le cadre du traitement des factures fournisseurs dématérialisées :

– Le mode d’acquisition des factures (EDI fiscal, PDF signé, …)
– La lecture, l’extraction et le contrôle de présence des données obligatoires
– L’application des règles de contrôle de cohérence des montants HT, TVA, et TTC
– La génération d’une piste d’audit fiable pour les factures électronique PDF reçues par mail
– Le stockage électronique des factures et mise à disposition des factures et index auprès des organisations fiscales locales
– L’application des règles de gestion locale dans les ERPs
– ….

Dans le cadre de l’utilisation d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, certains aspects seront couverts par des solutions informatiques de dématérialisation associées à la documentation des processus, d’autres par la documentation des processus uniquement.

C’est le niveau d’automatisation souhaité par l’entreprise qui va permettre de définir la manière de couvrir les obligations légales :

– solutions informatiques à mettre en œuvre
– documentation des processus
– le lien entre les solutions IT, et les aspects documentaires.

2. La mutualisation des moyens techniques

Chaque entreprise définit sa stratégie en termes d’architecture et d’infrastructure IT en s’appuyant sur des critères bien définis. Les solutions de dématérialisation de factures fournisseurs peuvent s’adapter plus ou moins à ces stratégies.

Par exemple, si l’indépendance des SI par continent est nécessaire, il sera préférable de déployer un serveur de dématérialisation des factures fournisseur par continent.

En revanche, dans un contexte où la réduction des coûts de mise en œuvre et de maintenance IT est primordiale, il s’agira de mutualiser les ressources en s’appuyant sur un serveur de traitement de dématérialisation des factures fournisseurs unique et partagé par l’ensemble des entités du groupe.

C’est d’ailleurs souvent cet objectif de mutualisation des ressources qui est le plus étudié. Dans ce cas, il faudra veiller à ce que la solution proposée permette :

– d’adresser plusieurs ERPs,
– de mutualiser un serveur pour plusieurs entités juridiques, ou plusieurs serveurs par groupes d’entités juridiques.

Ce couplage lâche permet ainsi de limiter l’effort de mise en œuvre de l’infrastructure et de maintenance technique et d’adresser toutes les stratégies IT des organisations.

3. L’agilité d’adaptation à mon organisation cible

Mettre en œuvre rapidement une solution de dématérialisation des factures fournisseurs nécessite de définir une organisation cible. Toutefois, ce sujet n’en est souvent qu’au stade de la réflexion quand est lancé le RFP.
Dans ce cas, la solution étudiée devra être suffisamment agile pour répondre à quasi n’importe que organisation.

Définir l’organisation cible et les besoins à couvrir
Dans le cadre de la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation « totale » qui couvre :

– Dématérialisation des factures papier, EDI, PDF, mail
– Lecture, extraction des données, et contrôles associés
– Intégration dans l’ERP
– Mise en place de workflow de gestion des litiges et validation
– Stockage électronique des images de facture,

L’étude de chacune des étapes du processus, des acteurs impliqués à chacune des étapes, ainsi que des besoins en termes de fonctionnalités et de mode d’accès vous permettra de définir les besoins en termes de solution.

L’organisation autour de solution de dématérialisation des factures fournisseurs peut se matérialiser au travers de différents scénarios. Ils permettent de définir les besoins à couvrir.

Voici quelques exemples :

Cas 1 : réception centralisée des factures pour toutes les entités juridiques, et vidéo-codage des factures déporté sur un site par entité juridique
Cas 2 : réception des factures sur autant de sites que d’entités juridiques, et vidéo-codage réalisé sur chaque site de chaque entité juridique
Cas 3 : réception des factures centralisée sur deux sites, chaque site traitant N entités juridiques. Vidéo-codage réalisé sur chacun des deux sites pour les entités juridiques concernées.
– ….

Ces cas sont non-exhaustifs, et ne sont pas liés aux objectifs de productivité, mais illustrent le niveau de flexibilité que peut comporter certaines solutions. Plus vos besoins seront élevés en termes de flexibilités, plus il sera important d’étudier ce point.

Identifier les sources de flexibilité

Des solutions de scanning, vidéo-codage accessibles en client léger, avec une gestion des autorisations et accès aux documents par entités juridiques, voire par site, permettent d’envisager n’importe quelle organisation : aussi bien centralisée pour l’ensemble des entités juridiques, que décentralisée.

Concernant le traitement métier des factures, pour le rapprochement facture – commande – réception, l’enregistrement et l’enrichissement comptable et analytique des factures fournisseurs, il faut tenir compte :

– des capacités de l’ERP à intégrer un flux électronique et à déclencher des workflow,
– et des add-on liés aux ERPs existants sur le marché pour faciliter votre projet.

L’étape de rapprochement facture commande est bien souvent déléguée à l’ERP qui dispose de toutes les règles de gestion nécessaires. En cas d’échec de rapprochement, la solution de dématérialisation de factures peut prendre le relais.

Les fonctionnalités de workflow, et de gestion électroniques de document pour le stockage des images de factures sont majoritairement déléguées à des solutions externes à l’ERP.

4. Les langues couvertes par la solution

La notion de langues supportées par la solution de dématérialisation des factures fournisseurs est à examiner sur deux plans :

– Lecture OCR pour l’extraction des données
– Langues supportées par l’IHM.

Langue et lecture OCR pour l’extraction des données de facture
Recensez le volume de factures fournisseurs par langues pour identifier vos besoins, et focalisez-vous sur les langues qui représentent le volume le plus élevé.
Concernant les factures en provenance du continent asiatique, ces factures comportent bien souvent deux langues : la langue locale et l’anglais.

Langues supportées par l’IHM
Concernant l’IHM, il est souvent d’usage dans les groupes internationaux d’utiliser des langues de référence :

– Français pour la France, et les pays francophone
– Quelques pays européens nécessitent souvent la langue du pays d’origine : espagnol et italien.
– Anglais pour les pays anglophone, et pour une grande majorité de pays étrangers.

Dans la pratique, recensez les langues d’IHM nécessaires pour l’utilisation de la solution de dématérialisation des factures fournisseurs.

CONCLUSION

La mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des factures fournisseur à une échelle internationale est un projet qui peut s’avérer complexe et le choix de la solution est évidemment crucial pour la réussite de ce projet.
Toutefois, en étudiant les solutions selon les 4 critères développés précédemment vous vous assurer de prendre en compte l’ensemble des éléments qui vous permettront de sélectionner une solution qui répondra à vos besoins internationaux.

Patricia HADDADI
Consultante Avant Vente ITESOFT

/ CHECKLIST :
évaluer une solution de dématérialisation des factures fournisseur dans un contexte international

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Un document pour vous aider à évaluer les critères clés à examiner pour la mise en oeuvre d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs dans un contexte international.


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Article écrit par Hélene Chomienne,
Chef de projet Marketing

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