Stockage et affectation

/ Le stockage et la gestion de documents
piliers indispensables de l’automatisation des processus

 

La dématérialisation des documents et des processus doit s’appuyer sur un socle solide de stockage et d’indexation des divers types de documents, afin de permettre aux processus de gérer efficacement leur circulation et leur accès. Toutes les opérations réalisées à partir des documents doivent être journalisées et indexées afin de permettre une traçabilité complète des documents et des dossiers, indispensable tant dans un contexte de relation client (litige) que de traitement de factures (Piste d’Audit Fiable).

Toutes les opérations réalisées lors du traitement des documents sont journalisées et permettent ainsi une traçabilité complète des dossiers, qui peut être utile tant dans un contexte de relation client (litige) que de traitement de factures (Piste d’Audit Fiable)

Stockage

 

ITESOFT propose une application souple et particulièrement adaptée aux projets de dématérialisation et d’automatisation de processus métier basés sur les documents. 

ITESOFT.Share permet de stocker les documents indépendamment de leur format (image, document bureautique, flux électronique EDI ou XML) et de les faire circuler au sein de l’organisation. Ils sont ensuite accessibles à partir d’un navigateur, d’un terminal mobile ou de toute application qui a besoin (ERP, CRM, application métier). C’est une application souple et puissante, dont la mise en oeuvre est rapide et simple, et qui peut être totalement adaptée aux spécificités des applications qui vont l’utilise.

ITESOFT propose une application flexible et particulièrement adaptée…

ITESOFT.Share s’interface facilement à des solutions tierces d’archivage à valeur probante et/ou de coffre fort électronique.

STOCKER ET CONSULTER SIMPLEMENT

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Le stockage des documents échangés avec vos clients

ITESOFT.Share permet notamment de stocker et sécuriser l’ensemble de documents constituant les dossiers clients (formulaires d’adhésion, contrats, correspondances, pièces justificatives, …). ITESOFT.Share joue un rôle majeur dans la fluidification des processus de la relation client en permettant :

  • de mettre à disposition les documents en fonction du contexte de travail
  • de consulter les dossiers et leur statut depuis l’extérieur de l’entreprise grâce à la fonction d’extranet sécurisé
  • d’accéder instantanément aux documents depuis le CRM ou d’une application métier sans recherche

Le stockage des factures fournisseurs

ITESOFT.Share permet de dématérialiser l’ensemble de documents intervenants dans le processus Purchase-to-Pay (demandes d’achat, bons de commandes, factures, …) et d’en automatiser l’approbation. ITESOFT.Share permet ainsi d’alimenter la piste d’audit fiable et de satisfaire aux exigences de l’administration fiscale en permettant

  • de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation
  • de garantir que la facture traitée reflète l’opération qui a eu lieu, en permettant d’établir un lien entre la facture et les documents qui la fonde
  • de justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture

Bonnes pratiques de la dématérialisation des documents clients

barometre 2014

Optimisation des processus clients par la dématérialisation des flux

 CXP / Baromètre 2014

– Livre blanc téléchargeable gratuitement –

Ce document présente les résultats d’une enquête menée par le CXP sur les usages et pratiques de la dématérialisation des documents clients et l’automatisation des processus de gestion de la relation clients dans les entreprises.

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