Comment sécuriser et contrôler vos factures électroniques ?

Comment sécuriser et contrôler vos factures électroniques ?
COMMENT SÉCURISER ET CONTRÔLER VOS FACTURES ÉLECTRONIQUES ?

/ Comment sécuriser et contrôler vos factures électroniques ?

Nous étions présents au Salon Solutions où nous avons participé à plusieurs conférences et discuté avec de nombreuses entreprises aux problématiques et tailles diverses. Parmi les conférences, notre Chef de produit marketing Eric Brétéché prenait la parole sur la facture électronique : comment la généraliser ? Comment la sécuriser et mettre en place sa Piste d’Audit Fiable ?

Voici quelques éléments de réponses et nos conseils pour la gestion de vos factures électroniques !

Qu’est-ce qu’une facture électronique et une Piste d’Audit Fiable ?

Une facture électronique est une facture traitée numériquement de bout en bout. Les mêmes informations légales doivent apparaître que sur une facture papier mais elle doit être reçue et gérée numériquement. Une signature électronique doit être apposée sur le document afin que celle-ci possède une valeur fiscale. De plus, pour être viable, la signature électronique doit être conforme à la norme eIDAS européenne et le document signé par un cachet serveur avec un RGS (référentiel général de sécurité) deux étoiles minimum.

La Piste d’Audit Fiable désigne la capacité de tracer de bout en bout le flux order to cash afin d’avoir un suivi de facturation viable et sécurisé. Elle prend en compte le mode de transfert de la facture et le mode de sécurisation du document afin d’en démontrer au final l’authenticité.

Comment sécuriser ses factures électroniques ?

Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont désormais le choix entre trois procédés d’échange de factures, chacun d’eux permettant de donner une valeur « fiscale » aux factures : L’EDI Fiscal, la signature électronique qualifiée et la Piste d’Audit Fiable.

Si les deux premiers procédés existaient déjà, la Piste d’Audit Fiable est une nouveauté. Concrètement, les factures papier (scannées ou non) et toutes les factures électroniques non signées (cas le plus fréquent : les factures « PDF simple » transmises par email ou déposées sur un portail fournisseur) ont donc désormais une valeur légale à la condition de mettre en œuvre une Piste d’Audit Fiable.

Les contrôles internes de la Piste d’Audit Fiable permettent d’apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux des processus dédiés à la facture. Comme le dit Eric Brétéché, il faut se mettre « dans la peau » du vérificateur qui n’a pas l’historique de votre relation client ou fournisseur et lui apporter toutes les preuves nécessaires faisant foi pour prouver l’authenticité de la commande et de la facture.

Pour cela, l’administration fiscale exige de cette piste d’audit qu’elle garantisse 3 grands principes incontournables :

  • – L’authenticité de l’origine de la facture : l’expéditeur de la facture est bien la même personne qui a effectué le service ou livré le bien
  • – L’intégrité de son contenu : la facture passée doit correspondre exactement à la facture qui a été éditée par le fournisseur. Son original doit toujours être archivé, de même que son bon de commande qui doit toujours être rattaché à la facture.
  • – La lisibilité : la facture doit être présentée dans un format lisible par tous

Pour plus d’informations sur ces principes, n’hésitez pas à consulter notre article de blog pour mettre en place une Piste d’Audit Fiable dans votre entreprise.

Comment gérer au mieux cette nouvelle facturation ?

Avec la directive Européenne 2010/45/UE entrée en vigueur en 2014, toutes les entreprises vont devoir utiliser le processus de facture électronique afin d’envoyer leurs factures à l’Etat d’ici 2020, via le portail Chorus spécialement mis en place (Eric Brétéché l’explique dans ce webinaire). Ce changement de procédure imposé par l’Etat sème le doute auprès des entreprises, qui doivent repenser tout leur système de comptabilité.

Mais cette facturation électronique va pourtant vous faciliter la tâche ! Elle permet une automatisation des processus achats-fournisseurs. Cela permet de gagner un temps considérable dans votre gestion comptable !  On augmente donc l’efficacité des équipes, mais également la confiance auprès de vos prestataires et clients avec ce suivi rigoureux.

Les relances de facturation seront également facilitées afin d’avoir une gestion plus efficace de la trésorerie et d’éviter les retards de paiement.

Votre gestion sera également plus souple et flexible. Avec la « Piste d’Audit Fiable », les entreprises peuvent utiliser des systèmes de facturation de leur choix et avoir le même suivi pour les factures papiers et électronique. Ce procédé permet donc une harmonisation dans votre processus de facturation client et une uniformisation du reporting.

Il est important de réaliser systématiquement un rapprochement commande / facture / livraison tout en gardant les preuves de ces contrôles. En ce sens, la traçabilité garantie par les outils de rapprochement automatique et les workflows de validation est une aide précieuse.

Enfin, dans cette démarche, il faut penser plus loin que le simple processus de dématérialisation fiscale. C’est une transformation digitale de toutes les commandes, les processus et l’organisation générale de l’entreprise qui est en train de s’opérer. Une prise de conscience et une formation sur les nouveaux outils technologiques permettra une meilleure assimilation des divers changements au sein de l’entreprise. Mais également de digitaliser peu à peu tous les silos de votre organisation !

/ LA PISTE D’AUDIT FIABLE ET LA FACTURE ELECTRONIQUE

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