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Cas Clients /

UGIPS Gestion

/ Accélère le traitement des dossiers des clients :
plus d’1 million de documents par an

UGIPS Gestion, filiale du groupe AXA, s’appuie sur la solution SCPA for Customers pour son projet de dématérialisation et d’optimisation des flux clients. L’amélioration de la productivité, de la satisfaction client et de la traçabilité des processus sont bien au rendez-vous.

 

Quand optimisation des coûts rime avec amélioration de la qualité de service client

 

UGIPS Gestion est filiale du groupe AXA spécialisé dans la gestion d’assurances collectives. Précurseur dans la dématérialisation des documents papier, c’est en 2003 que la société débute sa collaboration avec ITESOFT avec le souhait d’automatiser le traitement des frais médicaux pour en réduire les coûts, et d’améliorer la réactivité de ses gestionnaires et mieux satisfaire à ses engagements clients. Un projet qui se limitait à l’origine à 100 000 dossiers par an, et qui s’est rapidement étendu dès 2004 au processus de gestion de « Désignations Bénéficiaires », ce sont 600000 nouveaux dossiers auxquels s’ajoutent 200 000 nouveaux dossiers annuels qui sont intégré à la plateforme de gestion.

Fort de la réussite de cette première étape, UGIPS Gestion décide logiquement en 2010 de dématérialiser l’intégralité de ses courriers entrants, soit plus d’1 million de documents par an. L’objectif est alors de traiter tout document entrant par voie postale et qu’il soit consultable par les gestionnaires à J+0.

En 2013, face à la montée en puissance de l’utilisation des canaux digitaux, UGIPS Gestion capitalise sur sa plateforme ITESOFT et passe à la capture multi-canal. Deux nouveaux flux sont intégrés : les dossiers des assurés par e-mail et les Désignations Bénéficiaires électroniques réceptionnées sur un portail web dédié. Ces dernières sont authentifiées grâce à une signature électronique et confirmées via l’envoi automatique d’une confirmation électronique.

 

Notre choix s’est naturellement porté sur ITESOFT. Outre la supériorité de l’offre produit, ITESOFT est aussi un partenaire qui nous conseille et nous accompagne depuis plusieurs années. Les équipes ITESOFT ont par exemple réalisé l’audit de notre existant

Bernard Prisset
Responsable de la plate-forme de Traitement Automatique de Documents au sein de la SMIP

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A PROPOS

Filiale du groupe Axa créée en 2000, UGIPS gestion est un centre de gestion délégué de frais médicaux. Elle gère 90 000 bénéficiaires et des contrats individuels comme collectifs. UGIPS gestion s’appuie sur une équipe constituée de 200 personnes, et génère un chiffre d’affaires près de 12 000 000  €.

CHIFFRES CLES

1 million
de documents traités par an

2 heures
pour un traitement de désignations de bénéficiaires prioritaire

Bénéfices

1

Mutualisation des ressources et processus entre les deux sites de Paris et de Chantilly

 

2

Partage simplifié et instantané de l’information

 

3

Qualité accrue du traitement des dossiers

 

4

Délais d’engagement très court

 

5

Diminution significative des coûts de traitement des dossiers

 

6

Amélioration nette de la qualité de serviced proposée aux assurés